Что такое проформа-инвойс и когда его выставлять? Полное руководство
Когда покупатель согласовал цены и количество товара, перед отгрузкой часто требуется официальный документ для запроса предоплаты или согласования банковского перевода в бухгалтерии клиента. Таким документом выступает проформа-инвойс (счет-проформа). Важное правило: проформа-инвойс не является официальным налоговым счетом-фактурой — он не создает бухгалтерской задолженности, не списывает товар со склада, а обязательные налоговые и государственные электронные счета всегда оформляются через отдельную фискальную систему. В этом руководстве разберем, когда используется счет-проформа, чем он отличается от коммерческого предложения и итогового счета, и как удобно организовать этот процесс в GiroPS.
Проформа-инвойс — это предварительный счет, отправляемый покупателю до отгрузки товара или оказания услуги для подтверждения позиций, цен и условий оплаты. Он не является налоговым документом, не списывает остатки со склада и не меняет баланс контрагента. Бизнес использует его для получения аванса и согласования оплаты.
Что такое проформа-инвойс и в каких случаях его применяют?
Проформа-инвойс фиксирует достигнутую договоренность между продавцом и покупателем после завершения переговоров. В отличие от предварительного коммерческого предложения, проформа выставляется, когда клиент готов покупать, но продавцу требуется аванс, полная предоплата или внутреннее одобрение платежа со стороны заказчика до отгрузки товара со склада.
Внешне документ почти не отличается от обычного счета на продажу — в нем указаны товарные позиции, цены за единицу, скидки, налоги и итоговая сумма, — однако он явно помечен как предварительный счет, чтобы ни одна из сторон не перепутала его с закрывающим налоговым документом.
- Запрос аванса или предоплаты: Дает покупателю детальный расчет для оплаты 30%, 50% или 100% заказа перед запуском производства или отправкой.
- Согласование платежа в корпоративных закупках и банках: Предоставляет финансовому отделу покупателя и банку точные суммы и реквизиты для проведения перевода.
- Финальная сверка перед отгрузкой: Позволяет еще раз подтвердить количество, единицы измерения и стоимость доставки до упаковки груза.
- Внешнеэкономическая деятельность и таможня: Подтверждает коммерческую стоимость и описание партии товара для логистов, страховых компаний и таможенного оформления.
- Индивидуальные заказы под клиента: Закрепляет согласованную спецификацию и цену до закупки сырья и начала работ.
Коммерческое предложение, проформа-инвойс и утвержденный счет: ключевые отличия
Владельцы малого и среднего бизнеса часто путают коммерческое предложение (КП), проформу-инвойс и итоговый счет на продажу. Разница заключается в этапе сделки и влиянии документа на складской учет и взаиморасчеты с клиентом. КП предлагает варианты и цены; проформа подтверждает заказ и запрашивает оплату до поставки; утвержденный счет фиксирует фактическую отгрузку.
Главное отличие: ни коммерческое предложение, ни проформа-инвойс не уменьшают физический остаток на складе и не записывают долг на баланс покупателя. В GiroPS черновики счетов и предложения полностью исключены из отчетов по выручке и дебиторской задолженности — только утвержденный счет на продажу списывает товар и обновляет баланс контрагента.
| Критерий | Коммерческое предложение | Проформа-инвойс | Утвержденный счет на продажу |
|---|---|---|---|
| Основная цель | Предложить цены и обсудить условия | Подтвердить заказ и запросить предоплату | Оформить состоявшуюся отгрузку и продажу |
| Влияние на склад | Не списывает остатки | Не списывает остатки | Списывает проданное количество со склада |
| Влияние на баланс клиента | Не меняет баланс взаиморасчетов | Не меняет баланс взаиморасчетов | Начисляет задолженность по контрагенту |
| Налоговый и учетный статус | Предварительная оферта | Предварительный документ (не налоговый счет) | Итоговый торговый счет (гос. ЭДО отдельно) |
Юридическая точность: проформа-инвойс не заменяет налоговый счет-фактуру
И продавцу, и покупателю важно четко разделять управленческий и фискальный контуры: проформа-инвойс не является официальным налоговым или бухгалтерским первичным документом. По нему нельзя принять налог к вычету, отразить закрытую реализацию в регламентированной отчетности или заменить им фискальный чек и обязательный государственный электронный счет-фактуру.
Говорим открыто: GiroPS формирует аккуратные PDF-предложения, проформы и счета на продажу или закупку для оперативного учета бизнеса и обмена с клиентами, но не выпускает государственные электронные счета-фактуры. В GiroPS вы можете создать коммерческое предложение или сохранить счет на продажу в статусе «Черновик», отправить предварительный PDF покупателю — так как черновики не влияют на итоги и балансы — и утвердить документ только после реальной отгрузки, оформив фискальный документ через свою законную систему.
Какие реквизиты и данные должны быть в проформа-инвойсе?
Чтобы бухгалтерия покупателя без задержек провела платеж и не приняла документ за дубликат закрывающей накладной, счет-проформа должен иметь четкий заголовок и срок действия. Это показывает клиенту, до какой даты фиксируется цена и на какой банковский счет переводить средства.
Все расчеты — количество, единицы измерения, построчные или общие скидки по документу и суммы налогов — должны в точности совпадать с будущим итоговым счетом, чтобы после получения аванса не возникло расхождений.
- Четкий заголовок и даты: Заметная пометка «Проформа», номер документа, дата выставления и срок действия ценового предложения.
- Данные продавца и покупателя: Полные наименования компаний, адреса и контактная информация обеих сторон.
- Согласованные позиции и расчеты: Наименования товаров или услуг, артикулы, количество, единицы измерения, цены, скидки, налог и итоговая сумма.
- Условия оплаты и отгрузки: Процент или сумма требуемого аванса, банковские реквизиты для перевода и срок отправки товара после оплаты.
Переход от проформы к утвержденному счету и частичной оплате в GiroPS
Если готовить проформу в отдельной таблице Excel, после поступления денег приходится вручную перебивать каждую позицию в учетную систему. В GiroPS этот процесс решается через «Предложение» или счет на продажу в статусе «Черновик». Пока счет остается черновиком, он не попадает в сводки продаж, не резервирует в минус склад и не искажает долг клиента.
Когда покупатель переводит аванс и вы отгружаете товар, достаточно в одно касание преобразовать предложение или утвердить черновик счета. Затем вы записываете поступивший аванс в кассу или на банковский счет как частичную оплату, а остаток долга прозрачно числится за клиентом.
Пошаговый План
1. Выберите карточку клиента и создайте предложение или черновик счета
Найдите покупателя в списке контактов. Откройте новое предложение или создайте счет на продажу, оставив его в статусе «Черновик».
2. Добавьте согласованные товары, единицы измерения, скидки и налоги
Внесите точные позиции и количество, которые подтвердил клиент, укажите построчные или общие скидки и проверьте расчет итоговой суммы.
3. Укажите в примечании статус проформы, сумму аванса и реквизиты банка
В поле комментария напишите, что документ является предварительным счетом (проформой) для предоплаты, и добавьте реквизиты счета и срок действия.
4. Отправьте PDF-документ через WhatsApp или по электронной почте
Экспортируйте готовый PDF и перешлите его клиенту, чтобы отдел закупок или бухгалтерия могли согласовать и отправить платеж.
5. Утвердите счет при отгрузке и зафиксируйте частичную оплату
После поступления денег и отправки товара утвердите счет на продажу для списания остатков со склада и привяжите полученный аванс к балансу счета.
Практический пример
Пример: Поставщик оборудования для кафе запрашивает 30% предоплаты по проформе
Поставщик кофейного оборудования договаривается с новой кофейней о поставке 2 профессиональных эспрессо-машин, 2 кофемолок и услуги монтажа на общую сумму $8 000 с учетом налогов. Перед отправкой техники поставщик высылает PDF проформу-инвойс на аванс 30% ($2 400). На этом этапе остатки на складе не меняются. Когда покупатель переводит $2 400 и оборудование отгружается, поставщик утверждает счет на продажу в GiroPS и проводит оплату $2 400, оставляя $5 600 остатка долга со сроком оплаты 30 дней.
| Этап сделки | Документ / Действие | Движение по складу | Баланс клиента и банка |
|---|---|---|---|
| 1. Согласование заказа | Отправлен PDF Проформа / Черновик на $8 000 | Без изменений (списано 0) | Долг по карточке клиента остается $0 |
| 2. Получение аванса (30%) | Клиент переводит $2 400 на банк | Комплектация заказа к отправке | Банковский счет +$2 400; платеж учтен |
| 3. Отгрузка и утверждение | Счет на продажу утвержден ($8 000) | Списаны 2 кофемашины и 2 кофемолки | Сумма счета начислена на баланс клиента |
| 4. Контроль остатка | Частичная оплата зачтена по счету | Доставка завершена | Остаток к оплате по счету: $5 600 |
Частые Ошибки и Как Их Избежать
Часто задаваемые вопросы
Является ли проформа-инвойс официальным налоговым счетом-фактурой?
Нет. Проформа-инвойс — это предварительный коммерческий документ для подтверждения цен и запроса предоплаты до поставки. Обязательные налоговые и электронные счета-фактуры оформляются через вашу отдельную государственную учетную систему.
Выпускает ли GiroPS официальные государственные электронные счета-фактуры?
Нет. GiroPS формирует удобные PDF-предложения, проформы и счета на продажу или закупку для управленческого учета и отправки клиентам, но не выпускает государственные фискальные ЭДО-документы.
Влияют ли черновики счетов в GiroPS на остатки склада или баланс клиента?
Нет. Черновики счетов не учитываются в общей выручке, не отображаются как просроченная или текущая задолженность и не списывают товар со склада. Склад и баланс обновляются только после утверждения счета.
Как отразить предоплату, полученную по проформе-инвойсу?
Запишите поступивший платеж на кассовый или банковский счет в GiroPS. Когда счет на продажу будет утвержден, частичная оплата автоматически уменьшит остаток задолженности по этому документу.
Можно ли сформировать PDF проформу-инвойс в иностранной валюте?
Да. Вы можете выбрать валюту документа и указать обменный курс, чтобы отправить клиенту PDF в валюте сделки, сохраняя точный пересчет в базовой валюте вашей компании.
Ваш бизнес на настоящих экранах приложения
Связанные руководства
Связанные материалы
От предложения до счета: быстрый и удобный документооборот
Отправляйте предложения и переводите их в счета при согласовании. Создавайте аккуратные PDF или печатайте чеки на термопринтере.