Lagerverwaltung, Angebotserstellung und Kundenkonten für Eisenwarenhandel und Baumärkte
Im Eisenwaren-, Werkzeug- und Baustoffhandel laufen tausende Kleinteile wie Schrauben, Dübel und Fittinge parallel zu Farben, Kabeln, Rohren und Elektrowerkzeugen über den Tresen. Wenn Materialabholungen von Handwerkern auf losen Zetteln notiert werden, gängige Verbrauchsmaterialien unbemerkt ausgehen oder Preiserhöhungen der Lieferanten zu spät im Verkaufspreis landen, schmilzt die Handelsspanne. Diese Seite zeigt, wie ein Fachhandel Bestand, Angebote und Offene Posten in GiroPS organisiert.
Legen Sie Artikel mit der passenden Einheit (Stück, Meter, kg, Karton, Liter), Artikelnummer und Tags an, um jedes Teil an der Theke sofort zu finden. Erstellen Sie PDF-Angebote für Handwerker und Bauherren und wandeln Sie diese bei Zusage mit einem Klick in Auftrag oder Rechnung um. Führen Sie Handwerkerkonten inklusive Teilzahlungen, nutzen Sie Warnungen beim Meldebestand und halten Sie Ihre Kalkulation über den gleitenden Durchschnittspreis aktuell.
Warum Bestand und Handwerkerzettel im Fachhandel schnell unübersichtlich werden
Ein Eisenwaren- oder Baustoffgeschäft führt tausende Positionen mit völlig unterschiedlichen Einheiten: Verpackungsware wird pro Karton eingekauft und einzeln verkauft, Kabel und Rohre laufen als Meterware, Schüttgut nach Kilogramm und Lacke nach Litern. Werden Einheiten und Artikelnummern nicht sauber getrennt, stimmen Regalbestand und Buchbestand schon nach wenigen Wochen nicht mehr überein.
Dazu kommt das Tagesgeschäft mit Handwerkern, Installateuren und Bauunternehmen. Morgens wird schnell Material für die Baustelle abgeholt, unter der Woche folgen Nachbestellungen und abgerechnet wird erst nach Baufortschritt. Wer solche Abholungen im Anschreibebuch oder auf Klebezetteln sammelt, vergisst leicht einzelne Positionen. Steigen gleichzeitig die Einkaufspreise oder Wechselkurse beim Großhändler, führt ein veralteter Verkaufspreis an der Theke direkt zu Margenverlust.
Tausende Artikel, flexible Mengeneinheiten und schnelle Thekensuche
In GiroPS hinterlegen Sie für jedes Produkt Artikelnummer, Barcode, Verkaufseinheit (Stück, Meter, kg, Liter, Paket, Sack), Einkaufs- und Verkaufspreis. Vorhandene Artikellisten importieren Sie per Excel und strukturieren das Sortiment über Tags wie Befestigungstechnik, Sanitär, Elektro, Farben oder Werkzeuge. Artikel mit Barcode scannen Sie per Smartphone-Kamera oder Handscanner; lose Schrauben, Muttern oder Meterware finden Sie sekundenschnell über Artikelnummer oder Maßangabe.
Kommt neue Ware zu veränderten Konditionen oder in Fremdwährung herein, berechnet GiroPS beim Buchen der Einkaufsrechnung automatisch den neuen gleitenden Durchschnittspreis. Sie sehen sofort die tatsächlichen durchschnittlichen Einstandskosten Ihres Lagerbestands und können Verkaufspreise gezielt anpassen, bevor die Marge sinkt.
- Verschiedene Einheiten: Stück, Meter, Kilogramm, Liter, Karton und Sack sauber führen
- Artikelnummern und Tags: tausende Kleinteile nach Kategorie und Abmessung sofort filtern
- Gleitender Durchschnittspreis: automatische Neubewertung bei schwankenden Einkaufspreisen
- Mehrere Lagerorte: Verkaufsraum, Hinterlager und Baustoffhof getrennt überblicken
Baustellen-Angebote als PDF und Meldebestand für Schnelldreher
Für Umbauten oder größere Materialpakete verlangen Handwerker und Bauherren vorab ein schriftliches Angebot. In GiroPS stellen Sie sämtliche Positionen inklusive Zeilen- oder Gesamtrabatt zusammen und versenden das fertige PDF-Angebot direkt per WhatsApp oder E-Mail. Nimmt der Kunde an, wandeln Sie das Angebot ohne erneutes Abtippen mit einem Klick in einen Auftrag oder eine Verkaufsrechnung um. Die PDF-Belege dienen der kaufmännischen Abwicklung und ersetzen keine zertifizierte TSE-Kasse oder gesetzliche E-Rechnung.
Fehlen im Regal alltägliche Verbrauchsartikel wie Silikon, Dichtband, Trennscheiben oder Standarddübel, kauft der Handwerker oft gleich seinen gesamten Bedarf bei der Konkurrenz. Hinterlegen Sie für Ihre Schnelldreher einen kritischen Meldebestand: Sobald die Menge darunter fällt, erscheint eine Warnung auf der Startseite und liefert Ihnen die fertige Nachbestellliste für Ihre Lieferanten.
Handwerkerkonten auf Rechnung, Teilzahlungen und Kontoauszüge
Jeder Stammhandwerker und jedes Bauunternehmen wird als eigener Kontakt geführt. Jede Materialabholung buchen Sie als Verkaufsrechnung auf das Kundenkonto; leistet der Betrieb nach einer Abschlagszahlung auf der Baustelle eine Überweisung oder Barzahlung, erfassen Sie diese als Teilzahlung auf Ihr Kassen- oder Bankkonto. Der offene Restbetrag der jeweiligen Rechnung wird automatisch gemindert.
Zur Monatsabrechnung erzeugen Sie mit einem Klick einen PDF-Kontoauszug für den gewünschten Zeitraum und teilen ihn per WhatsApp. Im Bericht zur Altersstruktur der Forderungen sehen Sie sofort, welche Konten seit 30, 60 oder über 90 Tagen überfällig sind. Und mit einer Mitarbeiterrolle, die Einkaufspreise ausblendet, kann Ihr Thekenpersonal verkaufen und Angebote schreiben, ohne Ihre Einkaufskonditionen einzusehen.
- Handwerker-Kundenkonten: alle Abholungen, Rückgaben und Salden je Betrieb im Blick
- Teilzahlungen verbuchen: Abschlagszahlungen direkt mit offenen Rechnungen verrechnen
- PDF-Kontoauszug: übersichtliche Aufstellung aller Baustellenkäufe per WhatsApp senden
- Einkaufspreise verbergen: Mitarbeiter an der Theke arbeiten ohne Einblick in Ihre Kosten
Praxisbeispiel
Beispiel: Eisenwaren- und Baustofffachhandel mit 3.500 Artikeln und 45 Handwerkerkunden
Der Fachhandel Becker führt rund 3.500 Artikel aus den Bereichen Befestigung, Sanitär, Elektro und Bauchemie für Privatkunden sowie 45 lokale Handwerksbetriebe. Früher wurden lose Kleinteile nach Gefühl berechnet, Materialabholungen der Monteure auf Durchschreibeblöcken notiert und fehlendes Silikon erst bemerkt, wenn das Regal leer war. Nach dem Excel-Import in GiroPS wurden alle Einheiten sauber angelegt, für 400 Schnelldreher Meldebestände definiert und sämtliche Handwerkerkonten mit ihren Anfangssalden übertragen. Heute gehen Baustellenangebote in fünf Minuten als PDF per WhatsApp raus, Preissteigerungen im Einkauf fließen sofort in den Durchschnittspreis ein und freitags erhalten die Betriebe ihren aktuellen PDF-Kontoauszug.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Artikelliste mit Einheiten, Codes und Tags importieren
Laden Sie Ihren Artikelstamm aus Excel hoch und vergeben Sie Artikelnummer, Barcode, Verkaufseinheit (Stück, Meter, kg, Karton, Liter) und Kategorie-Tags.
2. Meldebestand für wichtige Verbrauchsartikel festlegen
Tragen Sie bei schnelldrehenden Schrauben, Dübeln, Dichtstoffen und Schleifmitteln einen kritischen Bestand ein, um rechtzeitig nachzubestellen.
3. Handwerker und Baufirmen als Kontakte anlegen
Erfassen Sie Ihre gewerblichen Stammkunden mit aktuellem Saldo, damit jede Abholung und jede Teilzahlung das Kundenkonto automatisch aktualisiert.
4. PDF-Angebote nutzen und Einkaufsrechnungen einbuchen
Erstellen Sie für Projektanfragen PDF-Angebote, wandeln Sie diese bei Zusage in Rechnungen um und buchen Sie Wareneingänge zur Pflege des Durchschnittspreises.
Häufige Fehler & Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Wie verkaufe ich lose Schrauben, Fittinge oder abgeschnittene Kabel ohne Barcode?
Vergeben Sie für Artikel ohne Barcode eine kurze Artikelnummer (z. B. SCHR-M8-40) und passende Tags. An der Theke finden Sie das Produkt sofort über Name, Maß oder Nummer und geben die Menge in Stück, Metern oder Kilogramm ein.
Kann ich ein Angebot für eine Baustelle ohne Abtippen in eine Rechnung umwandeln?
Ja. Sobald der Handwerker oder Bauherr Ihr PDF-Angebot bestätigt, wandeln Sie es mit einem Klick in einen Auftrag oder direkt in eine Verkaufsrechnung um – inklusive aller Positionen und Rabatte.
Wie geht GiroPS mit schwankenden Einkaufspreisen oder Fremdwährungen um?
Einkaufsrechnungen können auch in Fremdwährung mit Wechselkurs erfasst werden. GiroPS berechnet bei jedem Zugang automatisch den gleitenden Durchschnittspreis, sodass Bestandswert und Marge immer stimmen.
Können Mitarbeiter an der Theke verkaufen, ohne unsere Einkaufspreise zu sehen?
Ja. Weisen Sie Mitarbeitern im Verkauf oder Lager eine Rolle mit ausgeblendeten Einkaufspreisen zu: Sie können Bestände prüfen, Angebote schreiben und verkaufen, sehen aber weder Einkaufskosten noch Gewinnmargen.
Ersetzt GiroPS eine Registrierkasse mit TSE oder die gesetzliche E-Rechnung?
Nein. GiroPS erstellt Angebote, Aufträge und Rechnungen als PDF-Dokumente für Ihre kaufmännische Verwaltung und ersetzt weder eine TSE-Kasse noch verpflichtende E-Rechnungsformate.