Что такое счет-проформа (проформа-инвойс) и когда он применяется?
Счет-проформа (или проформа-инвойс) — это предварительный коммерческий документ в формате счета, который продавец направляет покупателю после согласования перечня товаров и цен, но еще до отгрузки партии или получения предоплаты (аванса). Внешне он повторяет обычный счет, однако служит для подтверждения условий сделки и запроса оплаты, а не как закрывающий документ.
Счет-проформа фиксирует согласованные позиции, количество, налоги и итоговую сумму к оплате до завершения продажи. Он не является официальным налоговым или электронным счетом-фактурой, не списывает товар со склада и не формирует долг на балансе клиента до перевода в финальную продажу.
Какие данные содержит счет-проформа и зачем он нужен
В оптовой и корпоративной торговле покупатели часто просят выставить счет-проформу, чтобы бухгалтерия могла провести авансовый банковский перевод, согласовать закупку внутри компании или подготовить сопроводительные документы до того, как товар покинет склад.
Чтобы предварительный документ не перепутали с закрывающим счетом, в шапке обязательно указывают заголовок **Счет-проформа** и срок действия цен. Полная проформа включает четыре основных блока сведений.
- Четкий заголовок «Счет-проформа», номер документа, дата выписки и срок действия предложения.
- Наименование, контактные данные и адреса продавца и покупателя.
- Названия товаров или услуг, артикулы (SKU), количество, цена за единицу, скидки, ставка налога и итоговая сумма.
- Условия внесения предоплаты, банковские реквизиты для перевода и ориентировочный срок поставки.
Отличие счета-проформы от коммерческого предложения и счета продажи
Коммерческое предложение (КП) используется на этапе переговоров, когда клиент еще выбирает варианты или корректирует объем заказа. Счет-проформа выставляется после того, как стороны ударили по рукам: он закрепляет финальный состав заказа в виде счета для перечисления аванса.
Итоговый счет (накладная) продажи оформляется в момент фактической передачи товара или оказания услуги. Счет-проформа не является официальным налоговым документом или государственной электронной счет-фактурой; он не уменьшает остатки на складе и не меняет баланс взаиморасчетов с клиентом. Только подтвержденная продажа списывает запас и фиксирует задолженность.
Работа с предложениями, проформами и счетами в GiroPS
В GiroPS вы ведете всю цепочку сделки от первой оценки до отгрузки без повторного ввода строк. Выбирайте товары из каталога, указывайте скидки и налоги и за несколько секунд формируйте аккуратный PDF-документ (предложение, проформу или счет) для отправки клиенту в WhatsApp или по электронной почте.
Важное примечание: GiroPS формирует коммерческие PDF-документы (предложения, проформы и счета) для управленческого учета и согласования с клиентами; система не выпускает официальные государственные налоговые или электронные счета-фактуры. Когда поступает аванс или происходит отгрузка, вы одним нажатием переводите документ в **Заказ** или **Счет продажи**, автоматически обновляя склад и баланс клиента.
Практический пример
Пример: получение 50% предоплаты по счету-проформе
Поставщик офисной мебели договаривается с юридической фирмой о поставке 6 рабочих столов (по цене 4 500) и 6 эргономичных кресел (по цене 2 500) на общую сумму 42 000 с условием 50% предоплаты до отгрузки. Чтобы бухгалтерия покупателя могла перечислить аванс, продавец отправляет PDF-проформу на 42 000 с банковскими реквизитами. На этом шаге складские остатки не меняются. После поступления аванса 21 000 оплата фиксируется в карточке клиента, а в день доставки документ одним кликом преобразуется в счет продажи: мебель списывается со склада, а оставшиеся 21 000 отражаются как остаток к оплате.
Часто задаваемые вопросы
Является ли счет-проформа официальным налоговым или электронным счетом-фактурой?
Нет. Счет-проформа — это предварительный коммерческий документ для согласования суммы и запроса предоплаты; он не заменяет официальный налоговый документ или государственную электронную счет-фактуру.
Списываются ли товары со склада при отправке счета-проформы?
Нет. Пока сделка находится на стадии предложения или проформы, ни фактический остаток на складе, ни баланс долга клиента не меняются до момента преобразования документа в подтвержденную продажу.
Что делать, если покупатель отказался от заказа после получения проформы?
Поскольку проформа не создает складских движений и не начисляет задолженность по контрагенту, оформлять возвратную накладную не нужно — достаточно отметить предварительный документ как отмененный.