Что такое заказ поставщику (Purchase Order) и зачем он нужен?
Заказ поставщику (или заказ покупателя, в международной практике — Purchase Order, PO) — это письменный коммерческий документ, в котором покупатель фиксирует, какие именно товары или услуги, в каком количестве, по какой цене и к какому сроку он заказывает у продавца.
Заказ — это документ, подтверждающий перечень позиций, количество и согласованные цены до фактической отгрузки товара. Сам по себе открытый заказ не меняет складские остатки и баланс контрагента; остатки и взаиморасчёты обновляются только при преобразовании заказа в счёт (накладную/фактуру).
Какие данные должны быть в бланке заказа?
Чётко оформленный заказ служит единым проверочным листом и для поставщика, собирающего отгрузку, и для вашего кладовщика при приёмке коробок. Когда артикулы и цены зафиксированы заранее, сверка пришедшего товара занимает всего несколько минут.
В малом бизнесе заявки нередко отправляют коротким сообщением вроде «пришлите ещё двадцать коробок как в прошлый раз», что часто приводит к путанице с фасовкой или неожиданным расхождениям по цене в итоговом счёте. Полноценный документ заказа включает четыре блока информации.
- Номер заказа, дату оформления, ожидаемую дату поставки и реквизиты покупателя и поставщика.
- Наименование каждого товара, артикул (SKU) или штрихкод, единицу измерения и точное заказанное количество.
- Согласованные цены за единицу, построчные или общие скидки, ставку НДС и итоговую сумму заказа.
- Адрес доставки, комментарии к отгрузке и согласованные условия оплаты.
Чем заказ отличается от коммерческого предложения и счёта?
В торговой цепочке три документа отражают разные этапы сделки: коммерческое предложение — это ценовая оферта продавца; заказ закрепляет твёрдое намерение поставить согласованный объём товара; а счёт (фактура) оформляется при реальной передаче товара и фиксирует задолженность.
Главное учётное отличие касается склада и баланса контрагента. Пока заказ находится в работе, товар ещё не передан, поэтому создание заказа не списывает и не оприходует остатки на складе и не меняет долг клиента или поставщика. Движение по складу и балансу происходит только при переводе заказа в счёт.
Как вести заказы и переводить их в счета в GiroPS
В GiroPS вы можете создать заказ за несколько секунд, отправить его в формате PDF через WhatsApp или по электронной почте, а также принимать заказы от покупателей напрямую по ссылке вашего **Онлайн-каталога**. В списке заказов сразу видно статус каждого документа: ожидает, подтверждён или выполнен.
Когда товар доставлен или получен на склад, перепечатывать позиции вручную не нужно: одним нажатием заказ преобразуется в счёт с сохранением всех товаров, количеств, скидок и цен. А для сборки товара на складе из экрана заказа можно распечатать **Отгрузочный лист / Квитанцию доставки** без цен.
Практический пример
Пример: от уведомления о критическом остатке к заказу и приходному счёту
В строительном магазине остаток картриджей с герметиком опускается ниже критического порога в 30 штук. Владелец создаёт заказ поставщику на 200 картриджей по согласованной закупочной цене 85 за штуку и отправляет PDF оптовику. На этом шаге остаток на складе и баланс расчётов с поставщиком не меняются. Через два дня, когда 200 картриджей поступают на склад, владелец одним нажатием преобразует заказ в счёт на закупку: остаток сразу увеличивается на 200 штук, а кредиторская задолженность перед поставщиком обновляется.
Часто задаваемые вопросы
Меняется ли остаток на складе сразу после создания заказа?
Нет. Заказ фиксирует только намерение поставить или получить товар; фактическое количество на складе и баланс контрагента изменяются только тогда, когда вы преобразуете заказ в подтверждённый счёт.
Что делать, если поставщик привёз только часть заказанного товара?
При преобразовании заказа в счёт просто скорректируйте количество на экране счёта в соответствии с реально принятым товаром. Тогда на склад и в баланс попадёт только фактически доставленное количество.
Можно ли из одобренного коммерческого предложения сразу создать заказ или счёт?
Да. Как только клиент согласовал ваше предложение в GiroPS, вы можете в один клик перевести его в заказ для сборки на складе или сразу в счёт на продажу без повторного ввода строк.