Como fazer contagem e inventário de estoque passo a passo
Quando a quantidade física na prateleira não bate mais com o saldo que aparece na tela, tanto os alertas de estoque crítico quanto o cálculo do seu lucro deixam de ser confiáveis. A contagem de estoque — ou inventário físico — é o processo que alinha os registros do sistema com a mercadoria real da loja e do depósito.
Para fazer uma contagem de estoque precisa, lance primeiro todas as faturas de compra e venda pendentes, organize as prateleiras e pause a movimentação de mercadorias no setor. Abra uma contagem em rascunho por armazém, leia os códigos de barras pelo celular, digite a quantidade física no campo vazio sem ver o saldo do sistema e aprove após conferir as diferenças.
Por que e com que frequência fazer a contagem de estoque?
Em pequenos comércios, os furos de estoque raramente surgem de um único erro grande. Eles se acumulam aos poucos: uma entrega de fornecedor guardada na prateleira antes de lançar a fatura de compra, dois produtos parecidos trocados no caixa ou uma caixa avariada esquecida no fundo do depósito. Se você só conta uma vez por ano, descobrir a origem da diferença vira missão impossível.
O caminho mais seguro é combinar o balanço geral de fim de ano com contagens rotativas mensais ou trimestrais para os produtos de maior giro. Contar com frequência garante que o alerta de estoque crítico funcione na hora certa e evita que o seu capital fique parado em mercadorias com saldo errado.
Preparação antes de contar: evite metade dos erros antes de começar
A maior parte da confusão no dia do inventário acontece quando a equipe começa a contar com prateleiras bagunçadas e caixas sem nota no corredor. Na véspera, junte produtos iguais no mesmo local, anote por fora das caixas abertas quantas unidades restam lá dentro e confira se as unidades de medida (unidade, pacote, kg, metro) estão padronizadas.
O segundo cuidado essencial é o corte de documentos. Registre como fatura de compra toda mercadoria que já entrou fisicamente no armazém. Separe e identifique os pedidos que já foram faturados para clientes mas aguardam retirada, para que ninguém some esses itens novamente ao estoque disponível.
- Lançar todas as faturas de compra e venda pendentes antes de iniciar a contagem
- Agrupar caixas abertas do mesmo produto em uma única prateleira ou endereço
- Padronizar se mercadorias compradas em fardos são contadas por unidade ou por caixa
- Isolar produtos avariados, devoluções e encomendas reservadas fora da área de contagem
Métodos de inventário: contagem geral, rotativa e contagem cega
Você pode adaptar o método à rotina da sua loja. O inventário geral é feito de portas fechadas para conferir cada item do catálogo, enquanto a contagem rotativa (parcial) revisa apenas um corredor ou uma tag de produtos em quinze minutos antes de abrir o comércio.
Qualquer que seja o formato escolhido, aplique sempre a contagem cega: quem está contando deve digitar a quantidade que vê em um campo em branco, sem enxergar o saldo esperado pelo sistema. Quando o funcionário lê numa folha que 'deveria haver 20 unidades', tende a anotar 20 mesmo tendo contado 19; a caixa vazia força uma conferência real.
| Tipo de Contagem | Quando Aplicar | Abrangência | Principal Vantagem |
|---|---|---|---|
| Inventário Físico Geral | Fechamento anual ou de período com loja fechada | Todos os produtos em todos os armazéns | Confirma o valor total exato do estoque |
| Contagem Rotativa (Parcial) | Semanal ou mensal antes de abrir a loja | Uma prateleira, tag ou itens mais vendidos | Corrige diferenças cedo sem parar as vendas |
| Contagem por Armazém | Após transferências ou carga de veículo | Apenas depósito central, loja ou utilitário | Mostra exatamente em qual local houve perda |
| Conferência Rápida | Ao notar falta inesperada na gôndola | Apenas os 5 a 10 itens sob suspeita | Resolve trocas de código ou unidade na hora |
Contando rápido no corredor com a câmera do celular
Anotar risquinhos em pranchetas de papel para digitar tudo no computador à noite dobra o trabalho e cria erros de digitação. No GiroPS, você abre uma contagem de estoque como rascunho para um armazém específico e percorre os corredores lendo os códigos de barras com a câmera do celular para gravar a quantidade física na hora.
Como a contagem fica salva em rascunho, você pode pausar quando precisar e continuar depois. Se contou apenas uma seção, basta escolher manter a quantidade atual dos produtos não contados; se fez o balanço completo do depósito, pode zerar automaticamente os itens que não foram lidos.
- Iniciar um rascunho de contagem para o armazém escolhido e avançar prateleira por prateleira
- Ler o código de barras pelo celular e digitar a quantidade física na caixa vazia
- Manter itens não contados intactos em contagens parciais, ou zerá-los no balanço geral
- Conferir a lista de divergências e recontar diferenças altas antes de aprovar
Conferência de divergências e geração de movimentações de estoque
Assim que todas as quantidades são digitadas, o resumo do rascunho mostra cada diferença positiva ou negativa entre o saldo do sistema e o que foi contado. Antes de aprovar uma sobra ou falta grande, verifique se não ficou uma caixa fechada no estoque de apoio ou se uma compra foi lançada em caixas em vez de unidades.
No momento em que você aprova a contagem, o GiroPS registra automaticamente as diferenças como movimentações de estoque daquele armazém e atualiza os saldos. O valor total do seu estoque é ajustado com base no custo médio ponderado e todo o histórico fica registrado no log de atividades.
Passo a Passo Prático
1. Feche documentos pendentes e arrume as prateleiras
Lance todas as compras recebidas e vendas feitas antes de começar. Agrupe itens iguais no mesmo lugar e anote a quantidade exata nas caixas abertas.
2. Escolha o armazém e abra um rascunho de contagem
Acesse a tela de contagem de estoque no aplicativo, selecione o armazém que será conferido (depósito, loja ou veículo) e crie um novo rascunho.
3. Conte em ordem da esquerda para a direita e às cegas
Siga um roteiro fixo por estante para não pular nem repetir produtos. Leia o código de barras com o celular e informe apenas a quantidade física contada.
4. Reconte os itens com divergências elevadas
Analise no resumo do rascunho os produtos com grandes diferenças. Confira na prateleira se houve confusão entre caixa e unidade ou troca de códigos parecidos.
5. Defina a regra para itens não contados e aprove
Mantenha o saldo dos produtos não contados se fez uma contagem parcial, ou zere esses itens num balanço completo, e aprove para gravar as movimentações.
Cenário prático
Exemplo: Balanço de fim de semana em uma loja de ferragens com 450 itens
Ricardo tem uma loja de materiais e ferragens com 450 produtos e faz a contagem do depósito principal num domingo de manhã. Ele abre um rascunho e escaneia as prateleiras pelo celular em duas horas. Ao revisar quatro divergências antes de aprovar, percebe que sobram 46 tubos de silicone porque uma compra recente de 2 caixas (24 tubos cada) foi lançada como '2 unidades' em vez de 48. Após corrigir a fatura de compra e aprovar a contagem, tanto o saldo quanto o custo médio ficam exatos.
| Produto | Saldo no Sistema | Quantidade Contada | Diferença e Ação |
|---|---|---|---|
| Tinta Acrílica Interna 15 L | 24 Un | 24 Un | 0 Diferença (Saldo confere com a prateleira) |
| Silicone Transparente 280 ml | 12 Un | 58 Un | +46 Un (Corrigido lançamento caixa vs. unidade) |
| Rolo de Pintura 20 cm | 35 Un | 32 Un | -3 Un (Ajuste aprovado reduz estoque para 32) |
| Fita Crepe 50 m | 18 Un | 0 Un | -18 Un (Zerado na contagem geral do depósito) |
Erros Comuns e Soluções
Perguntas frequentes
Perco os dados digitados se a internet cair dentro do depósito?
Não. O aplicativo para Android funciona offline: você pode ler códigos de barras e salvar o rascunho da contagem mesmo em galpões sem sinal, sincronizando tudo quando a conexão voltar.
O que fazer se eu não puder fechar a loja um dia inteiro para contar tudo?
Adote contagens rotativas parciais. Conte uma categoria ou estante por semana e, na hora de aprovar, mantenha o saldo atual dos produtos que não foram contados.
Como os ajustes da contagem afetam o valor financeiro do meu estoque?
Ao aprovar a contagem, o GiroPS gera as movimentações de estoque pelas diferenças e atualiza o valor total usando o custo médio ponderado de cada produto.
Como faço para contar produtos que não têm código de barras?
Dentro da tela de contagem você pode buscar qualquer item pelo nome do produto ou código de estoque, selecioná-lo na lista e digitar a quantidade contada.
Vários funcionários podem contar setores diferentes ao mesmo tempo?
Sim. Se você separar depósito principal, área de loja e veículo de entrega em armazéns distintos, cada funcionário pode conduzir o rascunho do seu próprio local.
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