Как организовать учет запасов на нескольких складах, в филиалах или автомобилях
По мере роста малого бизнеса товар редко хранится в одной комнате. Запасы распределяются между основным складом, полками розничного магазина, вторым филиалом и курьерскими или сервисными автомобилями на выезде. Опора на одну общую цифру остатка приводит к тому, что клиенту обещают товар, которого в действительности нет на витрине. Многоскладской учет позволяет видеть точный остаток по каждой точке.
Чтобы отслеживать запасы в нескольких точках внутри одной компании, создайте каждую физическую локацию — Основной склад, Магазин, Филиал или Автомобиль — как отдельный Склад. Оформляйте Межскладское перемещение при перевозке товара, выбирайте нужный склад в накладных и проверяйте Отчет по складу.
Почему один общий остаток подводит растущий бизнес
Мало что раздражает покупателя сильнее, чем фраза «по компьютеру у нас числится двенадцать штук», когда полка в магазине абсолютно пуста. На самом деле эти двенадцать единиц лежат на паллете в удаленном ангаре или в багажнике выездного мастера на другом конце города. Когда все локации слиты в один общий котел, продавцы дают невыполнимые обещания, а снабженцы заказывают у поставщиков товар, который уже есть в наличии.
Создав в GiroPS отдельный Склад для каждого физического места хранения, вы видите как общее количество товара по компании, так и точную разбивку по Основному складу, Торговому залу, Филиалу или Автомобилю доставки. Кассир сразу скажет клиенту, лежит ли товар прямо сейчас на витрине или его можно привезти с центрального склада.
- Разделение витринного запаса в розничном зале и оптового резерва в коробках на основном складе
- Учет товаров и запчастей, загруженных в фургоны доставки или сервисные машины, как мобильных складов
- Своевременное выявление заканчивающихся ходовых позиций во втором филиале до того, как опустеют полки
- Точное определение места возникновения недостачи или пересортицы с привязкой к конкретному помещению или машине
Важное различие: Несколько складов против нескольких юридических лиц
Перед настройкой локаций важно четко понимать границы продукта: многоскладской учет в GiroPS предназначен для управления несколькими местами хранения внутри одного бизнеса. Это не холдинговая ERP-система для ведения нескольких юридически самостоятельных компаний с разными налоговыми номерами, отдельными базами контрагентов и независимыми балансами.
Все склады внутри вашего бизнеса в GiroPS используют единый каталог товаров и общий справочник Контактов (клиентов и поставщиков). Перевозка товара с Основного склада в Розничный магазин — это внутреннее перемещение запасов, а не облагаемая налогом продажа. Операция обновляет остатки по точкам, не раздувая искусственно выручку и не искажая среднюю себестоимость.
| Тип локации | Типичная роль в бизнесе | Как поступает товар | Как списывается товар |
|---|---|---|---|
| Основной склад | Приемка крупных партий и паллет от поставщиков | Приходная накладная на Основной склад | Межскладское перемещение в магазин или авто |
| Торговый зал / Шоурум | Прямые розничные продажи покупателям с улицы | Перемещение с Основного склада или прямая закупка | Расходная накладная с Торгового зала |
| Автомобиль доставки / сервиса | Мобильный запас для выездной торговли или монтажа | Утреннее перемещение с Основного склада в Авто | Мобильная накладная на продажу со склада Авто |
| Второй филиал | Дополнительная торговая точка того же бизнеса | Перемещение с Основного склада или поставка в филиал | Продажа по филиалу или корректировка по инвентаризации |
Как межскладские перемещения сохраняют точность остатков
Когда вы переносите тридцать коробок с дальнего склада в передний магазин, ручное списание в одном месте и ручное оприходование в другом отнимает время и часто приводит к односторонним ошибкам. Межскладское перемещение в GiroPS связывает склад-отправитель и склад-получатель в единую неделимую операцию: в момент сохранения товар автоматически списывается с источника и зачисляется в пункт назначения.
Каждое перемещение фиксируется в журнале Движений товара с указанием даты, сотрудника, склада-источника и целевого склада. Если в пятницу вечером возникнет вопрос, куда делись сорок единиц продукции с центральной базы, вы за пару секунд проследите весь внутренний маршрут без поиска бумажных накладных.
- Выбор склада-отправителя, склада-получателя и перемещаемого количества на одном удобном экране
- Сканирование штрихкодов товаров камерой смартфона на Android или iOS при погрузке фургона или пополнении витрины
- Сохранение неизменного общего остатка по компании и средневзвешенной себестоимости при обновлении балансов точек
- Полный аудит истории перевозок в разделе Движения товара: кто, когда и какие позиции переместил
Выбор правильного склада в накладных и проверка Отчета по складу
Точность многоскладского учета держится на одной ежедневной привычке: указывать в документе именно тот склад, где физически происходит движение товара. Когда машина поставщика разгружается на Основном складе, выбирайте Основной склад в закупочной накладной. Когда покупатель берет товар на кассе в центральном магазине, выбирайте склад Магазин Центр в накладной на продажу.
В Отчете по складу можно просматривать запасы как в целом по предприятию, так и с фильтром по конкретному складу. Прежде чем оформлять дорогостоящий заказ поставщику из-за того, что в филиале заканчивается позиция, загляните в отчет — возможно, достаточный запас лежит без движения на центральной базе и его нужно просто переместить.
Проведение инвентаризации по отдельным складам без остановки всего бизнеса
Пересчет единого общего остатка вынуждает останавливать все продажи до тех пор, пока не будут проверены каждое помещение и каждая машина. С раздельными складами вы можете проводить поэтапную ревизию по локациям: во вторник утром за двадцать минут пересчитать Автомобиль доставки, в среду вечером после закрытия проверить Торговый зал, а на выходных провести ревизию Основного склада.
Запуская Инвентаризацию в GiroPS, вы сначала выбираете целевой склад. В ведомость подтягиваются ожидаемые остатки только по этой локации, а итоговые корректировки излишков или недостач изменяют баланс исключительно выбранного склада.
Пошаговый План
1. Создайте отдельный Склад для каждой физической точки хранения
Откройте раздел Склады и добавьте понятные локации, например: Основной склад, Торговый зал, Филиал Север или Фургон 1.
2. Внесите начальные остатки по каждой локации
Укажите или пересчитайте фактическое количество каждого товара на каждом складе, чтобы все точки стартовали с выверенного баланса.
3. Оформляйте внутреннюю подсортировку через Межскладское перемещение
При каждой передаче товара с базы в магазин или машину создавайте перемещение, чтобы остаток отправителя уменьшался, а получателя синхронно увеличивался.
4. Указывайте действующий склад в накладных на закупку и продажу
Выбирайте принимающий склад при оприходовании поставок и отгружающий склад при оформлении клиентских продаж.
5. Фильтруйте Отчет по складу перед новыми закупками
Проверяйте остатки по складам в Отчете по складу, чтобы вовремя перераспределять запасы между точками вместо лишних заказов поставщикам.
Практический пример
Пример из практики: Оптово-розничная компания «Горизонт Продукт» (3 точки)
Компания «Горизонт Продукт» ведет учет в одном профиле GiroPS с тремя складами: Центральная база, Магазин на Главной и Автолавка №1. Вот как партия из 120 коробок оливкового масла распределяется между точками в течение недели:
| Этап операции | Склад-источник / получатель | Движение количества | Остатки по складам после операции |
|---|---|---|---|
| Закупочная накладная от поставщика | Приход: Центральная база | +120 коробок | База: 120 | Магазин: 0 | Авто №1: 0 |
| Пополнение витрины магазина | Центральная база → Магазин на Главной | 40 коробок (перемещение) | База: 80 | Магазин: 40 | Авто №1: 0 |
| Утренняя загрузка автолавки | Центральная база → Автолавка №1 | 30 коробок (перемещение) | База: 50 | Магазин: 40 | Авто №1: 30 |
| Продажи в магазине и на маршруте | Магазин (-15) и Авто №1 (-22) | -37 коробок продано | База: 50 | Магазин: 25 | Авто №1: 8 (Всего: 83) |
Частые Ошибки и Как Их Избежать
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать несколько складов для ведения двух разных юридических лиц в одном аккаунте GiroPS?
Нет. Многоскладской учет предназначен для нескольких мест хранения, магазинов или автомобилей внутри одного бизнеса. Юридически отдельные компании с собственными налоговыми реквизитами и раздельными взаиморасчетами должны создаваться как отдельные компании.
Влияет ли межскладское перемещение на мою выручку или расчет прибыли?
Нет. Перемещение лишь меняет распределение количества товара между складами внутри вашей компании. Общий остаток, средневзвешенная себестоимость, выручка от продаж и отчет о прибылях и убытках остаются неизменными.
Могу ли я провести инвентаризацию только на одном складе, пока остальные точки продолжают торговать?
Да. При создании Инвентаризации вы выбираете один конкретный склад. Пересчитываются и корректируются остатки только этой локации, в то время как остальные склады и магазины работают в обычном режиме.
Может ли водитель-экспедитор оформлять перемещения и продажи с колес со смартфона?
Да. В приложениях для Android и iOS сотрудники с соответствующими правами доступа к складу и документам могут проверять остатки, записывать перемещения и выписывать накладные со склада своего автомобиля — а на Android это работает даже без интернета.
Где посмотреть, сколько именно единиц товара осталось на каждом складе?
Точную разбивку количества по каждому складу можно увидеть прямо в карточке товара или в Отчете по складу, применив фильтр по нужной локации.
Ваш бизнес на настоящих экранах приложения
Связанные руководства
Связанные материалы
Следите за товарами и запасами на складах
Записывайте движения, перемещения и инвентаризации. Отслеживайте низкие остатки и при необходимости оформляйте продажи с отрицательным запасом.