Phân tích tuổi nợ (báo cáo tuổi nợ) là gì và cách sắp xếp thứ tự ưu tiên thu hồi nợ?
Phân tích tuổi nợ — hay báo cáo tuổi nợ phải thu — là bảng tổng hợp phân loại các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán theo số ngày quá hạn tính từ ngày đáo hạn. Thay vì chỉ nhìn vào một con số tổng công nợ duy nhất, báo cáo này chỉ rõ khoản nợ nào vẫn trong hạn và khoản nào đã dây dưa nhiều tháng làm tắc nghẽn dòng tiền.
Báo cáo tuổi nợ chia số dư phải thu khách hàng thành các khung thời gian: trong hạn (chưa đáo hạn) và quá hạn 1–30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày cùng trên 90 ngày. Tuổi nợ càng cao thì rủi ro khó đòi càng lớn và mức độ ưu tiên thu hồi càng khẩn cấp.
Các khung tuổi nợ và nguyên tắc tính số ngày quá hạn
Chỉ nhìn vào tổng khoản phải thu có thể khiến chủ cửa hàng đánh giá sai tình hình tiền mặt. Hai đại lý cùng có 100.000 nợ phải thu, nhưng nơi thứ nhất toàn bộ hóa đơn sẽ đáo hạn vào tuần tới, còn nơi thứ hai lại đang kẹt các khoản nợ từ bốn tháng trước. Phân tích tuổi nợ tính chính xác chênh lệch số ngày giữa ngày đáo hạn của từng hóa đơn bán đã duyệt với ngày hiện tại.
Thông thường, các khoản quá hạn được chia theo từng mốc ba mươi ngày. Nếu khách hàng đã trả trước một phần cho hóa đơn, chỉ số dư còn lại chưa thanh toán mới được đưa vào cột tuổi nợ tương ứng.
- Quá hạn 1–30 ngày: Các hóa đơn vừa qua ngày đáo hạn, thường dễ thu hồi nhanh khi gửi lời nhắc lịch sự kèm bảng sao kê công nợ
- Quá hạn 31–60 và 61–90 ngày: Các khoản nợ bắt đầu làm chậm vòng quay vốn, cần gọi điện trực tiếp và chốt lịch trả góp cụ thể
- Quá hạn trên 90 ngày: Công nợ cũ rủi ro cao, cần tạm dừng bán chịu đơn mới cho đến khi khách thanh toán bớt nợ tồn
Vai trò của báo cáo tuổi nợ trong việc ưu tiên thu tiền
Nếu không phân loại theo tuổi nợ, chủ tiệm rất dễ tốn thời gian nhắc nợ cảm tính hoặc chỉ nhìn vào khách có tổng số dư lớn nhất dù hóa đơn của họ chưa tới hạn. Việc xử lý dứt điểm ba hóa đơn tầm trung đã quá hạn 60 ngày sẽ mang tiền mặt thực tế về quỹ nhanh hơn nhiều.
Kiểm tra báo cáo tuổi nợ mỗi đầu tuần giúp bạn có lộ trình rõ ràng: gửi bảng sao kê PDF cho nhóm quá hạn 1–30 ngày, đồng thời làm việc trực tiếp để thu từng phần đối với các đối tác nằm ở cột 61–90 và trên 90 ngày.
Cách hoạt động của báo cáo Phân tích tuổi nợ trong GiroPS
GiroPS tự động lập báo cáo Phân tích tuổi nợ dựa trên các hóa đơn bán hàng đã duyệt, ngày đáo hạn và lịch sử thu tiền đã ghi nhận; hóa đơn nháp hoàn toàn không được tính. Trên một màn hình, bạn thấy ngay số nợ của từng khách hàng đang nằm ở khung quá hạn nào.
Từ báo cáo, bạn có thể mở thẻ đối tác khách hàng, xuất bảng sao kê công nợ PDF để gửi qua tin nhắn và ghi nhận các khoản thu một phần giúp cập nhật tức thì tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng cùng bảng tuổi nợ.
Tình huống thực tế
Ví dụ: bảng tuổi nợ của bốn khách hàng
Một nhà phân phối có tổng khoản phải thu là 100.000 từ bốn khách hàng. Báo cáo tuổi nợ cho thấy Khách A nợ 50.000 còn 10 ngày nữa mới đáo hạn (trong hạn), Khách B nợ 25.000 quá hạn 18 ngày (1–30 ngày), Khách C nợ 15.000 quá hạn 45 ngày (31–60 ngày) và Khách D nợ 10.000 quá hạn 105 ngày (trên 90 ngày). Đúng 50% tổng nợ đã quá hạn, vì vậy chủ cửa hàng ưu tiên liên hệ thu hồi nợ ở Khách D và Khách C trước.
Câu hỏi thường gặp
Tuổi nợ quá hạn được tính từ ngày lập hóa đơn hay ngày đáo hạn?
Số ngày quá hạn được tính từ ngày đáo hạn thanh toán của hóa đơn, vì chỉ sau ngày đó khoản nợ mới bị coi là trễ hạn. Nếu hóa đơn không đặt ngày đáo hạn riêng thì lấy ngày lập hóa đơn làm mốc.
Hóa đơn đã thu tiền một phần sẽ hiển thị thế nào trong báo cáo tuổi nợ?
Số tiền đã thu được trừ đi trước; chỉ phần số dư còn nợ lại của hóa đơn đã duyệt mới xuất hiện trong cột khung tuổi nợ tương ứng.
Cần làm gì khi con số ở cột quá hạn trên 90 ngày tăng lên?
Hãy tạm ngưng xuất thêm đơn bán chịu cho các đối tác đó, gửi ngay bảng sao kê công nợ PDF mới nhất và thỏa thuận lịch thu tiền từng phần để thu hồi vốn.