Gestão de estoque, pedidos e cobrança para distribuidoras e comércio atacadista
No atacado e na distribuição, o lucro depende de separar grandes volumes sem erros e receber em dia as vendas a prazo. Quando os pedidos chegam espalhados no WhatsApp, o estoque do galpão central não bate com a carga dos carros de entrega ou o saldo devedor de cada cliente fica apenas na memória, o capital de giro trava rapidamente. Esta página mostra como uma distribuidora organiza todo o seu fluxo — do orçamento à cobrança — dentro do GiroPS.
Cadastre os produtos por caixa, fardo ou palete e compartilhe o link do catálogo online para receber pedidos diretos dos seus clientes comerciais. Imprima um romaneio de entrega sem preços para a separação no depósito e converta o pedido em fatura PDF com um toque após a entrega. Controle o depósito central e os veículos em armazéns separados, oculte o preço de custo dos vendedores externos e acompanhe vencimentos e recebimentos parciais.
Por que a operação de uma distribuidora perde o controle?
Diferente do varejo de balcão, distribuidoras e atacadistas vendem em grande quantidade para clientes recorrentes e quase sempre trabalham com prazo de pagamento. Quando dezenas de itens chegam todos os dias por ligação, áudio ou anotação em papel, digitar tudo manualmente gera troca de códigos, caixas esquecidas ou preços antigos. Faturar errado para um lojista gera devolução, retrabalho e desgaste comercial.
O segundo gargalo está entre o galpão, a rua e o financeiro. Se a mercadoria sai para os veículos de pronta-entrega sem uma transferência de estoque registrada, ninguém no escritório sabe quantas caixas realmente restam no depósito principal. Ao mesmo tempo, clientes atacadistas costumam pagar em parcelas ou abater valores a cada nova entrega; sem vincular cada recebimento parcial à fatura correta, fechar a conta no fim do mês vira uma dor de cabeça.
Catálogo online B2B e fluxo do orçamento à fatura
Assim que você cadastra seus produtos no GiroPS com código de estoque, código de barras, fotos e unidade de venda no atacado (caixa, fardo, pacote ou palete), já pode compartilhar seu catálogo de produtos online por um link simples. Mercadinhos, restaurantes e revendedores abrem o link no navegador, conferem os itens e enviam o pedido diretamente, eliminando horas de digitação manual no fim do expediente.
Para negociações maiores, você envia um orçamento em PDF com desconto por item ou no total do documento. Quando o comprador aprova, você converte o orçamento em pedido sem precisar redigitar nada. A equipe do depósito imprime a partir do pedido um romaneio de entrega sem preços para conferência física no carregamento. Entregue a mercadoria, o pedido vira fatura de venda com um toque, baixando o estoque e lançando o valor na conta do cliente. Os PDFs gerados são documentos comerciais de controle e não substituem a emissão de NF-e ou NFC-e junto à SEFAZ.
- Link do catálogo online: clientes fazem pedidos direto pelo navegador sem baixar aplicativo
- Conversão rápida: transforme orçamento em pedido e em fatura sem retrabalho
- Romaneio sem preços: guia de separação e entrega focada apenas nas quantidades
- Descontos por linha e no documento: cálculo claro do valor líquido e impostos
Depósito central, veículos de entrega e permissões da equipe
Em uma distribuidora, o estoque não fica parado em um único endereço: além do galpão central, furgões e caminhões de rota funcionam como depósitos móveis. No GiroPS você cria um armazém para o depósito principal e um armazém separado para cada veículo ou filial. Ao registrar pela manhã uma transferência entre armazéns com os fardos carregados no carro, você sabe em tempo real o que está na prateleira e o que está rodando na rua.
Você pode adicionar vendedores externos, motoristas e conferentes usando um link de convite válido por 24 horas. Ao atribuir um perfil com preço de compra oculto, o vendedor consulta o estoque disponível, cria orçamentos e pedidos e registra recebimentos na rota, mas fica impedido de ver preços de custo, faturas de fornecedores e margens de lucro. Mesmo em galpões sem sinal ou estradas sem internet, o aplicativo Android funciona offline e sincroniza tudo automaticamente quando a conexão volta.
Contas a receber, recebimentos parciais e relatório de atrasos
Vender a prazo exige acompanhar de perto o vencimento de cada fatura. Ao informar a data de vencimento na venda, o GiroPS destaca automaticamente as cobranças próximas e as vencidas. Antes de liberar um novo carregamento para um cliente com saldo alto, o relatório de idade dos recebíveis mostra os valores em atraso separados por faixas de 30, 60 e mais de 90 dias.
Quando o cliente paga uma parte da nota em dinheiro, Pix ou transferência durante a entrega, você lança esse recebimento parcial na conta caixa ou banco correspondente e o saldo restante da fatura diminui na hora. Sempre que precisar alinhar os números com o comprador, basta gerar o extrato de conta em PDF por período e enviar pelo WhatsApp em poucos segundos.
- Relatório de vencimentos: identifique rapidamente saldos atrasados há 30, 60 e 90+ dias
- Recebimento parcial: saiba exatamente quanto já foi pago e quanto falta em cada fatura
- Extrato de conta em PDF: envie o histórico completo de compras e pagamentos no WhatsApp
- Custo médio ponderado: recalcula o custo do estoque automaticamente a cada nova compra
Cenário prático
Exemplo: Distribuidora de bebidas e alimentos atendendo 120 comércios
A Distribuidora Horizonte trabalha com 450 itens em caixas e fardos no galpão principal e atende 120 mercadinhos, padarias e lanchonetes com dois utilitários. Antes, os vendedores passavam pedidos por telefone à noite, o estoque dos carros era controlado no papel e os pagamentos parciais demoravam dias para bater no caixa. Após importar produtos e clientes do Excel para o GiroPS, a empresa criou armazéns separados para o galpão e para os dois veículos, liberou acesso aos vendedores ocultando o preço de custo e enviou o link do catálogo online aos clientes fixos. No primeiro mês, os erros de separação caíram drasticamente e oito contas atrasadas há mais de 60 dias foram quitadas após o envio do extrato em PDF.
Passo a Passo Prático
1. Importe os produtos com unidade de atacado e código
Suba sua planilha do Excel informando código de estoque, código de barras, unidade (caixa, fardo, palete) e o nível de estoque crítico.
2. Cadastre o depósito central e os veículos como armazéns
Crie um armazém para o galpão principal e um para cada carro de rota, registrando a contagem inicial de estoque em cada local.
3. Adicione os clientes com saldo inicial e envie o catálogo
Cadastre seus clientes atacadistas como contatos com o saldo em aberto atual e compartilhe o link do catálogo online para pedidos diretos.
4. Convide a equipe ocultando custos e acompanhe os vencimentos
Inclua vendedores e conferentes por link de convite com preço de compra oculto, defina vencimentos nas faturas e lance os recebimentos diários.
Erros Comuns e Soluções
Perguntas frequentes
Meus clientes precisam baixar algum aplicativo para pedir pelo catálogo online?
Não. O link do catálogo online abre direto no navegador do celular ou computador. O cliente escolhe os produtos, envia o pedido e ele aparece na hora na sua tela do GiroPS.
Consigo impedir que os vendedores externos vejam o preço de custo e a margem?
Sim. Ao atribuir uma função com preço de compra oculto, o vendedor consulta o estoque e cria orçamentos, pedidos e vendas, mas não vê custos, faturas de compra nem relatórios de lucro.
Posso imprimir um romaneio ou nota de entrega sem mostrar os preços?
Sim. A partir de qualquer pedido você pode gerar um PDF de entrega sem valores, ideal para a separação no galpão e conferência na entrega ao cliente.
O aplicativo funciona quando o motorista ou vendedor está sem internet na rua?
Sim. O aplicativo para Android funciona offline: sua equipe registra pedidos, faturas e recebimentos sem sinal e tudo é sincronizado automaticamente quando a internet volta.
Quanto custa começar a usar o GiroPS na minha distribuidora?
Você pode começar gratuitamente. Quando o volume de registros, depósitos ou membros da equipe ultrapassar os limites gratuitos, basta escolher uma das opções na página de Planos.