Como controlar o estoque entre depósito, loja e veículo de entrega
Quando o negócio cresce, a mercadoria deixa de ficar em um único cômodo: uma parte fica guardada no galpão principal, outra fica exposta na prateleira da loja, outra está na filial ou carregada na van de entrega. Somar tudo em um número só faz o vendedor prometer itens que não estão na loja. Com múltiplos depósitos, você sabe o saldo exato de cada local.
Para controlar o estoque em vários locais dentro do mesmo negócio, cadastre cada ponto físico — Depósito Central, Loja, Filial ou Veículo — como um Armazém separado. Registre uma Transferência entre depósitos quando mover mercadorias, escolha o depósito na fatura e acompanhe o Relatório de estoque.
Por que um saldo único de estoque atrapalha o balcão e as compras
Poucas coisas geram mais desgaste no balcão do que ver no sistema que existem 10 unidades disponíveis quando a prateleira da loja está vazia. Na prática, essas 10 unidades estão fechadas em caixas no galpão a quilômetros dali ou dentro do carro de um vendedor externo. Quando todos os locais ficam misturados em um único saldo, o atendente vende o que não pode entregar na hora e o comprador pede de novo o que já tem guardado.
Ao criar no GiroPS um Armazém (Depósito) separado para cada espaço físico, você enxerga tanto a quantidade total da empresa quanto a divisão exata entre Depósito Central, Loja, Filial ou Veículo. Assim, sua equipe sabe na hora onde cada item está.
- Separar os produtos expostos para venda imediata na loja das caixas fechadas guardadas no galpão
- Controlar a mercadoria carregada em vans de pronta-entrega ou carros de assistência como estoques móveis
- Enxergar quais itens estão acabando em uma filial antes que falte produto para o cliente
- Descobrir exatamente em qual depósito, loja ou veículo estão acontecendo perdas ou diferenças de contagem
Limite importante: múltiplos depósitos não são múltiplas empresas
Antes de cadastrar seus locais, vale deixar claro um limite do sistema: o controle de múltiplos depósitos no GiroPS serve para gerenciar diferentes locais de armazenamento (galpão, loja, filial, veículo) dentro de um mesmo negócio. Ele não é um sistema multiempresa para juntar CNPJs diferentes com cadastros de clientes e caixas independentes na mesma conta.
Todos os depósitos do seu negócio usam o mesmo catálogo de produtos e a mesma lista de Contatos (clientes e fornecedores). Quando você manda caixas do galpão para a loja, isso não é uma venda comercial, e sim uma transferência interna: apenas o local do estoque muda, sem inflar seu faturamento nem bagunçar o custo médio.
| Tipo de Local | Papel na Operação | Como o Estoque Entra | Como o Estoque Sai |
|---|---|---|---|
| Depósito Central / Galpão | Recebimento de fardos e caixas dos fornecedores | Fatura de compra lançada no Depósito Central | Transferência para a loja, filial ou veículo |
| Loja / Balcão | Venda direta para o cliente que entra na loja | Transferência do Depósito ou compra direta | Fatura de venda lançada no estoque da Loja |
| Veículo de Entrega / Rota | Estoque móvel para pronta-entrega ou serviços | Transferência da manhã do Depósito para o Veículo | Fatura de venda pelo celular saindo do Veículo |
| Segunda Filial | Outro ponto de venda do mesmo negócio | Transferência do Depósito ou entrega direta | Fatura de venda da filial ou ajuste de contagem |
Como funciona a Transferência entre depósitos na prática
Se você tira 20 caixas do galpão para abastecer a loja e tenta controlar isso fazendo uma baixa manual de um lado e uma entrada manual do outro, é questão de tempo até alguém esquecer uma das pontas. A Transferência entre depósitos no GiroPS junta o depósito de origem e o depósito de destino em um único lançamento: ao salvar, o saldo diminui na origem e aumenta no destino na mesma hora.
Cada transferência fica gravada no histórico de Movimentações de estoque com data, usuário, origem e destino. No fim da semana, você confere em segundos tudo o que saiu do galpão para o carro de entrega sem depender de anotações em papel.
- Escolher depósito de origem, depósito de destino e quantidades em uma única tela
- Bipar os códigos de barras pela câmera do celular Android ou iOS enquanto carrega a van
- Atualizar o saldo de cada local sem alterar o estoque total nem o lucro do negócio
- Rastrear todo o histórico de remessas internas na lista de Movimentações de estoque
Escolher o depósito certo nas faturas e consultar o Relatório de estoque
Para que o saldo de cada local bata sempre com a prateleira, basta seguir uma regra diária: selecionar em cada fatura de compra ou de venda o depósito onde a mercadoria realmente entrou ou saiu. Se o fornecedor descarregou no Depósito Central, escolha esse local na compra; se o cliente retirou no balcão da Loja, escolha Loja na venda.
No Relatório de estoque você pode ver os números gerais do negócio ou filtrar por um depósito específico. Antes de fazer um pedido novo ao fornecedor porque um item acabou na loja, olhe o relatório: muitas vezes há caixas paradas no galpão prontas para transferir.
Fazer contagem de estoque por depósito sem fechar a empresa inteira
Quando tudo fica misturado em um estoque só, fazer o balanço físico obriga a parar todas as vendas ao mesmo tempo. Com os depósitos separados, você conta por etapas: na terça de manhã confere o Veículo em quinze minutos, na quinta após fechar a porta conta a Loja e no fim de semana conta o Depósito Central.
Ao abrir uma Contagem de estoque no GiroPS, você seleciona primeiro qual depósito vai contar. O sistema traz apenas os saldos esperados daquele local e aplica os ajustes de diferença somente ali.
Passo a Passo Prático
1. Cadastre um Armazém para cada local físico real
Acesse o menu de Armazéns (Depósitos) e crie seus locais com nomes claros: Depósito Central, Loja Centro, Filial 2 ou Van Rota 1.
2. Informe o saldo inicial separado por local
Digite ou faça uma contagem inicial de quantas unidades de cada produto estão hoje em cada depósito para começar com saldos certos.
3. Lance reposições internas como Transferência entre depósitos
Sempre que levar mercadoria do galpão para a loja ou para o veículo, registre uma transferência para atualizar origem e destino juntos.
4. Selecione o depósito correto nas faturas de compra e venda
Confira no topo da fatura se o depósito escolhido corresponde ao local físico onde o produto foi recebido ou entregue.
5. Filtre o Relatório de estoque por depósito antes de comprar
Consulte a distribuição do estoque entre seus locais para remanejar sobras por transferência antes de gastar com novos pedidos.
Cenário prático
Exemplo prático: Distribuidora & Mercearia Boa Vista (3 Locais)
A Boa Vista trabalha com três depósitos no GiroPS: Galpão Central, Loja Balcão e Fiorino Entrega 1. Veja como um lote de 120 galões de azeite circula durante a semana:
| Etapa Registrada | Depósito Origem / Destino | Quantidade Movida | Saldos por Depósito após o Lançamento |
|---|---|---|---|
| Fatura de Compra do Fornecedor | Entrada: Galpão Central | +120 Galões | Galpão: 120 | Loja: 0 | Fiorino: 0 |
| Abastecimento da Loja | Galpão Central → Loja Balcão | 40 Galões Transferência | Galpão: 80 | Loja: 40 | Fiorino: 0 |
| Carregamento da Manhã para Rota | Galpão Central → Fiorino Entrega 1 | 30 Galões Transferência | Galpão: 50 | Loja: 40 | Fiorino: 30 |
| Vendas no Balcão e na Rota | Loja (-15) e Fiorino (-22) | -37 Galões Vendidos | Galpão: 50 | Loja: 25 | Fiorino: 8 (Total: 83) |
Erros Comuns e Soluções
Perguntas frequentes
Posso usar múltiplos depósitos para controlar duas empresas diferentes na mesma conta?
Não. O recurso de múltiplos depósitos serve para acompanhar vários locais de estoque, filiais ou veículos dentro de um mesmo negócio. Para empresas separadas com caixas e clientes independentes, crie um negócio distinto para cada uma.
Uma transferência entre depósitos altera meu faturamento ou meu lucro nos relatórios?
Não. A transferência apenas muda o depósito onde o produto está guardado; a quantidade total da empresa, o custo médio, o faturamento e o relatório de lucros e perdas não mudam.
Consigo fazer a contagem de estoque de apenas uma loja sem parar o galpão?
Sim. Ao iniciar uma Contagem de estoque você escolhe o depósito que deseja conferir. Apenas os itens daquele local são contados e ajustados, enquanto os outros locais seguem funcionando normalmente.
O motorista da entrega consegue ver o estoque do veículo e lançar vendas pelo celular sem internet?
Sim, no Android. O aplicativo para Android funciona offline, permitindo consultar o saldo do veículo e gravar faturas de venda mesmo sem sinal; quando a conexão volta, tudo sincroniza automaticamente.
Onde consigo ver quantas unidades de um produto existem em cada depósito?
Você pode ver a quantidade dividida por depósito diretamente dentro dos detalhes do cadastro do produto ou filtrando o Relatório de estoque por depósito.
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