Что такое отгрузочный лист (квитанция доставки) и чем он отличается от счёта?
Отгрузочный лист — который также называют квитанцией доставки, упаковочным листом (packing slip) или сопроводительной накладной на передачу товара — это документ, сопровождающий физическую отгрузку и перечисляющий наименования, единицы измерения и точное количество передаваемых позиций.
Отгрузочный лист (квитанция доставки) — это сопроводительный перечень товаров и их количества в поставке, обычно без указания цен и сумм. В то время как счёт фиксирует финансовое требование и меняет баланс контрагента, отгрузочный лист нужен для сборки заказа на складе и подписи о фактическом получении товара.
Какие сведения указываются в отгрузочном листе?
Когда кладовщик собирает коробки по заявке или приёмщик покупателя разгружает машину, ему важно сверить артикулы и физическое количество штук, а не закупочные цены или налоги. Поэтому в отгрузочном листе нет денежных граф — только то, что можно пересчитать руками.
При вскрытии упаковки получатель отмечает каждую строку по списку и сразу фиксирует возможные расхождения до того, как поставить подпись. Удобный бланк доставки включает четыре основных блока.
- Номер документа, дату отгрузки, номер связанного заказа и названия отправителя и получателя.
- Точный адрес доставки, контактный телефон получателя и примечания по погрузке или вручению.
- Наименование каждого товара, артикул (SKU) или штрихкод, единицу измерения и отгружаемое количество (без цен и налогов).
- Поля для подписи сотрудника, собравшего/передавшего товар, и представителя клиента, проверившего и принявшего груз.
Отгрузочный лист и счёт: в чём разница?
Счёт (фактура) — это финансовый расчётный документ: в нём указаны цены за единицу, скидки, сумма налога и итоговая сумма к оплате, которая отражается в балансе взаиморасчётов с контрагентом. Отгрузочный лист не содержит цен и подтверждает исключительно физическую передачу коробок и штук.
Во многих компаниях товар на складе принимает один сотрудник, а счета в офисе оплачивает другой. Вложенный в коробку отгрузочный лист без цен сохраняет конфиденциальность коммерческих скидок и позволяет кладовщику сосредоточиться на быстрой проверке количества.
Как распечатать квитанцию доставки из заказа в GiroPS
В GiroPS нет модуля государственных электронных транспортных накладных или регламентированных законом форм отчётности. Однако в разделе **Заказы** вы можете из любого заказа сформировать и распечатать PDF-документ **Квитанция доставки / Отгрузочный лист** без отображения цен.
Этот бланк содержит перечень товаров, артикулы, единицы измерения, количество, адрес доставки и графы «Сдал / Принял» для подписи — он предназначен для комплектации заказа на складе и подтверждения вручения товара (не заменяет официальные государственные перевозочные документы). После доставки тот же заказ в одно нажатие преобразуется в счёт на продажу.
Практический пример
Пример: сборка оптового заказа на складе и вручение под подпись
Оптовый поставщик хозтоваров получает от гостиницы заказ на 40 коробок бумажных полотенец и 25 канистр жидкого мыла. Владелец сохраняет заказ в GiroPS и распечатывает для экспедитора **Квитанцию доставки** без цен. Ориентируясь по артикулам SKU и количеству, водитель загружает 65 мест, а при доставке завхоз гостиницы пересчитывает товар и расписывается в графе «Принял». Вернувшись в офис, владелец одним кликом переводит заказ в счёт на продажу, списывая товар со склада и обновляя долг клиента.
Часто задаваемые вопросы
Почему в отгрузочном листе не печатаются цены товаров?
Отсутствие цен защищает индивидуальные цены и скидки клиента от сторонних курьеров и складских рабочих, а сам лист остаётся простым и удобным для подсчёта количества мест.
Заменяет ли квитанция доставки из GiroPS официальную государственную транспортную накладную?
Нет. Квитанция доставки в GiroPS — это внутренний рабочий PDF-документ для сборки на складе и подтверждения приёмки товара по количеству; она не заменяет формальные перевозочные документы, если они требуются законодательством.
Как поступить, если при приёмке обнаружилась недостача одной позиции?
Получатель указывает фактически принятое количество прямо в бланке доставки перед подписью. Затем при переводе заказа в счёт в GiroPS вы меняете количество в этой строке на реально переданное, чтобы остатки на складе и баланс клиента совпали.