O que é contagem de estoque (inventário físico) e como fazer?
A contagem de estoque (também chamada de inventário físico ou balanço de estoque) é o processo de contar na mão os produtos que estão na prateleira e no depósito, comparar com o saldo que aparece no sistema e ajustar as diferenças. Ela garante que o estoque do computador bata com a realidade, evitando vender o que já acabou ou comprar mercadoria que ainda está sobrando.
A contagem de estoque compara a quantidade real contada na prateleira com o saldo registrado no sistema. Se houver menos unidades reais há uma falta (quebra/perda), e se houver mais há uma sobra; ao aprovar a contagem, o saldo do sistema é igualado ao físico.
Por que surgem diferenças no estoque e o que elas mostram
Mesmo em lojas bem organizadas, com o tempo o saldo na tela pode se distanciar da quantidade real na prateleira. Fazer a contagem não serve apenas para consertar o número, mas para descobrir por onde o estoque está vazando.
Antes de começar a contar, lance todas as notas de compra e vendas pendentes e pause a movimentação no corredor que está sendo contado, evitando confundir atraso de digitação com sumiço de mercadoria.
- Notas não lançadas ou erro de unidade: mercadoria guardada na prateleira antes de lançar a compra, ou confusão entre caixa fechada e unidade avulsa
- Avarias, quebras e validade: produtos quebrados, vazados ou vencidos que foram descartados sem dar baixa no estoque
- Troca de códigos e perdas: dois itens parecidos bipados um pelo outro na hora da venda, ou furto
Inventário geral vs. contagem rotativa (cíclica)
O inventário geral conta todos os itens da empresa de uma só vez, geralmente com a loja fechada no fim do ano ou do trimestre. Ele entrega uma fotografia completa do depósito, mas exige bastante tempo da equipe.
Já a contagem rotativa (cíclica) divide o trabalho em pequenas conferências semanais: você conta apenas uma prateleira, uma categoria ou os vinte produtos mais vendidos da semana sem precisar fechar as portas.
Como registrar uma contagem de estoque no GiroPS
No GiroPS, você abre primeiro uma contagem de estoque em rascunho para o depósito desejado. Lendo o código de barras com a câmera do celular ou escolhendo na lista, você digita as quantidades contadas; enquanto está em rascunho, o saldo oficial ainda não muda para que você possa conferir divergências.
Quando você revisa as diferenças e aprova a contagem, o GiroPS gera automaticamente as movimentações de ajuste e iguala o saldo do sistema à quantidade real da prateleira.
Cenário prático
Exemplo: conferência e ajuste no corredor de tintas
Uma loja de materiais de construção conta sua seção de tintas no sábado à tarde. O sistema mostra 24 latas de tinta branca e 15 rolos de pintura. Na contagem física aparecem 22 latas de tinta e 16 rolos. Ao investigar, descobre-se que 2 latas amassadas foram descartadas na semana anterior sem baixa no sistema, enquanto 1 rolo foi vendido bipando o código de outro tamanho parecido. Ao informar as quantidades reais (22 e 16) na contagem do GiroPS e aprovar, o sistema baixa 2 latas, soma 1 rolo e deixa o estoque certinho.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo devo fazer a contagem de estoque?
O ideal é fazer um ou dois inventários gerais por ano e manter contagens rotativas semanais ou mensais nos itens de giro rápido e maior valor.
Posso continuar vendendo enquanto faço a contagem?
Para não bagunçar a conta, não deve haver entrada nem saída de mercadoria na prateleira que está sendo contada naquele instante. Se a loja estiver aberta, conte pequenos blocos antes de abrir.
Como fazer a contagem quando tenho mais de um depósito?
Cada depósito, filial ou veículo é contado separadamente. Finalize qualquer transferência entre depósitos antes de começar para que a mesma mercadoria não seja contada duas vezes.