Was ist ein Lieferschein und worin unterscheidet er sich von der Rechnung?
Ein Lieferschein (oft auch als Packzettel oder Warenbegleitschein bezeichnet) ist das Dokument, das einer Warensendung beiliegt und genau auflistet, welche Artikel in welcher Mengeneinheit und Stückzahl geliefert werden. Er ermöglicht im Lager und beim Kunden eine schnelle Mengenkontrolle bei der Warenübergabe.
Ein Lieferschein ist ein Begleitdokument zur gelieferten Ware, das Artikelbezeichnungen und Mengen ohne Preise ausweist. Während die Rechnung die Zahlungspflicht begründet und den Kundensaldo verändert, dient der Lieferschein der physischen Kommissionierung und der quittierten Empfangsbestätigung.
Welche Angaben stehen auf einem Lieferschein?
Wer im Lager Pakete packt oder an der Warenannahme Paletten ablädt, muss vor allem prüfen, ob die richtigen Artikel in der richtigen Stückzahl vorhanden sind. Deshalb verzichtet ein klassischer Lieferschein bewusst auf Einzelpreise, Rabatte und Steuersummen.
Beim Auspacken hakt der Empfänger Position für Position auf dem Beleg ab und vermerkt eventuelle Fehlmengen sofort vor der Unterschrift. Ein übersichtlicher Lieferschein umfasst vier wesentliche Bereiche.
- Belegnummer, Liefer- bzw. Versanddatum, zugehörige Bestellnummer sowie Name und Anschrift von Absender und Empfänger.
- Abweichende Lieferadresse, Ansprechpartner vor Ort und besondere Versand- oder Lieferhinweise.
- Artikelbezeichnung, Artikelnummer (SKU) oder Barcode, Mengeneinheit und gelieferte Menge jeder Position (ohne Preisangaben).
- Unterschriftsfelder für die Person, die die Ware übergeben hat, und die Person, die den Empfang geprüft und bestätigt hat.
Lieferschein vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?
Eine Rechnung ist der kaufmännische Abrechnungsbeleg: Sie weist Einzelpreise, Rabatte, MwSt. und den Rechnungsbetrag aus und bucht die Forderung auf das Kundenkonto. Der Lieferschein enthält dagegen keine Preise und dokumentiert ausschließlich die körperliche Übergabe der Artikel.
In vielen Betrieben nimmt das Lagerpersonal die Kartons entgegen, während die Einkaufs- oder Buchhaltungsabteilung die Rechnung prüft. Ein preisloser Lieferschein im Paket schützt verhandelte Einkaufskonditionen vor Dritten und erleichtert dem Lager die reine Mengenprüfung.
Wie Sie Lieferscheine / Packzettel in GiroPS nutzen
GiroPS enthält kein Modul für behördlich vorgeschriebene elektronische Fracht- oder Transportdokumente. Sie können jedoch im Bereich **Bestellungen** aus jeder Bestellung heraus einen **Lieferschein / Packzettel** ohne Preise als PDF erzeugen und ausdrucken.
Dieser Beleg führt alle Positionen, Artikelnummern, Einheiten, Mengen, die Lieferadresse sowie Unterschriftsfelder für Übergabe und Empfang auf — ideal für die Kommissionierung im Lager und die Quittierung bei der Auslieferung (jedoch kein Ersatz für gesetzliche Spezialfrachtbriefe). Nach erfolgter Lieferung wandeln Sie dieselbe Bestellung mit einem Fingertipp in eine Verkaufsrechnung um.
Praxisbeispiel
Beispiel: Kommissionierung im Lager und quittierte Übergabe
Ein Großhändler für Reinigungsbedarf erhält von einem Hotel eine Bestellung über 40 Kartons Papierhandtücher und 25 Kanister Flüssigseife. Der Inhaber erfasst die Bestellung in GiroPS und druckt für den Fahrer einen **Lieferschein / Packzettel** ohne Preise aus. Anhand der Artikelnummern und Mengen lädt der Fahrer die 65 Einheiten ein; bei der Ankunft zählt der Hausmeister des Hotels die Ware nach und unterschreibt im Feld „Empfangen von“. Zurück im Büro wird die Bestellung mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt, wodurch Bestand und Kundensaldo aktualisiert werden.
Häufig gestellte Fragen
Warum stehen auf einem Lieferschein keine Preise?
Ohne Preise bleiben individuell vereinbarte Kundenpreise und Rabatte gegenüber externen Fahrern oder Lagermitarbeitern vertraulich, und die Liste bleibt übersichtlich für das schnelle Abzählen der Stückzahlen.
Ersetzt der aus GiroPS gedruckte Lieferschein amtliche Transportpapiere?
Nein. Der Lieferschein in GiroPS ist ein praktischer interner PDF-Begleitschein für die Lagerkommissionierung und die Empfangsquittung beim Kunden, kein amtlich registriertes elektronisches Transportdokument.
Was passiert, wenn bei der Lieferung ein Artikel fehlt?
Der Empfänger vermerkt die tatsächlich erhaltene Menge direkt auf dem Lieferschein vor der Unterschrift. Beim Umwandeln der Bestellung in eine Rechnung in GiroPS passen Sie die Menge entsprechend an, damit Lagerbestand und Saldo exakt stimmen.