O que é um orçamento comercial e como montar um passo a passo?
O orçamento comercial (também chamado de proposta comercial ou cotação de preços) é o documento pelo qual o vendedor apresenta formalmente ao cliente os produtos ou serviços oferecidos, detalhando preços unitários, descontos, condições de pagamento e prazo de validade da oferta.
Um orçamento comercial é uma proposta escrita de preços entregue ao cliente antes de fechar a venda, mostrando itens, quantidades e valor total. Emitir um orçamento não baixa o estoque nem gera cobrança na ficha do cliente; o estoque e o saldo financeiro só mudam quando o orçamento vira fatura.
Quais informações não podem faltar em um bom orçamento?
O orçamento costuma ser o primeiro documento formal que o cliente recebe da sua empresa. Enviar uma proposta detalhada item por item em vez de apenas mandar um valor solto por mensagem passa profissionalismo, mostra exatamente o que está incluso e evita dúvidas futuras.
Além disso, como o custo de reposição dos fornecedores pode variar, nunca deixe um orçamento sem prazo final: informar a data de validade protege sua margem de lucro e incentiva o cliente a fechar negócio mais rápido. Um orçamento completo reúne quatro blocos.
- Número do orçamento, data de emissão, prazo de validade da proposta e dados do vendedor e do cliente.
- Descrição clara de cada produto ou serviço, código do produto (SKU), unidade de medida e quantidade proposta.
- Preços unitários, descontos por item ou no documento, alíquota de imposto, valor do imposto e total geral.
- Prazo estimado de entrega, forma de pagamento e observações ou condições específicas da proposta.
Diferença entre orçamento, fatura proforma e fatura de venda
O orçamento faz parte da etapa de negociação: o cliente ainda está comparando opções e pode pedir para alterar quantidades ou itens. A fatura proforma entra em cena quando o cliente já aceitou as condições e precisa de uma pré-fatura para liberar um adiantamento (sinal) ou aprovação financeira interna.
Já a fatura de venda é o documento definitivo emitido na entrega dos produtos ou serviços. Nem o orçamento nem a proforma tiram mercadoria do estoque ou lançam dívida no saldo do cliente; somente a fatura confirmada movimenta o estoque e o contas a receber.
Como criar orçamentos e converter em fatura no GiroPS
No GiroPS você monta um **Orçamento** em poucos segundos escolhendo produtos do catálogo, aplicando descontos e gerando um PDF limpo para enviar por WhatsApp ou e-mail. Na lista de orçamentos você acompanha o que está pendente, aprovado ou recusado.
Quando o cliente aprova o orçamento, você não precisa digitar nada novamente: com um único toque você converte a proposta em **Pedido** para separação no depósito ou diretamente em **Fatura de venda**, levando todos os itens e preços automaticamente.
Cenário prático
Exemplo: do orçamento de reforma para a fatura de venda
Uma loja de materiais de construção prepara um orçamento para um escritório de arquitetura com 120 m² de piso laminado a 350 por m², 80 metros de rodapé a 60 por metro e serviço de instalação, aplicando 5% de desconto geral e validade de 10 dias. O PDF é enviado pelo WhatsApp. Enquanto o cliente analisa, o estoque da loja e o saldo do cliente não sofrem alteração. Cinco dias depois, o cliente aprova a proposta e o lojista converte o orçamento em fatura de venda no GiroPS com um clique: os materiais saem do estoque e o valor entra na conta a receber do cliente.
Perguntas frequentes
Enviar um orçamento já desconta os produtos do meu estoque?
Não. O orçamento é apenas uma proposta comercial; a quantidade física no seu estoque e o saldo da conta do cliente permanecem iguais até que o orçamento seja aprovado e convertido em fatura.
Por que devo sempre colocar prazo de validade no orçamento?
Os preços de compra dos fornecedores e o câmbio mudam com o tempo. Definir uma validade (como 7 ou 15 dias) evita que o cliente queira comprar meses depois pagando um preço antigo defasado.
E se o cliente quiser mudar quantidades antes de fechar?
Você pode editar o orçamento no GiroPS para atualizar quantidades ou descontos e reenviar o PDF, ou ajustar os números diretamente na tela ao converter o orçamento em pedido ou fatura.