Bestände über Hauptlager, Laden und Fahrzeug sauber verwalten
Sobald ein Betrieb wächst, liegt die Ware selten nur in einem einzigen Raum. Ein Teil lagert im Hauptlager, ein Teil steht im Verkaufsregal, ein weiterer Teil liegt in einer zweiten Filiale oder im Montagefahrzeug. Ein einziger Gesamtbestand führt schnell dazu, dass Ware verkauft wird, die vor Ort gar nicht greifbar ist. Mit getrennten Lagern kennen Sie den Bestand an jedem Standort genau.
Um mehrere Lagerorte in einem Unternehmen zu steuern, legen Sie Hauptlager, Ladenlokal, Filiale oder Lieferfahrzeug als eigenes Lager an. Buchen Sie interne Warenbewegungen als Umlagerung zwischen Lagern, wählen Sie in Rechnungen das jeweilige Lager aus und prüfen Sie die Verteilung im Bestandsbericht.
Warum ein einziger Gesamtbestand im Alltag zu Fehlverkäufen führt
Im Handel sorgt kaum etwas für mehr Ärger als die Aussage ‚Im System haben wir noch 10 Stück‘, während das Regal im Laden leer ist. Tatsächlich liegen diese 10 Stück im Außenlager am Stadtrand oder im Transporter eines Monteurs. Wenn alle Standorte in einen Topf geworfen werden, versprechen Verkäufer Ware, die nicht sofort übergeben werden kann, und der Einkauf bestellt Artikel nach, die im Hauptlager noch reichlich vorhanden sind.
Wenn Sie in GiroPS jeden physischen Standort als eigenes Lager anlegen, sehen Sie sowohl den Gesamtbestand Ihres Unternehmens als auch die genaue Aufteilung auf Hauptlager, Laden, Filiale oder Fahrzeug. So geben Sie dem Kunden am Tresen sofort eine verlässliche Auskunft.
- Klare Trennung zwischen sofort verfügbarer Ladenware und Paletten-Reserven im Hauptlager
- Überblick über den mobilen Bestand in Lieferwagen, Verkaufsfahrzeugen oder Kundendienst-Transportern
- Rechtzeitiges Erkennen von Engpässen in einer Filiale, bevor das Verkaufsregal leer läuft
- Gezielte Zuordnung von Schwund oder Zähldifferenzen zu einem bestimmten Lagerraum oder Fahrzeug
Wichtige Abgrenzung: Mehrere Lagerorte sind keine Mandantenverwaltung
Für eine saubere Einrichtung ist eine ehrliche Abgrenzung wichtig: Die Mehrlager-Funktion in GiroPS bildet verschiedene Lagerorte, Filialen oder Fahrzeuge innerhalb eines einzigen Unternehmens ab. Es handelt sich nicht um ein Mehr-Mandanten-System für rechtlich getrennte Firmen mit eigenen Steuernummern, getrennten Kundenstämmen und separaten Buchhaltungen.
Alle Lager innerhalb Ihres Unternehmens greifen auf denselben Produktkatalog und dieselben Kontakte (Kunden und Lieferanten) zu. Wenn Sie Ware vom Hauptlager in den Laden schicken, ist das kein steuerbarer Verkauf, sondern eine interne Umlagerung: Nur der Lagerort wechselt, während Umsatz und Durchschnittspreis unverändert bleiben.
| Lagerort-Typ | Typische Rolle im Betrieb | Wie erfolgt der Zugang? | Wie erfolgt der Abgang? |
|---|---|---|---|
| Hauptlager / Zentrallager | Warenannahme für Lieferantenpaletten und Großgebinde | Einkaufsrechnung auf das Hauptlager | Umlagerung an Laden, Filiale oder Fahrzeug |
| Ladenlokal / Verkaufsraum | Direkter Tresenverkauf an Laufkundschaft | Umlagerung vom Hauptlager oder Direkteinkauf | Verkaufsrechnung mit Lagerort Ladenlokal |
| Liefer- / Montagefahrzeug | Mobiler Bestand für Auslieferung oder Außendienst | Morgendliche Umlagerung vom Hauptlager ins Fahrzeug | Mobile Verkaufsrechnung aus dem Fahrzeuglager |
| Zweite Filiale | Weiterer Verkaufsstandort desselben Unternehmens | Umlagerung vom Hauptlager oder Direktlieferung | Verkaufsrechnung der Filiale oder Bestandszählung |
Wie die Umlagerung zwischen Lagern lückenlos dokumentiert wird
Werden 25 Kartons vom Hauptlager in den Laden gebracht, ist das getrennte manuelle Ausbuchen an einem Ort und Einbuchen am anderen Ort fehleranfällig – oft wird eine Seite im Stress vergessen. Die Funktion Umlagerung in GiroPS verbindet Quelllager und Ziellager in einem einzigen Vorgang: Mit dem Speichern sinkt der Bestand im Quelllager und steigt zeitgleich im Ziellager.
Jede Umlagerung erscheint vollständig im Verlauf der Lagerbewegungen mit Datum, Benutzer, Quell- und Ziellager. So lässt sich jederzeit ohne Papierbelege nachvollziehen, wann welche Menge vom Zentrallager in die Filiale oder auf das Fahrzeug gegangen ist.
- Quelllager, Ziellager und Menge in einer einzigen Maske auswählen und gemeinsam buchen
- Artikel beim Beladen des Fahrzeugs per Android- oder iOS-Kamera über den Barcode scannen
- Bestandsverteilung aktualisieren, ohne den Unternehmensgesamtbestand oder Gewinn zu verfälschen
- Alle internen Warentransporte lückenlos in der Historie der Lagerbewegungen prüfen
Das richtige Lager im Beleg wählen und den Bestandsbericht nutzen
Damit die Bestände je Standort stimmen, wählen Sie bei jeder Einkaufs- und Verkaufsrechnung das Lager aus, in dem die Ware tatsächlich bewegt wird. Lädt der Spediteur die Lieferung im Hauptlager ab, wird die Einkaufsrechnung auf das Hauptlager gebucht; kauft der Kunde im Laden, wird die Verkaufsrechnung aus dem Ladenlager bedient.
Im Bestandsbericht können Sie die Auswertung nach einzelnen Lagern filtern. Bevor Sie Ware teuer beim Lieferanten nachbestellen, weil eine Filiale knapp wird, lohnt sich ein Blick in den Bericht: Oft liegt im Hauptlager oder einer anderen Filiale noch genug Bestand, der sich per Umlagerung ausgleichen lässt.
Bestandszählung pro Lagerort ohne Betriebsunterbrechung
Bei einem einzigen Sammellager muss für die Inventur der gesamte Verkauf ruhen. Mit getrennten Lagern zählen Sie schrittweise nach Standort: heute früh in zwanzig Minuten das Montagefahrzeug, morgen nach Ladenschluss den Verkaufsraum und am Wochenende das Hauptlager.
Beim Start einer Bestandszählung in GiroPS wählen Sie gezielt das gewünschte Lager aus. Das System zeigt nur die Soll-Mengen dieses Standorts an und bucht eventuelle Differenzen ausschließlich dort, während die übrigen Lager ungestört weiterarbeiten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Jeden physischen Standort als eigenes Lager anlegen
Erstellen Sie im Bereich Lager übersichtliche Standorte wie Hauptlager, Ladenlokal, Filiale Nord oder Fahrzeug 1.
2. Anfangsbestände je Lagerort sauber erfassen
Tragen Sie die vorhandenen Mengen pro Standort über eine erste Bestandszählung oder den Eröffnungsbestand im jeweiligen Lager ein.
3. Interne Nachschubfahrten als Umlagerung buchen
Erfassen Sie jeden Warentransport vom Hauptlager in den Laden oder auf das Fahrzeug sofort als Umlagerung zwischen Lagern.
4. In Einkaufs- und Verkaufsrechnungen das aktive Lager wählen
Achten Sie beim Speichern von Rechnungen darauf, dass das tatsächliche Empfangs- bzw. Ausgabelager ausgewählt ist.
5. Bestandsbericht vor Nachbestellungen nach Lagerort prüfen
Kontrollieren Sie im Bestandsbericht die Verteilung über Ihre Standorte, um Überbestände umzulagern, statt unnötig neu einzukaufen.
Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: Getränke & Feinkost Kramer mit 3 Lagerorten
Der Betrieb Kramer arbeitet mit drei Lagern in GiroPS: Zentrallager, Laden Innenstadt und Lieferwagen 1. So bewegt sich eine Lieferung von 120 Kanistern Olivenöl über die Woche:
| Buchungsschritt | Quell- / Ziellager | Bewegte Menge | Bestand je Lager nach Buchung |
|---|---|---|---|
| Einkaufsrechnung Lieferant | Zugang: Zentrallager | +120 Kanister | Zentral: 120 | Laden: 0 | Wagen 1: 0 |
| Nachschub für das Ladengeschäft | Zentrallager → Laden Innenstadt | 40 Kanister Umlagerung | Zentral: 80 | Laden: 40 | Wagen 1: 0 |
| Morgendliche Fahrzeugbeladung | Zentrallager → Lieferwagen 1 | 30 Kanister Umlagerung | Zentral: 50 | Laden: 40 | Wagen 1: 30 |
| Verkäufe im Laden und auf Tour | Laden (-15) & Wagen 1 (-22) | -37 Kanister Verkauf | Zentral: 50 | Laden: 25 | Wagen 1: 8 (Gesamt: 83) |
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Kann ich über mehrere Lager zwei steuerlich getrennte Firmen in einem Konto verwalten?
Nein. Die Mehrlager-Verwaltung dient dazu, verschiedene Standorte, Filialen oder Fahrzeuge innerhalb desselben Unternehmens abzubilden. Für rechtlich eigenständige Firmen mit eigener Buchhaltung legen Sie jeweils ein eigenes Unternehmen an.
Verändert eine Umlagerung zwischen Lagern meinen Umsatz oder meinen Gewinn?
Nein. Eine Umlagerung verschiebt lediglich die Menge von einem Lagerort zum anderen innerhalb Ihres Betriebs. Gesamtbestand, Durchschnittskosten, Umsatz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung bleiben unverändert.
Kann ich die Bestandszählung nur für ein einzelnes Lager durchführen?
Ja. Beim Anlegen einer Bestandszählung wählen Sie das betreffende Lager aus. Es werden nur die Bestände dieses Standorts gezählt und korrigiert, während in den anderen Lagern normal weitergearbeitet werden kann.
Kann ein Fahrer unterwegs per Smartphone aus seinem Fahrzeuglager verkaufen?
Ja. In der Android- und iOS-App können berechtigte Mitarbeiter Bestände einsehen, Umlagerungen erfassen und Verkaufsrechnungen direkt aus ihrem Fahrzeuglager erstellen – unter Android sogar offline ohne Netzempfang.
Wo sehe ich auf einen Blick, wie viel von einem Artikel in welchem Lager liegt?
Die genaue Bestandsverteilung je Lagerort sehen Sie direkt in den Details der Produktkarte sowie im Bestandsbericht mit Lagerfilter.
Ihr Unternehmen in echten App-Ansichten
Verwandte Ratgeber
Weiterführende Seiten
Produkte und Lagerbestände einfach im Blick
Erfassen Sie Bestandsbewegungen, Lagertransfers und Inventuren. Erkennen Sie knappe Bestände und erfassen Sie bei Bedarf Verkäufe mit negativem Bestand.