O que é fatura proforma e quando usar? Guia prático para empresas
Depois que o cliente concorda com os produtos, quantidades e preços, muitas vezes você precisa de um documento formal antes de despachar a mercadoria para solicitar um sinal (adiantamento) ou para que o setor financeiro do comprador libere a transferência bancária. Esse documento é a fatura proforma. Como regra essencial, a fatura proforma não é uma fatura fiscal oficial: ela não gera cobrança contábil nem baixa de estoque, e as obrigações de documento fiscal ou nota eletrônica devem ser cumpridas pelo sistema legal específico. Neste guia explicamos para que serve a proforma, como ela se diferencia do orçamento e da fatura definitiva e como organizar esse fluxo no GiroPS.
A fatura proforma é um documento comercial preliminar enviado antes da entrega da mercadoria para confirmar itens, quantidades, preços e condições de pagamento já fechados. Ela não tem valor fiscal, não reduz o estoque e não altera o saldo do cliente. É usada para cobrar adiantamentos, aprovar pagamentos em empresas e confirmar envios.
O que é uma fatura proforma e quando utilizá-la nas vendas?
A fatura proforma funciona como um espelho prévio da venda já combinada entre vendedor e comprador. Enquanto o orçamento inicial serve para apresentar preços e negociar opções, a proforma entra em cena quando o pedido já está fechado, mas a separação ou o envio depende de um pagamento antecipado ou de uma autorização financeira do comprador.
Visualmente ela traz a mesma estrutura de uma fatura comum — linhas de produtos, preços unitários, descontos, impostos e valor total —, porém identificada claramente como Proforma para que nenhuma das partes a confunda com o faturamento definitivo.
- Cobrança de sinal ou pagamento antecipado: Dá ao cliente um documento detalhado para pagar uma entrada (como 30% ou 50%) antes da produção ou entrega.
- Aprovação no financeiro de empresas: Fornece ao setor de compras e aos bancos os valores exatos e dados bancários para liberar a transferência.
- Conferência final antes do despacho: Confirma pela última vez quantidades, unidades e frete antes de embalar e enviar os produtos.
- Comércio exterior e logística: Declara o valor comercial e a descrição das mercadorias para transportadoras, seguro ou desembaraço.
- Pedidos sob encomenda: Registra o aceite das especificações antes de você comprar matéria-prima ou reservar equipamentos.
Diferença entre orçamento, fatura proforma e fatura de venda
Muitos lojistas e distribuidores têm dúvida sobre quando enviar um orçamento, uma proforma ou uma fatura de venda. A diferença está no momento da negociação e no efeito sobre o estoque e a conta do cliente. O orçamento apresenta uma proposta; a proforma confirma o acordo fechado para viabilizar o pagamento prévio; a fatura de venda registra a operação concretizada.
No controle interno da sua empresa, nem o orçamento nem a fatura proforma dão baixa nas mercadorias do depósito ou lançam dívida no saldo do contato. No GiroPS, faturas em rascunho e orçamentos não entram em nenhuma soma de faturamento nem geram valor a receber; somente a fatura de venda aprovada atualiza o estoque e o saldo do cliente.
| Critério | Orçamento Comercial | Fatura Proforma | Fatura de Venda Aprovada |
|---|---|---|---|
| Objetivo Comercial | Apresentar preços e negociar | Confirmar pedido fechado e pedir sinal | Registrar a venda entregue e a cobrança |
| Efeito no Estoque | Não altera o estoque | Não altera o estoque | Dá baixa nas quantidades vendidas |
| Efeito no Saldo do Cliente | Não gera dívida nem saldo | Não gera dívida nem saldo | Lança o valor na conta do contato |
| Validade Fiscal | Proposta comercial informativa | Documento prévio (não é documento fiscal) | Registro comercial (nota fiscal legal à parte) |
Limite legal transparente: Fatura proforma não é nota fiscal oficial
Tanto quem vende quanto quem compra precisa ter clareza sobre um ponto: a fatura proforma não possui validade fiscal ou tributária. Ela não serve para recolhimento ou crédito de impostos, não substitui documentos fiscais obrigatórios e não gera lançamentos contábeis definitivos. A emissão de faturas fiscais ou notas eletrônicas exigidas por lei deve ser feita sempre pelo sistema legal correspondente.
Com total transparência: o GiroPS gera documentos em PDF para orçamentos, proformas e faturas de venda ou compra para o controle operacional do seu negócio, mas não emite notas fiscais eletrônicas oficiais. No GiroPS, você pode manter a negociação como orçamento ou fatura em Rascunho — que não soma nos relatórios nem altera o saldo — e aprová-la apenas quando a entrega for confirmada.
O que deve constar em uma fatura proforma completa?
Para evitar que o setor de contas a pagar do cliente confunda o documento com a cobrança final após a entrega, o título ou a observação de Proforma deve estar bem visível. Assim o comprador consegue programar o adiantamento sabendo exatamente o que será entregue.
Além da lista detalhada de produtos, descontos e impostos, inclua sempre os dados da conta bancária para pagamento e a data de validade daquelas condições.
- Identificação Proforma e datas: Indicação clara de Fatura Proforma, número do documento, data de emissão e prazo de validade.
- Dados do negócio e do contato: Nome da empresa, endereço e dados de contato do vendedor e do comprador.
- Itens e cálculos fechados: Nome dos produtos ou serviços, código de estoque, quantidade, unidade, preço unitário, descontos, imposto e total.
- Condições de pagamento e envio: Valor ou percentual do sinal exigido, dados bancários para transferência e prazo de entrega após o pagamento.
Como ir da proforma para a fatura aprovada e o recebimento parcial no GiroPS
Montar uma proforma em uma planilha separada obriga você a digitar todos os itens novamente quando o cliente paga o sinal. No GiroPS, você resolve isso usando um orçamento ou salvando a fatura de venda no status Rascunho para gerar o PDF prévio.
Enquanto a fatura está em Rascunho, seu estoque físico continua intacto e a ficha do cliente não mostra dívida em aberto. Assim que o cliente transfere o adiantamento e você despacha os produtos, basta aprovar a fatura com um toque e registrar o recebimento parcial na sua conta caixa ou banco, mantendo o saldo restante sob controle.
Passo a Passo Prático
1. Selecione o contato do cliente e inicie um orçamento ou rascunho
Escolha o comprador na lista de contatos. Abra um novo orçamento ou crie uma fatura de venda mantendo o status como Rascunho.
2. Insira os produtos, unidades, descontos e impostos combinados
Adicione os itens e quantidades exatas confirmadas pelo cliente, confira as unidades de medida e revise os descontos e impostos.
3. Informe a observação Proforma, o sinal e os dados bancários
Escreva nas notas do documento que se trata de uma fatura proforma para pagamento antecipado, indicando o valor do sinal, a conta bancária e a validade.
4. Compartilhe o PDF pelo WhatsApp ou por e-mail
Envie o PDF organizado para o cliente para que o setor financeiro dele possa autorizar e realizar a transferência.
5. Aprove a fatura na entrega e lance o recebimento parcial
Confirmado o pagamento e enviada a mercadoria, converta ou aprove a fatura de venda para baixar o estoque e abater o sinal recebido.
Cenário prático
Exemplo: Distribuidor de equipamentos para cafeteria pede 30% de sinal via proforma
Um fornecedor de equipamentos comerciais fecha com uma nova cafeteria a venda de 2 máquinas de espresso, 2 moedores e o pacote de instalação por R$ 8.000 com impostos incluídos. Antes de despachar os aparelhos, ele envia um PDF proforma solicitando 30% de entrada (R$ 2.400). Nessa etapa o estoque não muda. Quando o cliente transfere os R$ 2.400 e recebe os equipamentos, o vendedor aprova a fatura de venda no GiroPS e registra o recebimento parcial, ficando um saldo restante de R$ 5.600 na conta do contato.
| Etapa do Fluxo | Documento / Ação | Efeito no Estoque | Efeito na Conta do Cliente e Banco |
|---|---|---|---|
| 1. Acordo do Pedido | PDF Proforma / Rascunho de R$ 8.000 | Sem alteração (0 baixado) | Saldo do contato permanece R$ 0 |
| 2. Recebimento do Sinal | Cliente transfere 30% (R$ 2.400) | Equipamentos separados para envio | Conta banco +R$ 2.400; entrada registrada |
| 3. Entrega e Aprovação | Fatura de venda aprovada (R$ 8.000) | Baixa de 2 máquinas e 2 moedores | Valor total lançado na ficha do cliente |
| 4. Controle do Restante | Abatimento do recebimento parcial | Entrega concluída | Saldo restante a receber: R$ 5.600 |
Erros Comuns e Soluções
Perguntas frequentes
A fatura proforma tem validade fiscal perante os órgãos de tributação?
Não. A fatura proforma é um documento comercial preliminar usado para confirmar valores e solicitar pagamento antecipado. As obrigações de faturamento oficial e nota fiscal eletrônica devem ser atendidas separadamente pelo sistema legal aplicável.
O GiroPS emite nota fiscal eletrônica oficial?
Não. O GiroPS gera documentos em PDF de orçamentos, proformas e faturas de venda ou compra para o controle operacional de estoque, caixa e contatos, mas não emite notas fiscais eletrônicas oficiais.
As faturas salvas em Rascunho no GiroPS baixam estoque ou geram dívida para o cliente?
Não. Os rascunhos não entram em nenhum total de vendas, não mostram saldo pendente a receber e não reduzem o estoque. O estoque e o saldo do contato só são atualizados quando a fatura é aprovada.
Como registro o sinal pago pelo cliente após o envio da proforma?
Você pode registrar a entrada na sua conta caixa ou banco dentro do GiroPS. Quando a fatura de venda é aprovada, esse recebimento parcial reduz automaticamente o saldo restante da fatura.
Posso gerar um documento proforma em dólar ou outra moeda estrangeira?
Sim. Você pode selecionar a moeda do documento e informar a taxa de câmbio para enviar o PDF na moeda do comprador mantendo os valores convertidos na moeda do seu negócio.
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