O que é uma fatura proforma e quando ela deve ser usada?
A fatura proforma é um documento comercial provisório emitido em formato de fatura depois que comprador e vendedor já fecharam acordo sobre produtos e preços, mas antes do envio da mercadoria ou do pagamento de um sinal (adiantamento). Embora tenha a mesma estrutura visual da cobrança final, ela funciona como confirmação formal do negócio e não como nota fiscal definitiva.
A fatura proforma mostra ao comprador o detalhamento exato de itens, quantidades, impostos e valor total antes da conclusão da venda. Ela não é uma nota fiscal ou fatura eletrônica oficial do governo, não dá baixa no estoque e não gera dívida na ficha do cliente até ser convertida em fatura de venda.
Quais dados entram na fatura proforma e quando utilizá-la
Nas vendas para outras empresas, é muito comum que o setor financeiro ou de compras do cliente peça uma fatura proforma para liberar uma transferência de adiantamento, aprovar o pedido internamente ou preparar a documentação de embarque antes de a mercadoria sair do depósito.
Para não haver confusão com o documento definitivo, o cabeçalho precisa exibir claramente o título **Fatura Proforma** e o prazo de validade das condições. Uma proforma completa reúne quatro blocos principais de informação.
- Identificação clara como 'Fatura Proforma', número do documento, data de emissão e data de validade.
- Nome empresarial, dados de contato e endereço de entrega do vendedor e do comprador.
- Descrição dos produtos ou serviços, código SKU, quantidade, preço unitário, descontos, impostos e total geral.
- Condições de pagamento antecipado (sinal), dados bancários para transferência e prazo estimado de entrega.
Diferença entre orçamento, fatura proforma e fatura de venda
O orçamento (cotação) faz parte da etapa de negociação, quando o cliente ainda está comparando preços ou pedindo alterações de quantidade. A fatura proforma entra depois que o cliente aprova a proposta: ela formaliza os itens combinados no layout de fatura para destravar o pagamento inicial ou a autorização de compra.
Já a fatura de venda definitiva é emitida quando a mercadoria ou serviço é entregue. A fatura proforma não é um documento fiscal nem nota eletrônica oficial; ela não reduz o saldo do estoque e não lança débito na conta do cliente. Somente a fatura de venda confirmada movimenta o estoque e o saldo financeiro.
Como gerenciar orçamentos, proformas e faturas no GiroPS
No GiroPS você conduz todo o fluxo comercial, da primeira proposta até a venda concluída, sem precisar redigitar nenhum produto. Basta escolher os itens do catálogo, informar descontos e impostos e gerar em segundos um PDF limpo de orçamento, proforma ou fatura para enviar por WhatsApp ou e-mail.
Aviso importante: o GiroPS gera documentos comerciais em PDF (orçamentos, proformas e faturas comerciais) para o controle da sua empresa e alinhamento com o cliente; ele não emite notas fiscais eletrônicas oficiais vinculadas a órgãos do governo. Quando o sinal é pago ou o pedido é entregue, você converte o documento com um toque em **Pedido** ou **Fatura de venda**, atualizando estoque e conta do cliente automaticamente.
Cenário prático
Exemplo: recebendo 50% de sinal com uma fatura proforma
Um fornecedor de móveis para escritório fecha negócio com uma clínica para entregar 6 mesas de trabalho (preço unitário 4.500) e 6 cadeiras ergonômicas (preço unitário 2.500), somando 42.000, com pagamento de 50% de sinal antes da entrega. Para que o financeiro da clínica autorize a transferência, o vendedor envia o PDF proforma de 42.000 com os dados bancários. Nessa etapa, o estoque do depósito permanece intacto. Assim que o sinal de 21.000 cai na conta, o recebimento é registrado na ficha do cliente e, no dia da entrega, o documento é convertido com um clique em fatura de venda — baixando os móveis do estoque e deixando os 21.000 restantes como saldo a receber.
Perguntas frequentes
A fatura proforma vale como nota fiscal ou fatura eletrônica oficial?
Não. A fatura proforma é um documento comercial provisório usado para confirmar valores e solicitar pagamento antecipado; ela não substitui uma nota fiscal ou fatura tributária oficial.
Enviar uma fatura proforma já desconta os produtos do meu estoque?
Não. Enquanto a negociação estiver na fase de orçamento ou proforma, nem a quantidade em estoque nem o saldo devedor do cliente sofrem alteração até que o documento seja convertido em fatura de venda.
O que fazer se o cliente desistir da compra depois de receber a proforma?
Como a proforma não gera movimentação de estoque nem lançamento de dívida na conta do cliente, não é necessário emitir estorno contábil; basta marcar o documento preliminar como cancelado ou recusado.