Was ist eine Proforma-Rechnung und wann wird sie eingesetzt?
Eine Proforma-Rechnung (Vorabrechnung) ist ein vorläufiges kaufmännisches Dokument, das im Layout einer Rechnung erstellt wird, nachdem sich Verkäufer und Käufer über Artikel und Preise geeinigt haben, aber noch bevor die Ware geliefert oder eine Anzahlung geleistet wurde. Sie dient als verbindliche Zahlungs- oder Versandgrundlage, ist jedoch noch keine endgültige Abrechnung.
Die Proforma-Rechnung zeigt dem Käufer vorab alle vereinbarten Positionen, Mengen, Steuern und den Gesamtbetrag im Rechnungsformat. Sie ist keine offizielle Steuer- oder E-Rechnung, bucht keine Ware aus dem Lager aus und erzeugt noch keine offene Forderung im Kundenkonto.
Welche Angaben gehören in eine Proforma-Rechnung und wofür braucht man sie?
Im Geschäftsalltag verlangen viele Firmenkunden vor einer Vorkasse-Überweisung oder für die interne Bestellfreigabe ein Belegdokument, das alle Positionen exakt wie auf der späteren Rechnung ausweist. Auch beim Warenversand und bei Sonderanfertigungen schafft die Vorabrechnung volle Klarheit über Artikelwerte und Lieferkonditionen.
Damit der Beleg nicht mit der späteren Endrechnung verwechselt wird, muss er eindeutig als **Proforma-Rechnung** gekennzeichnet sein und eine Gültigkeitsdauer nennen. Vier Informationsblöcke gehören in jedes vollständige Dokument.
- Deutlicher Titel 'Proforma-Rechnung', Belegnummer, Ausstellungsdatum und Gültigkeitsfrist.
- Firmenname, Kontaktdaten sowie Rechnungs- und Lieferanschrift von Verkäufer und Käufer.
- Artikelbezeichnungen, Artikelnummern (SKU), Mengen, Einzelpreise, Rabatte, Steueranteil und Endbetrag.
- Zahlungsbedingungen (z. B. Vorkasse oder Anzahlung), Bankverbindung sowie voraussichtliche Lieferzeit.
Unterschied zwischen Angebot, Proforma-Rechnung und Verkaufsrechnung
Ein Angebot steht am Anfang der Verhandlung, wenn der Kunde noch Preise vergleicht oder Mengen anpasst. Die Proforma-Rechnung folgt erst nach der Einigung: Sie hält den abgestimmten Auftrag im Rechnungsformat fest, damit der Käufer die Zahlung anweisen oder die Freigabe erteilen kann.
Die eigentliche Verkaufsrechnung wird erst bei Lieferung oder Leistungserbringung ausgestellt. Eine Proforma-Rechnung ist kein offizielles Steuer- oder E-Rechnungsdokument; sie verringert weder den Lagerbestand noch belastet sie den Kundensaldo. Erst die bestätigte Verkaufsrechnung löst Lagerbewegung und Forderung aus.
Angebote, Proforma-Belege und Rechnungen in GiroPS verwalten
In GiroPS steuern Sie den gesamten Ablauf vom ersten Preisvorschlag bis zur Abrechnung ohne doppelte Tipparbeit. Sie wählen Ihre Produkte aus dem Katalog, hinterlegen Rabatte und Steuersätze und erzeugen in Sekunden ein sauberes PDF-Dokument für Angebot, Proforma oder Rechnung zum Teilen per WhatsApp oder E-Mail.
Wichtiger Hinweis: GiroPS erstellt professionelle PDF-Belege für Angebote, Proforma-Rechnungen und kaufmännische Rechnungen zur Auftrags- und Kundenverwaltung; es stellt keine behördlichen Steuer- oder gesetzlichen E-Rechnungen aus. Sobald die Anzahlung eingeht oder die Ware das Lager verlässt, wandeln Sie den Beleg per Fingertipp in eine **Bestellung** oder **Verkaufsrechnung** um, sodass Bestand und Kundenkonto automatisch aktualisiert werden.
Praxisbeispiel
Beispiel: 50 % Anzahlung bei einer Büromöbel-Bestellung anfordern
Ein Büromöbelhändler einigt sich mit einer Steuerkanzlei über 6 Schreibtische (Einzelpreis 4.500) und 6 Bürostühle (Einzelpreis 2.500) im Gesamtwert von 42.000; vor Produktionsbeginn sind 50 % Anzahlung vereinbart. Damit die Buchhaltung des Kunden die Überweisung freigeben kann, sendet der Händler einen PDF-Proforma-Beleg über 42.000 inklusive Bankverbindung. Zu diesem Zeitpunkt bleibt der Lagerbestand unverändert. Nach Eingang der Anzahlung von 21.000 wird die Zahlung im Kundenkonto erfasst, und bei Auslieferung wandelt der Händler den Beleg mit einem Klick in eine Verkaufsrechnung um – die Möbel werden vom Bestand abgebucht und der Restbetrag von 21.000 ausgewiesen.
Häufig gestellte Fragen
Gilt eine Proforma-Rechnung als offizielle Steuer- oder E-Rechnung?
Nein. Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiger kaufmännischer Beleg zur Zahlungsaufforderung oder Vorabinformation; sie ersetzt keine offizielle Steuerrechnung oder gesetzliche E-Rechnung.
Wird beim Erstellen einer Proforma-Rechnung schon Ware vom Lager abgebucht?
Nein. Solange der Vorgang im Angebots- oder Proforma-Stadium ist, bleiben Ihr verfügbarer Lagerbestand und der offene Saldo des Kunden unangetastet, bis daraus eine bestätigte Verkaufsrechnung wird.
Was ist zu tun, wenn der Kunde nach der Proforma-Rechnung doch absagt?
Da weder eine Lagerbuchung noch eine Forderung entstanden ist, müssen Sie keine Stornorechnung schreiben; es genügt, den Vorabbeleg im System als abgelehnt oder storniert zu markieren.