Inventur durchführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Bestandszählung
Wenn der tatsächliche Bestand im Regal nicht mehr mit dem Buchbestand im System übereinstimmt, laufen Nachbestellungen und Gewinnberechnungen ins Leere. Eine strukturierte Bestandszählung gleicht Ihre digitalen Aufzeichnungen zuverlässig mit der Realität in Laden und Lager ab.
Für eine fehlerfreie Inventur erfassen Sie zuerst alle offenen Ein- und Ausgangsrechnungen, räumen die Regale auf und stoppen Warenbewegungen im Zählbereich. Starten Sie die Bestandszählung als Entwurf pro Lager, scannen Sie Barcodes per Smartphone, tragen Sie die Ist-Menge blind in das leere Feld ein und bestätigen Sie die Prüfung nach einer Differenzkontrolle.
Warum und wie oft sollte eine Bestandszählung stattfinden?
Bestandsabweichungen entstehen im Alltag selten durch einen einzelnen großen Fehler. Meist summieren sich Kleinigkeiten über Monate: eine bereits eingeräumte Lieferung ohne erfasste Eingangsrechnung, ein vertauschter Barcode an der Kasse oder ein beschädigter Karton im hinteren Lager. Wer nur einmal am Jahresende zählt, findet die Ursache solcher Differenzen kaum noch heraus.
Deshalb empfiehlt es sich, die jährliche Vollinventur durch monatliche oder quartalsweise Teilzählungen (permanente Stichproben für Schnelldreher) zu ergänzen. Regelmäßige Zählungen sorgen dafür, dass kritische Bestandsmeldungen rechtzeitig greifen und kein Kapital in falsch gebuchten Artikeln gebunden wird.
Vorbereitung vor dem Zähltag: Die halbe Arbeit vorab erledigen
Das größte Chaos bei der Inventur entsteht, wenn inmitten unaufgeräumter Regale und nicht gebuchter Wareneingänge gezählt wird. Sortieren Sie am Vortag gleiche Produkte an einen Platz, beschriften Sie angebrochene Kartons sichtbar mit der enthaltenen Stückzahl und prüfen Sie die hinterlegten Einheiten (Stück, Paket, kg, Meter).
Ziehen Sie anschließend einen klaren Belegschnitt. Alle Lieferungen, die bereits im Lager liegen, müssen als Einkaufsrechnung erfasst sein. Bereits verkaufte, aber noch nicht abgeholte Kundenpakete stellen Sie getrennt beiseite und kennzeichnen sie deutlich, damit sie nicht versehentlich mitgezählt werden.
- Alle offenen Einkaufs- und Verkaufsrechnungen vor Zählbeginn im System erfassen
- Verteilte Anbruchkartons desselben Artikels an einem Lagerplatz zusammenführen
- Mengeneinheiten bei Gebinden (Karton im Einkauf vs. Einzelstück im Verkauf) klären
- Defekte Ware, Retouren und reservierte Kundenbestellungen räumlich abtrennen
Zählmethoden im Vergleich: Vollinventur, Teilzählung und Blindzählung
Je nach Betriebsgröße und Öffnungszeiten können Sie Ihre Bestandszählung flexibel gestalten. Eine Stichtags-Vollinventur findet meist außerhalb der Geschäftszeiten für das gesamte Sortiment statt, während eine zyklische Teilzählung morgens in fünfzehn Minuten ein einzelnes Regal oder einen bestimmten Tag prüft.
Entscheidend für die Genauigkeit ist die sogenannte Blindzählung: Die zählende Person sieht keinen Soll-Bestand auf dem Bildschirm, sondern gibt die gezählte Menge in ein leeres Eingabefeld ein. Wer vorher liest, dass 15 Stück vorhanden sein müssten, übersieht schnell ein fehlendes Teil; das leere Feld erzwingt echtes Nachzählen.
| Zählmethode | Idealer Zeitpunkt | Umfang | Größter Vorteil |
|---|---|---|---|
| Vollinventur (Jahresende) | Außerhalb der Öffnungszeiten am Stichtag | Alle Artikel in sämtlichen Lagern | Liefert den exakten Gesamtwert des Lagers |
| Zyklische Teilzählung | Wöchentlich oder monatlich vor Ladenöffnung | Einzelnes Regal, Tag oder Schnelldreher | Erkennt Fehler frühzeitig ohne Verkaufsstopp |
| Lagerortbezogene Zählung | Nach Umlagerungen oder Fahrzeugbeladung | Nur Hauptlager, Verkaufsraum oder Transporter | Zeigt genau, an welchem Ort Schwund auftritt |
| Ad-hoc-Prüfung | Bei auffälligen Lücken im Verkaufsregal | Nur die 5–10 betroffenen Produkte | Klärt Einheiten- oder Barcode-Dreher sofort |
Effizient zählen per Smartphone-Kamera und Barcode
Gedruckte Zähllisten mit Strichlisten auszufüllen und abends mühsam abzutippen, kostet Zeit und führt zu Übertragungsfehlern. In GiroPS öffnen Sie eine Bestandszählung für das gewünschte Lager als Entwurf und scannen die Artikel direkt am Regal mit der Smartphone-Kamera oder einem Bluetooth-Scanner.
Da die Zählung als Entwurf gespeichert bleibt, können Sie jederzeit pausieren und später weiterarbeiten. Bei einer Teilzählung lassen Sie nicht gezählte Produkte einfach unverändert; bei einer Komplettinventur können Sie alle nicht erfassten Artikel automatisch auf null setzen lassen.
- Bestandszählung für das gewählte Lager als Entwurf starten und Regal für Regal vorgehen
- Barcode per Handykamera scannen und die gezählte Menge in das leere Feld eintragen
- Bei Teilzählungen ungezählte Artikel beibehalten, bei Vollinventur auf null setzen
- Abweichungsliste vor der Freigabe prüfen und hohe Differenzen am Regal nachzählen
Inventurdifferenzen prüfen und als Lagerbewegung buchen
Sobald alle Mengen eingegeben sind, zeigt die Entwurfsübersicht jede Plus- oder Minusdifferenz zwischen Systembestand und gezählter Menge. Bei ungewöhnlich hohen Abweichungen lohnt sich vor der Bestätigung ein Blick ins Nebenlager oder in die letzten Einkaufsrechnungen auf mögliche Gebindefehler.
Mit der Bestätigung der Bestandszählung erzeugt GiroPS automatisch die passenden Lagerbewegungen für das jeweilige Lager und aktualisiert die Bestände. Der Lagerwert passt sich auf Basis des gewichteten Durchschnittspreises exakt an, und jede Korrektur bleibt im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Offene Belege buchen und Lagerplätze ordnen
Erfassen Sie vorab alle gelieferten Einkäufe und getätigten Verkäufe. Sortieren Sie Artikel an ihren Stammplatz und notieren Sie die Stückzahl auf offenen Kartons.
2. Lager auswählen und Zählentwurf anlegen
Öffnen Sie in der App den Bereich Bestandszählung, wählen Sie das zu prüfende Lager (Hauptlager, Laden oder Fahrzeug) und starten Sie einen neuen Entwurf.
3. Systematisch von links nach rechts blind zählen
Arbeiten Sie jedes Regal in fester Reihenfolge ab. Scannen Sie den Barcode mit dem Smartphone und tragen Sie die tatsächlich gezählte Menge ohne Blick auf den Soll-Bestand ein.
4. Auffällige Abweichungen gezielt nachprüfen
Kontrollieren Sie in der Übersicht alle Positionen mit starken Differenzen. Prüfen Sie am Regal, ob Kartons statt Einzelstücken gezählt oder ähnliche Artikel verwechselt wurden.
5. Regel für ungezählte Artikel wählen und bestätigen
Behalten Sie ungezählte Bestände bei einer Teilzählung bei oder setzen Sie sie bei einer Vollinventur auf null, und schließen Sie die Zählung verbindlich ab.
Praxisbeispiel
Beispiel: Wochenend-Inventur im Eisenwaren- und Farbengeschäft
Herr Weber führt in seinem Fachgeschäft mit 450 Artikeln am Sonntagmorgen eine Bestandszählung im Hauptlager durch. Er legt einen Entwurf an und scannt die Regale per Smartphone in zwei Stunden ab. Bei der Prüfung von vier Differenzen fällt auf, dass bei Silikonkartuschen 46 Stück zu viel im Regal liegen, weil eine Lieferung von 2 Kartons (je 24 Stück) versehentlich als ‚2 Stück‘ eingebucht wurde. Nach Korrektur der Einkaufsrechnung und Freigabe der Zählung stimmen Bestand und Durchschnittspreis wieder exakt.
| Produktname | Systembestand | Gezählte Menge | Differenz & Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Innenwandfarbe 15 L | 24 Stück | 24 Stück | 0 Differenz (Bestand stimmt überein) |
| Sanitärsilikon transparent 280 ml | 12 Stück | 58 Stück | +46 Stück (Gebindefehler im Einkauf korrigiert) |
| Malerwalze 20 cm | 35 Stück | 32 Stück | -3 Stück (Bestand per Zählung auf 32 angepasst) |
| Malerband Krepp 50 m | 18 Stück | 0 Stück | -18 Stück (Bei Vollinventur auf null gesetzt) |
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Gehen meine Eingaben verloren, wenn im Lager das Internet ausfällt?
Nein. Die Android-App arbeitet vollständig offline. Sie können im Keller oder Außenlager Barcodes scannen und den Entwurf speichern; sobald wieder Empfang besteht, wird alles synchronisiert.
Was tun, wenn ich das Geschäft nicht für einen ganzen Tag schließen kann?
Nutzen Sie zyklische Teilzählungen. Zählen Sie jede Woche ein Regal oder einen Tag und lassen Sie die Bestände der nicht gezählten Artikel beim Abschließen unverändert.
Wie wirken sich Inventurdifferenzen auf meinen Lagerwert aus?
Beim Bestätigen der Zählung bucht GiroPS die Abweichungen als Lagerbewegung und berechnet den aktuellen Gesamtwert anhand des gewichteten Durchschnittspreises.
Wie erfasse ich Artikel ohne eigenen Barcode bei der Zählung?
Sie können jedes Produkt direkt in der Zählmaske über den Produktnamen oder den Artikelcode suchen, auswählen und die gezählte Menge eingeben.
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verschiedene Bereiche zählen?
Ja. Wenn Sie Hauptlager, Verkaufsfläche und Lieferfahrzeug als eigene Lager führen, kann jeder Mitarbeiter parallel einen eigenen Zählentwurf für seinen Bereich bearbeiten.
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