Controle de estoque por código OEM e contas de oficinas para lojas de autopeças
Em uma loja de autopeças, a agilidade no balcão e a certeza de entregar a peça certa definem cada venda. Quando o mecânico liga com o carro no elevador, você precisa confirmar em segundos se tem o filtro, jogo de pastilhas de freio, rolamento, correia ou sensor correto entre milhares de itens. Se as entregas diárias por motoboy para as oficinas são anotadas em bloquinhos de papel que somem, se os itens de revisão acabam sem aviso ou se peças de giro lento ficam meses paradas na prateleira prendendo capital, o lucro desaparece. Este guia mostra como organizar o estoque por código OEM, o caderninho das oficinas e o caixa no GiroPS.
Cadastre cada peça com código OEM, referência do fabricante, código de barras e etiquetas de grupo para encontrá-la em segundos no balcão ou ao telefone. Inclua os modelos de veículos compatíveis no nome ou na descrição do produto. Controle os saldos em aberto das oficinas mecânicas, devoluções e pagamentos parciais enviando extratos em PDF pelo WhatsApp. Evite rupturas com alertas de estoque crítico e identifique peças encalhadas com o relatório de inatividade.
Por que o estoque e as contas das oficinas saem do controle no balcão de autopeças?
Uma loja de autopeças trabalha com milhares de referências que parecem quase iguais por fora, mas servem em motores, anos e versões diferentes. Para um mesmo filtro de óleo ou disco de freio, é comum ter na mesma prateleira a peça original e duas ou três marcas paralelas equivalentes. Quando os produtos são cadastrados apenas com nomes genéricos, sem o código do fabricante nem o código de barras da caixa, o balconista entrega a peça errada, o índice de devolução sobe e o estoque físico deixa de bater com o sistema.
O segundo gargalo é o movimento diário na conta aberta com oficinas mecânicas, autoelétricas, funilarias e frotas. Os mecânicos pedem peças várias vezes ao dia, devolvem à tarde o item que não serviu no veículo e acertam a conta por semana ou por quinzena. Anotar essas saídas e devoluções em fichas de papel faz com que abatimentos sejam esquecidos e gera discussão na hora do fechamento. Além disso, quando a distribuidora reajusta os preços, não atualizar o custo médio ponderado faz você vender abaixo do custo de reposição.
Busca instantânea por código OEM, código de barras e etiquetas de sistema
No GiroPS, cada cadastro de produto reúne código SKU, código de barras, unidade de medida (peça, jogo, kit, litro), preço de custo, preço de venda e etiquetas. Você pode importar sua planilha de Excel em poucos minutos e separar o catálogo com etiquetas como freio, filtros, suspensão, ignição, elétrica ou lubrificantes. No balcão, basta ler o código de barras da embalagem com a câmera do celular ou com um leitor USB/Bluetooth, ou digitar a numeração OEM diretamente na busca para ver saldo e preço na hora.
O GiroPS não possui consulta integrada por chassi (VIN) ou placa, banco de dados automático de aplicação veicular nem controle por número de série. Em vez disso, você anota de forma prática as montadoras, modelos, motores e anos compatíveis no próprio nome do item, na descrição ou nas etiquetas. Assim, ao pesquisar tanto pelo código OEM quanto pelo modelo do carro, todas as opções originais e similares disponíveis aparecem imediatamente na tela.
- Busca por código OEM e fabricante: localize a peça exata e suas conversões em segundos
- Etiquetas por categoria: filtre freios, filtros, correias, embreagens e óleos com um toque
- Leitura por câmera ou scanner: acelere o atendimento no balcão e a conferência de prateleira
- Custo médio ponderado: recálculo automático do custo unitário a cada nova nota de compra
Contas abertas de oficinas mecânicas, devoluções de peças e extrato em PDF
Abra um contato individual para cada oficina mecânica, autoelétrica, retífica ou cliente frotista que compra a prazo. Cada peça enviada pelo entregador durante o dia é lançada em uma fatura de venda que soma ao saldo da oficina. Se o mecânico devolver uma peça nova porque não serviu no carro, você registra uma devolução de venda: o item volta imediatamente para o estoque e o valor é abatido na hora da dívida da oficina. Quando o cliente paga em dinheiro, Pix, cartão ou transferência no fim da semana, basta lançar um recebimento parcial no caixa ou banco.
No dia de fechar a semana ou o mês, em vez de somar canhotos de papel, gere um extrato de conta em PDF filtrado por período e envie pelo WhatsApp com um toque. O mecânico confere cada peça retirada, cada devolução descontada e cada pagamento efetuado com total transparência. Pelo relatório de vencimento de contas a receber você acompanha atrasos acima de 30, 60 e 90 dias, e com o perfil de preço de custo oculto seus balconistas vendem sem ver sua margem de lucro. Os PDFs gerados são documentos comerciais de controle e não substituem NF-e ou cupom fiscal.
Alertas de estoque crítico para revisão e relatório de peças sem giro
Ficar sem itens de giro diário como filtro de óleo, filtro de ar e cabine, velas, palhetas, lâmpadas, aditivo de radiador ou óleo de motor faz a oficina comprar o pacote inteiro de revisão no concorrente. Ao definir um nível de estoque crítico para esses produtos no GiroPS, você recebe um alerta na tela inicial assim que a quantidade cai abaixo do mínimo, facilitando a lista de reposição junto ao distribuidor.
Por outro lado, grande parte do capital de uma loja de autopeças costuma ficar presa em peças específicas que passam meses esquecidas no fundo da estante. O relatório de inatividade de estoque mostra exatamente quais itens não tiveram nenhuma venda nos últimos 30, 60 ou 90 dias e qual o valor total empatado neles. Com isso, você evita recomprar referências paradas e pode criar promoções para transformar estoque morto em dinheiro no caixa.
- Alertas de estoque crítico: evite falta de filtros, pastilhas, correias e fluidos de alta saída
- Relatório de inatividade: descubra peças sem venda há 30, 60 ou 90 dias e destrave seu capital
- Devolução sem dor de cabeça: acerte o saldo da prateleira e a conta do mecânico no mesmo lançamento
- Custo de compra protegido: vendedores atendem no balcão sem visualizar preços de fornecedor
Cenário prático
Exemplo prático: Loja de autopeças com 6.000 itens e 55 oficinas cadastradas
A Autopeças Avenida trabalha com mais de 6.000 referências de filtros, freios, suspensão e motor para carros de passeio e utilitários, atendendo clientes no balcão e 55 oficinas mecânicas da região com fechamento semanal. Antes, a equipe procurava códigos equivalentes em catálogos impressos, anotava as entregas de motoboy e as devoluções em blocos de papel que viviam sumindo, e deixava sensores caros parados na prateleira por quase um ano. Depois de importar sua planilha Excel para o GiroPS com códigos OEM e aplicações na descrição, a loja configurou estoque crítico nos 500 itens de maior giro e cadastrou as 55 oficinas. Hoje qualquer peça é localizada em três segundos, todo sábado os extratos em PDF seguem pelo WhatsApp para acerto sem discussão e os itens sem venda há 90 dias são revisados todo mês.
Passo a Passo Prático
1. Importe as peças com código OEM, código de barras e aplicação
Suba sua planilha Excel colocando o número OEM ou do fabricante no campo SKU, os modelos e anos dos veículos compatíveis no nome ou descrição e o grupo nas etiquetas.
2. Defina o estoque crítico para itens de revisão e giro rápido
Configure quantidades mínimas para filtros, pastilhas, velas, lâmpadas, correias e lubrificantes para receber avisos antes que a prateleira esvazie.
3. Cadastre as oficinas mecânicas e frotistas como contatos
Registre cada oficina com seu saldo inicial e lance diariamente as entregas de peças, as devoluções e os pagamentos parciais via Pix, dinheiro ou cartão.
4. Envie extratos semanais em PDF e acompanhe o estoque parado
Compartilhe o extrato da conta em PDF pelo WhatsApp no dia do acerto e consulte mensalmente o relatório de inatividade de 30/60/90 dias.
Erros Comuns e Soluções
Perguntas frequentes
O GiroPS possui consulta por chassi (VIN), placa ou catálogo automático de aplicação?
Não. O GiroPS não tem decodificador de chassi ou placa, banco de dados automático de veículos nem rastreamento por número de série. Em vez disso, você salva os códigos OEM no SKU e escreve as montadoras, modelos e anos compatíveis no nome, na descrição ou nas etiquetas para pesquisar em segundos.
Como controlar a peça original e várias marcas paralelas para o mesmo código OEM?
Crie um produto separado para cada marca com seu próprio código, código de barras e preço, e inclua a referência OEM compartilhada na descrição ou nas etiquetas. Ao buscar por esse código OEM, você verá na tela todas as marcas disponíveis com o estoque atual.
Como lançar peças que o mecânico pede de manhã e devolve à tarde porque não serviram?
Lance a saída normalmente como uma fatura de venda na conta da oficina. Se a peça voltar sem uso, registre uma devolução de venda: a quantidade retorna ao estoque automaticamente e o valor é descontado do saldo em aberto da oficina.
Como descobrir quais autopeças estão encalhadas na prateleira há vários meses?
O relatório de inatividade de estoque lista todos os produtos sem nenhuma venda nos últimos 30, 60 ou 90 dias junto com o valor de custo acumulado, ajudando você a fazer liquidações.
Posso esconder o preço de custo das peças para os balconistas da loja?
Sim. Ao atribuir um perfil com preço de compra oculto, seus funcionários podem pesquisar peças, ler códigos de barras, registrar vendas e enviar extratos para as oficinas sem ver seus custos de fornecedor nem sua margem.