Was ist ein Angebot (Preisangebot) und wie erstellt man es richtig?
Ein Angebot (auch Preisangebot oder Offerte genannt) ist das kaufmännische Dokument, mit dem ein Verkäufer einem Interessenten oder bestehenden Kunden schriftlich mitteilt, welche Produkte oder Dienstleistungen er zu welchem Preis, mit welchem Rabatt und innerhalb welcher Bindefrist liefern kann.
Ein Angebot ist ein schriftlicher Preisvorschlag vor einem möglichen Kaufabschluss, der Positionen, Mengen, Einzelpreise und Konditionen auflistet. Ein Angebot verändert weder den Lagerbestand noch den Kundensaldo; erst bei der Umwandlung in eine Rechnung werden Bestand und Forderung gebucht.
Welche Angaben gehören in ein überzeugendes Angebot?
Das Angebot ist häufig der erste formelle Beleg, den ein potenzieller Kunde von Ihrem Betrieb erhält. Statt nur einen Pauschalpreis per Nachricht zu nennen, schafft ein sauber aufgeschlüsseltes Angebot Vertrauen und klärt von vornherein, welche Leistungen und Mengen enthalten sind.
Da Einkaufspreise schwanken können, sollte jedes Angebot eine klare Gültigkeitsdauer nennen; das schützt Ihre Kalkulation und gibt dem Kunden einen festen Entscheidungsrahmen. Ein vollständiges Angebot umfasst vier Kernbereiche.
- Angebotsnummer, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer (Bindefrist) sowie Kontaktdaten von Anbieter und Kunde.
- Klare Bezeichnung jedes Produkts oder jeder Leistung, Artikelnummer (SKU), Mengeneinheit und angebotene Menge.
- Einzelpreise, eventuelle Positions- oder Belegrabatte, MwSt.-Satz, Steuerbetrag und Gesamtsumme.
- Voraussichtliche Lieferzeit, Zahlungsbedingungen sowie ergänzende Hinweise zum Angebot.
Unterschied zwischen Angebot, Proforma-Rechnung und Rechnung
Ein Angebot steht am Beginn der Verhandlung: Der Kunde prüft die Konditionen und kann noch Änderungen bei Mengen oder Ausführungen wünschen. Eine Proforma-Rechnung wird dagegen ausgestellt, wenn der Kunde bereits zugesagt hat und einen Vorabbeleg für eine Anzahlung oder interne Freigabe benötigt.
Die eigentliche Verkaufsrechnung folgt bei Lieferung oder Leistungserbringung. Weder ein Angebot noch eine Proforma-Rechnung buchen Ware aus dem Lager oder erzeugen einen offenen Posten auf dem Kundenkonto; dies geschieht erst mit der bestätigten Rechnung.
Angebote erstellen und umwandeln in GiroPS
In GiroPS erstellen Sie im Bereich **Angebote** in wenigen Sekunden ein übersichtliches Angebot aus Ihrem Produktstamm, fügen bei Bedarf Rabatte hinzu und teilen das fertige PDF direkt per WhatsApp oder E-Mail. Den Status (ausstehend, angenommen, abgelehnt) überblicken Sie jederzeit in der Liste.
Nimmt der Kunde das Angebot an, sparen Sie sich jede doppelte Tipparbeit: Mit einem Fingertipp wandeln Sie das Angebot in eine **Bestellung** für das Lager oder direkt in eine **Verkaufsrechnung** um, wobei sämtliche Positionen und Preise übernommen werden.
Praxisbeispiel
Beispiel: vom Materialangebot zur fertigen Verkaufsrechnung
Ein Baustoffhändler erstellt für ein Innenarchitekturbüro ein Angebot über 120 m² Laminatboden zu je 350, 80 laufende Meter Sockelleisten zu je 60 sowie Montagearbeiten, inklusive 5 % Belegrabatt und 10 Tagen Gültigkeit. Das PDF wird per E-Mail versendet. Solange der Kunde prüft, bleiben Lagerbestand und Kundensaldo unberührt. Fünf Tage später nimmt das Büro das Angebot an: Der Händler wandelt es in GiroPS mit einem Klick in eine Verkaufsrechnung um — die Ware wird sofort vom Bestand abgezogen und die Forderung beim Kunden gebucht.
Häufig gestellte Fragen
Wird mein Lagerbestand reduziert, sobald ich ein Angebot verschicke?
Nein. Ein Angebot ist ein unverbindlicher oder befristeter Vorschlag; Ihr physischer Lagerbestand und der Saldo des Kunden ändern sich erst, wenn das Angebot angenommen und in eine Rechnung umgewandelt wird.
Warum ist eine Gültigkeitsfrist auf dem Angebot wichtig?
Einkaufspreise und Materialkosten können sich kurzfristig ändern. Mit einem festen Gültigkeitsdatum (z. B. 10 oder 14 Tage) verhindern Sie, dass Kunden Monate später zu veralteten Preisen bestellen möchten.
Was mache ich, wenn der Kunde vor der Zusage noch Mengen ändern möchte?
Sie können das bestehende Angebot in GiroPS jederzeit bearbeiten und das aktualisierte PDF erneut senden oder die Stückzahlen direkt beim Umwandeln in eine Bestellung bzw. Rechnung anpassen.