Quản lý tồn kho theo mùa, bán hàng quét mã vạch trên điện thoại và catalog online cho shop thời trang

Vì sao tồn kho theo size và tiền quỹ tại shop quần áo rất dễ rối loạn?

Trong ngành bán lẻ thời trang, mỗi kiểu áo hay đầm đều có nhiều size và màu sắc khác nhau, đồng thời mẫu mã thay đổi liên tục nhiều đợt trong năm. Nếu hàng mới về từ xưởng được treo thẳng lên sào mà không gắn mã rõ ràng, hoặc chiếc áo cuối cùng vừa bán qua Instagram không được trừ ngay khỏi tồn kho tại cửa hàng, bạn rất dễ nhận lời bán một size đã hết sạch. Cộng thêm việc khách đổi size và trả hàng thường xuyên, số lượng thực tế trên kệ nhanh chóng lệch khỏi sổ ghi chép.

Điểm nghẽn thứ hai là chốt đơn thủ công qua mạng xã hội. Dành cả ngày trên Zalo, WhatsApp hay Instagram để gửi từng bức ảnh, kiểm tra màu còn hay hết làm giảm thời gian tư vấn khách tại shop. Hơn nữa, nếu giữa mùa mà bạn không nhìn rõ mẫu nào đang cháy hàng và mẫu nào đã treo im 60 ngày không ai hỏi, chương trình giảm giá cuối mùa sẽ bị trễ và vốn nhập bộ sưu tập tiếp theo bị kẹt cứng trên móc treo.

Quản lý size và màu sắc thực tế bằng hậu tố SKU, mã vạch và nhãn phân loại

GiroPS không sử dụng ma trận biến thể size-màu đa chiều phức tạp và không bắt buộc mua máy POS thu ngân đắt tiền. Thay vào đó, các shop thời trang vận hành gọn lẹ bằng cách tạo thẻ sản phẩm riêng cho từng size và màu với hậu tố mã SKU rõ ràng (chẳng hạn DAM-LIN-DEN-S và DAM-LIN-DEN-M cho đầm linen đen size S và M) và phân nhóm bằng nhãn như đầm, áo len, áo khoác, phụ kiện, hàng mới về hoặc hàng sale. Bạn có thể nhập toàn bộ danh sách từ file Excel chỉ trong vài phút.

Khi tính tiền tại quầy, bạn không cần đầu tư thiết bị cồng kềnh: dùng ngay camera điện thoại hoặc đầu đọc mã vạch USB/Bluetooth phổ thông để quét mã trên tem treo, áp dụng chiết khấu theo phần trăm hoặc số tiền cho từng món hay cả đơn, rồi ghi nhận thanh toán vào quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng/quẹt thẻ. Khi khách mang đồ đến đổi size, bạn lập phiếu trả hàng bán để cộng lại size cũ vào kho và xuất size mới chuẩn xác.

• Mã SKU size-màu rõ ràng: nắm chính xác số lượng từng size còn trên sào nhờ hậu tố SKU và nhãn
• Quét mã vạch bằng camera điện thoại: bán hàng nhanh và kiểm kho từng kệ mà không tốn tiền mua máy
• Nhãn bộ sưu tập và mùa vụ: lọc nhanh hàng mới, đồ hè, đồ công sở hoặc kệ giảm giá chỉ với một chạm
• Đổi size và trả hàng gọn gàng: hoàn lại size cũ vào tồn kho và cân đối tiền quỹ không sai lệch

Catalog sản phẩm online chia sẻ qua Instagram, Zalo và WhatsApp

Chỉ với một chạm, bạn có thể đưa các mẫu quần áo lên catalog sản phẩm online của GiroPS rồi gắn đường link vào bio Instagram, trang Facebook hoặc gửi qua Zalo/WhatsApp cho khách quen. Khách hàng xem ảnh mẫu mặc, mô tả chất liệu và các size còn hàng ngay trên trình duyệt điện thoại mà không cần cài ứng dụng, chọn món yêu thích vào giỏ và gửi đơn đặt hàng. Bạn có thể chọn hiển thị giá công khai hoặc chế độ ẩn giá cho khách sỉ.

Đơn khách đặt từ catalog sẽ đổ thẳng vào danh sách đơn hàng trong GiroPS của bạn. Sau khi đóng gói và xác nhận thanh toán chuyển khoản, bạn chuyển đơn hàng thành hóa đơn bán hàng bằng một chạm — không phải gõ lại từng món và tồn kho tự động trừ ngay. Với khách VIP mua ghi nợ hoặc đại lý nhận hàng ký gửi, bạn dễ dàng theo dõi dư nợ, thu tiền từng phần và gửi sao kê PDF qua Zalo/WhatsApp. Các file PDF xuất ra là chứng từ thương mại và không thay thế hóa đơn điện tử thuế.

Báo cáo hàng tồn cuối mùa, theo dõi quỹ tiền mặt và phân quyền nhân viên

Quần áo lỗi mốt tồn lại sau mỗi mùa là nguyên nhân lớn nhất làm cụt vốn của shop thời trang. Báo cáo tồn kho không biến động trong GiroPS liệt kê mọi sản phẩm không có giao dịch bán nào trong 30, 60 hoặc 90 ngày qua cùng tổng giá vốn đang nằm trên sào. Nhờ vậy, ngay trước khi giao mùa, bạn biết chính xác mẫu nào cần chạy chương trình giảm giá hoặc bán theo combo để thu hồi tiền mặt.

Nếu shop có thuê nhân viên bán hàng hoặc trực page, hãy gán cho họ vai trò ẩn giá nhập. Nhân viên có thể dùng điện thoại cá nhân để tra cứu size, quét mã vạch tính tiền, soạn đơn từ catalog online và kiểm đếm tồn kho nhưng hoàn toàn không nhìn thấy giá nhập sỉ từ xưởng hay tỷ suất lợi nhuận của shop. Cuối ngày, bạn kiểm tra số dư tiền mặt tại quầy và tiền chuyển khoản ngân hàng trên cùng một màn hình.

• Nhận đơn từ catalog web: biến lượt xem trên Instagram và tin nhắn Zalo/WhatsApp thành đơn hàng có sẵn
• Báo cáo không biến động (30/60/90 ngày): phát hiện sớm các mẫu bán chậm trước khi qua mùa
• Quản lý quỹ tiền mặt và ngân hàng: tách bạch tiền mặt tại quầy, chuyển khoản và thanh toán thẻ
• Bảo mật giá vốn nhập sỉ: nhân viên bán hàng và kiểm kho bình thường mà không thấy giá mua vào

Tài nguyên liên quan