Управление складом, оптовыми заказами и взаиморасчетами для оптовиков и дистрибьюторов
В оптовой торговле и дистрибьюции прибыль зависит от быстрой сборки крупных партий без пересортицы и своевременного возврата дебиторской задолженности по отгрузкам с отсрочкой платежа. Когда заявки от магазинов теряются в чатах мессенджеров, остатки на центральном складе не совпадают с товаром в бортах машин доставки, а долги покупателей держатся в уме или в блокноте, оборотные средства быстро замораживаются. На этой странице показано, как оптовая компания выстраивает весь цикл — от коммерческого предложения до частичной оплаты — в GiroPS.
Заведите товары в коробках, упаковках или паллетах и отправьте клиентам ссылку на онлайн-каталог для прямого приема заказов. Печатайте накладную на отгрузку без цен для сборки на складе, а после доставки переводите заказ в PDF-счет одним нажатием. Ведите основной склад и автомобили доставки как отдельные склады, скройте закупочные цены от торговых представителей и контролируйте сроки оплаты и частичные платежи.
Почему в оптовой компании возникает путаница в остатках и долгах?
В отличие от розницы, оптовики и дистрибьюторы отгружают товар крупными партиями постоянным коммерческим клиентам, чаще всего с отсрочкой платежа. Когда десятки позиций ежедневно диктуют по телефону, присылают голосовыми сообщениями или на листках бумаги, ручной перенос данных приводит к ошибкам в артикулах, недогруженным коробкам и устаревшим ценам. Ошибка в документах для постоянного оптового покупателя оборачивается возвратами и долгими сверками.
Вторая проблемная зона находится между центральным складом, машинами доставки и расчетами с контрагентами. Если утром товар загружают в фургон экспедитора без оформления перемещения между складами, в офисе никто не знает, сколько коробок реально доступно для новых заявок. Кроме того, оптовые клиенты редко закрывают счета одной суммой: новые поставки накладываются на прошлый долг, и без привязки каждой частичной оплаты к конкретному документу в конце месяца невозможно быстро свести баланс.
Онлайн-каталог B2B и цепочка документов от предложения до счета
После того как вы добавите товары в GiroPS с кодом товара, штрихкодом, фотографиями и оптовой единицей измерения (коробка, блок, мешок или паллета), вы сможете поделиться ссылкой на онлайн-каталог. Владельцы магазинов, кафе и мелкие оптовики открывают ссылку в браузере, видят актуальный ассортимент и сами отправляют готовый заказ, избавляя ваших менеджеров от вечернего перепечатывания списков.
Для индивидуальных условий вы формируете коммерческое предложение в PDF со скидкой на строку или на весь документ. После согласования предложение в один клик превращается в заказ без повторного ввода позиций. Для кладовщиков из заказа печатается лист сборки (накладная на доставку без указания цен), чтобы проверить количество коробок при погрузке. После передачи товара заказ переводится в счет продажи: остатки списываются со склада, а сумма долга начисляется на баланс контрагента. Документы PDF предназначены для управленческого и коммерческого учета и не заменяют государственные системы ЭДО, онлайн-кассы 54-ФЗ или Честный ЗНАК.
- Ссылка на онлайн-каталог: клиенты оформляют заказы прямо в браузере без установки приложения
- Перевод документов в один клик: коммерческое предложение → заказ → счет без ручного дублирования
- Отгрузочный лист без цен: удобный документ для сборки заказа на складе и сдачи товара водителем
- Гибкие скидки: точный расчет построчных и общих скидок, налогов и итоговой суммы
Центральный склад, борта машин доставки и скрытие закупочных цен
У дистрибьютора товар распределен между основной базой, филиалами и автомобилями торговых представителей (van selling). В GiroPS можно создать отдельный склад для центрального хранилища и для каждого фургона. Когда утром водитель загружает машину, вы оформляете перемещение между складами и весь день точно видите, сколько коробок осталось на стеллажах базы, а сколько находится на маршруте.
Торговых представителей, водителей-экспедиторов и кладовщиков можно подключить по ссылке-приглашению, действующей 24 часа. Назначив сотруднику роль со скрытыми закупочными ценами, вы разрешаете ему проверять остатки, создавать заказы и принимать оплату от клиентов, но полностью закрываете доступ к себестоимости, приходным накладным от поставщиков и отчетам по прибыли. В подвальных складах и на загородных маршрутах без связи приложение Android продолжает работать офлайн и синхронизирует записи при появлении интернета.
Отсрочка платежа, частичные оплаты и возраст дебиторской задолженности
Отгрузка в долг требует ежедневного контроля сроков погашения. Указав дату оплаты в счете продажи, вы сразу видите приближающиеся и просроченные платежи. Перед тем как одобрить новую отгрузку клиенту с накопившимся долгом, загляните в отчет по возрасту дебиторской задолженности: он разделяет неоплаченные суммы по срокам задержки 30, 60 и более 90 дней.
Когда покупатель передает водителю часть суммы наличными или переводит деньги на расчетный счет, вы фиксируете частичное поступление на нужный кассовый или банковский счет. Остаток долга по конкретному счету автоматически уменьшается. А для сверки взаиморасчетов с контрагентом достаточно за пару секунд сформировать PDF-выписку (акт сверки движений) за выбранный период и отправить ее в WhatsApp или на почту.
- Возраст задолженности: наглядная группировка просроченных долгов по периодам 30, 60 и 90+ дней
- Частичные оплаты: точный учет оплаченной суммы и остатка долга по каждому документу
- Выписка по контрагенту в PDF: быстрая отправка полной истории отгрузок и оплат в WhatsApp
- Средневзвешенная себестоимость: автоматический пересчет стоимости запасов при новых закупках
Практический пример
Пример: Оптовый дистрибьютор продуктов и бытовой химии со складом и двумя фургонами
Компания «Восток Опт» поставляет 450 наименований товаров в коробках и упаковках с центрального склада в 120 продуктовых магазинов и кафе с помощью двух машин доставки. Раньше торговые представители диктовали заказы по телефону вечером, остатки в машинах велись в блокнотах, а частичные оплаты наличными заносились в таблицу спустя несколько дней. После импорта номенклатуры и базы клиентов из Excel в GiroPS компания завела отдельные склады для базы и каждого фургона, выдала агентам доступ со скрытой себестоимостью и разослала постоянным клиентам ссылку на онлайн-каталог. Уже в первый месяц ошибки при сборке почти исчезли, а отчет по просрочкам помог вернуть восемь долгов старше 60 дней.
Пошаговый План
1. Импортируйте товары с оптовой единицей и кодом
Загрузите прайс-лист из Excel, указав для каждой позиции код товара, штрихкод, единицу измерения (коробка, блок, мешок) и порог критического остатка.
2. Создайте склады для базы и автомобилей доставки
Откройте в системе центральный склад и отдельные склады для каждого маршрутного фургона, затем внесите начальные остатки через инвентаризацию.
3. Добавьте контрагентов с текущим долгом и отправьте каталог
Создайте карточки оптовых покупателей с их начальным балансом и поделитесь ссылкой на онлайн-каталог для самостоятельного оформления заказов.
4. Подключите сотрудников без показа себестоимости и следите за сроками
Пригласите торговых представителей и кладовщиков по ссылке со скрытием закупочных цен, указывайте сроки оплаты в счетах и ежедневно проводите частичные поступления.
Частые Ошибки и Как Их Избежать
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли моим оптовым покупателям скачивать приложение, чтобы заказать через онлайн-каталог?
Нет. Ссылка на онлайн-каталог открывается прямо в браузере на телефоне или компьютере. Клиент выбирает нужные коробки, отправляет заявку, и она мгновенно появляется в вашем списке заказов GiroPS.
Могу ли я скрыть закупочные цены и наценку от торговых представителей?
Да. Если назначить сотруднику роль со скрытыми закупочными ценами, он сможет смотреть остатки и оформлять предложения, заказы и продажи, но не увидит себестоимость, приходные документы и отчеты о прибыли.
Можно ли распечатать лист сборки или накладную для доставки без указания цен?
Да. Из любого заказа можно сформировать PDF-документ доставки без цен, по которому кладовщик соберет коробки, а водитель сдаст товар клиенту по количеству.
Работает ли приложение на маршруте, если у водителя или агента пропал интернет?
Да. Приложение для Android работает офлайн: сотрудники могут создавать заказы, выставлять счета и записывать оплаты без сети, а при появлении связи данные автоматически синхронизируются.
Сколько стоит использование GiroPS для оптовой компании?
Вы можете начать бесплатно. Когда объем записей, количество складов или размер команды превысят бесплатные лимиты, вы сможете выбрать подходящий вариант на странице Тарифы.