Kundenkonto und offene Posten im Handel sauber führen
Ob Stammkunde im Nachbarschaftsladen, Handwerker im Baustoffhandel oder Gastronom beim Großhändler: Verkaufen auf Rechnung oder das klassische Anschreiben lassen schafft Vertrauen. Wenn diese Beträge jedoch im Papierheft unter der Theke stehen, kosten unleserliche Notizen und vergessene Teilzahlungen jeden Monat bares Geld.
Um offene Posten ohne Verluste zu verwalten, ersetzen Sie das Anschreibebuch durch ein eigenes Kontaktkonto pro Kunde. Erfassen Sie jeden Kreditverkauf als detaillierte Verkaufsrechnung, buchen Sie Anzahlungen als Teilzahlung in Kasse oder Bank und senden Sie am Monatsende einen PDF-Kontoauszug per WhatsApp.
Warum das Anschreibebuch aus Papier heimlich Gewinn vernichtet
Ein Notizbuch neben der Kasse wirkt im stressigen Ladenalltag zunächst praktisch. Doch hastig hingekritzelte Zahlen, durchgestrichene Zwischensummen und verschmutzte Seiten führen am Monatsende regelmäßig zu unangenehmen Diskussionen. Der häufigste Verlust entsteht, wenn ein Kunde zwischendurch einen Barbetrag anzahlt, das Geld in der Kasse landet, aber im Heft nicht abgezogen wird.
Zudem kennt Papier kein Fälligkeitsdatum. Sie sehen einem vollgeschriebenen Heft nicht an, welche Forderung seit zehn Tagen offen ist und welche schon seit drei Monaten überfällig ist. Weil das manuelle Zusammenrechnen zu lange dauert, werden oft nur die letzten Seiten gemahnt, während ältere Beträge in Vergessenheit geraten.
Für jeden Kunden einen eigenen Kontakt anlegen und Anfangssaldo übernehmen
Der erste Schritt zu einer sauberen Offene-Posten-Verwaltung ist ein eigenes Kontaktprofil für jeden Stammkunden mit vollständigem Namen, Telefonnummer und Adresse. Gibt es im Ort zwei Kunden mit ähnlichem Nachnamen, schützt eine kurze Notiz oder Kundennummer im Kontakt davor, Einkäufe versehentlich dem falschen Konto zuzuordnen.
Beim Umstieg vom Papierheft müssen Sie keine monatelangen Altbelege abtippen. Stimmen Sie den aktuellen Endbetrag einmalig mit dem Kunden ab und tragen Sie ihn in den Kontaktdetails als Anfangssaldo beziehungsweise Saldokorrektur ein. Ab diesem Stichtag laufen alle neuen Rechnungen und Zahlungen automatisch zusammen.
- Für jeden Rechnungskunden einen Kontakt als Typ ‚Kunde‘ mit Telefonnummer anlegen
- Den abgestimmten Restbetrag aus dem alten Heft als Anfangssaldo im Kontakt erfassen
- Bei Verkaufsrechnungen ein klares Fälligkeitsdatum setzen, um Verzüge sofort zu sehen
- Das alte Papierheft am Umstiegstag schließen, um doppelte Buchführung zu vermeiden
Wie Verkäufe auf Rechnung und Teilzahlungen im Alltag ineinandergreifen
Wenn ein Kunde Ware auf Rechnung mitnimmt, erfassen Sie den Vorgang als Verkaufsrechnung auf seinen Kontakt. Dadurch reduziert sich sofort der Lagerbestand der gekauften Artikel, und der Rechnungsbetrag erhöht den offenen Saldo des Kunden. Fragt der Kunde Wochen später nach, was genau berechnet wurde, sehen Sie jede einzelne Position mit Datum.
Im täglichen Handel zahlen Kunden selten auf den Cent genau: Bei 185 Einheiten Gesamtschuld legt der Kunde vielleicht 100 Einheiten bar auf den Tisch und zahlt den Rest später. Buchen Sie diese Einnahme als Teilzahlung auf das Kassen- oder Bankkonto, steigt Ihr Kassenbestand um 100 und der offene Kundensaldo sinkt sofort auf 85.
| Vorgang im Alltag | Risiko im Papierheft | Digitaler Ablauf im Kontaktkonto | Vorteil für den Betrieb |
|---|---|---|---|
| Verkauf auf Rechnung | Nur ‚Diverse Artikel‘ und Endsumme notiert | Verkaufsrechnung mit allen Einzelpositionen | Keine Rückfragen mehr, was gekauft wurde |
| Teilzahlung (Abschlag) | Durchgestrichene Restbeträge kaum lesbar | Einnahme direkt mit Kasse/Bank verknüpft | Restschuld und Kassenbestand stimmen sofort |
| Kontenabstimmung | Abtippen oder Abfotografieren von Heftseiten | PDF-Kontoauszug per Klick über WhatsApp teilen | Transparenter und professioneller Auftritt |
| Mahnwesen & Verzug | Alte Einträge auf vorderen Seiten übersehen | Forderungs-Altersstruktur nach Verzugstagen | Zeigt 30/60/90+ Tage offene Posten sofort |
PDF-Kontoauszug unkompliziert per WhatsApp versenden
Stammkunden an offene Rechnungen zu erinnern erfordert Fingerspitzengefühl. Eine mündliche Ansage zwischen Tür und Angel sorgt leicht für Missverständnisse; ein übersichtlicher PDF-Kontoauszug mit allen Rechnungsdaten, geleisteten Anzahlungen und dem aktuellen Restsaldo schafft dagegen sofortige Klarheit.
In GiroPS öffnen Sie einfach das Kontaktkonto, wählen den gewünschten Zeitraum und teilen den fertigen PDF-Kontoauszug direkt per WhatsApp oder E-Mail. Wenn der Kunde auf seinem Smartphone jede eigene Teilzahlung sauber aufgelistet sieht, wird der Restbetrag meist ohne Diskussion beglichen.
- Für jeden beliebigen Zeitraum einen detaillierten PDF-Kontoauszug erstellen
- Den Auszug direkt vom Smartphone oder PC per WhatsApp an den Kunden senden
- Offene Rechnungsbeträge und bereits gezahlte Abschläge transparent gegenüberstellen
- Durch einen festen Versandtag am Monatsende den Zahlungseingang beschleunigen
Überfällige Forderungen im Altersstrukturbericht frühzeitig erkennen
Die Gesamtsumme aller Kundenforderungen allein sagt wenig über Ihre tatsächliche Liquidität aus. Entscheidend ist der Altersstrukturbericht (Fälligkeitsübersicht): Er sortiert offene Salden nach Überfälligkeit in Zeitfenster von 30, 60 oder über 90 Tagen und zeigt sofort, wo Zahlungsausfälle drohen.
Ein kurzer Blick in diesen Bericht zu Wochenbeginn reicht aus, um bei stark überfälligen Konten weitere Lieferungen auf Rechnung vorerst zu stoppen und gezielt eine freundliche Erinnerung samt PDF-Auszug zu schicken. Zusätzlich helfen Erinnerungen zum Fälligkeitsdatum dabei, offene Posten rechtzeitig nachzuhalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Stammkunden als eigene Kontakte anlegen
Erfassen Sie jeden Kunden, der auf Rechnung kauft, als Kontakt vom Typ ‚Kunde‘ inklusive Telefonnummer und eindeutigem Namen.
2. Bestehende Salden aus dem Heft übertragen
Berechnen Sie den aktuellen Endsaldo jedes Kunden aus dem alten Notizbuch und buchen Sie ihn im Kontaktprofil als Anfangssaldo.
3. Jeden Kreditverkauf als Verkaufsrechnung erfassen
Buchen Sie Einkäufe auf Rechnung immer mit den konkreten Artikeln auf den jeweiligen Kontakt, damit Bestand und Forderung gleichzeitig aktualisiert werden.
4. Anzahlungen als Einnahme auf Kasse oder Bank buchen
Tragen Sie jede Bar- oder Überweisungszahlung beim Kontakt ein und wählen Sie das passende Kassen- oder Bankkonto für einen korrekten Tagesabschluss.
5. Monatlich PDF-Auszüge teilen und Überfälligkeiten prüfen
Prüfen Sie wöchentlich die Altersstruktur der Forderungen und senden Sie Kunden mit offenen Salden ihren aktuellen PDF-Kontoauszug per WhatsApp.
Praxisbeispiel
Beispiel: Monatsabrechnung für Handwerkerkunden im Baustoffhandel
Frau Keller führt einen Fachhandel und beliefert 35 lokale Handwerker auf Monatsrechnung. Malermeister Hartmann startet mit 600 Einheiten Restschuld aus dem Vormonat in den Oktober. Er holt zweimal Material auf Rechnung, zahlt zur Monatsmitte 800 Einheiten bar in die Ladenkasse ein und bittet am 25. Oktober um seine aktuelle Übersicht. Frau Keller sendet ihm den PDF-Kontoauszug per WhatsApp, woraufhin er die offenen 950 Einheiten noch am selben Tag überweist.
| Datum & Vorgang | Beschreibung / Beleg | Betragsänderung | Aktueller Kontaktsaldo |
|---|---|---|---|
| 01. Okt – Anfangssaldo | Abgestimmter Übertrag aus dem alten Heft | +600 Einheiten | 600 Einheiten offen |
| 09. Okt – Verkauf auf Rechnung | Verkaufsrechnung für Farben und Abdeckvlies | +750 Einheiten | 1.350 Einheiten offen |
| 18. Okt – Teilzahlung | Bareinzahlung in die Hauptkasse | -800 Einheiten | 550 Einheiten offen |
| 25. Okt – Verkauf auf Rechnung | Verkaufsrechnung für Spachtelmasse und Rollen | +400 Einheiten | 950 Einheiten offen |
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Wie verbuche ich es, wenn ein Kunde seine Rechnung nur teilweise bezahlt?
Erfassen Sie beim Kontakt oder direkt zur Rechnung eine Teilzahlung. Der gezahlte Betrag fließt in Ihr Kassen- oder Bankkonto, während der Restbetrag als offener Posten bestehen bleibt.
Muss ich Kontoauszüge für meine Kunden auf Papier ausdrucken?
Nein. Sie erstellen den Kontoauszug in der App mit einem Tipp als PDF-Dokument und teilen ihn direkt per WhatsApp oder E-Mail.
Was ist, wenn ein Kunde gleichzeitig auch mein Lieferant ist?
Sie benötigen nur ein einziges Kontaktkonto. Sowohl Einkaufs- als auch Verkaufsrechnungen laufen auf demselben Konto zusammen und verrechnen den Gesamtsaldo automatisch.
Kann ich verhindern, dass Aushilfen an der Kasse Kundensalden löschen?
Ja. Über die Team-Berechtigungen können Sie Mitarbeitern das Anzeigen (Stufe 2) oder Erstellen neuer Belege (Stufe 3) erlauben, das Bearbeiten und Löschen (Stufe 4) aber sperren.
Kann ich Verkäufe auf Rechnung auch ohne Internetverbindung erfassen?
Ja. Die Android-App funktioniert offline; alle lokal gespeicherten Rechnungen und Zahlungen werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
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