O que é um pedido de compra e como ele funciona na prática?
O pedido de compra — também chamado de ordem de compra ou Purchase Order (PO) — é o documento comercial pelo qual o comprador formaliza junto ao fornecedor quais produtos ou serviços está solicitando, com quantidades exatas, preços combinados e prazo de entrega.
Um pedido de compra é o documento escrito que confirma itens, quantidades e preços unitários solicitados antes da entrega da mercadoria. Sozinho, ele não altera o saldo de estoque nem o saldo financeiro do contato; o estoque e a conta só mudam quando o pedido é convertido em fatura.
Quais informações devem constar em um pedido de compra?
Um pedido bem preenchido funciona como um roteiro único tanto para o fornecedor que separa as caixas quanto para a sua equipe que confere a chegada no depósito. Quando códigos e preços ficam registrados desde o início, a conferência na entrega leva apenas alguns minutos.
Em muitas pequenas empresas, as compras ainda são feitas por mensagens rápidas do tipo 'manda mais vinte caixas igual à última vez', o que costuma gerar erro de tamanho ou diferença de preço na hora de pagar. Um pedido organizado traz sempre quatro grupos de dados.
- Número do pedido, data de emissão, previsão de entrega e dados completos do comprador e do fornecedor.
- Nome de cada produto, código do produto (SKU) ou código de barras, unidade de medida e quantidade exata pedida.
- Preços unitários combinados, descontos por item ou no documento, alíquota de imposto e valor total do pedido.
- Endereço de entrega, observações de envio e condição de pagamento combinada.
Qual a diferença entre orçamento, pedido e fatura?
No fluxo comercial, cada documento cumpre uma etapa: o orçamento é a proposta de preços do vendedor; o pedido confirma de forma firme quais mercadorias devem ser separadas e enviadas; e a fatura é emitida na entrega efetiva, gerando o valor a receber ou a pagar.
A diferença mais importante para o controle da empresa está no estoque e no financeiro: enquanto o pedido está em aberto, a mercadoria ainda não foi entregue. Por isso, salvar um pedido não soma nem baixa itens do estoque e não lança dívida na ficha do cliente ou fornecedor. O estoque e o saldo só mudam quando o pedido vira fatura.
Como controlar pedidos e converter em fatura no GiroPS
No GiroPS você cria pedidos em segundos, compartilha o PDF por WhatsApp ou e-mail e também recebe pedidos de clientes diretamente pelo link do seu **Catálogo online**. Na tela de Pedidos, você acompanha facilmente o que está pendente, aprovado ou concluído.
Quando a mercadoria chega ou sai para entrega, não é preciso digitar tudo de novo: com um toque você converte o pedido em fatura trazendo todos os produtos, quantidades, descontos e preços. Além disso, para a separação no depósito, é possível imprimir a partir do pedido um **Romaneio / Guia de entrega** sem mostrar preços.
Cenário prático
Exemplo: do alerta de estoque crítico ao pedido e à fatura de compra
Em uma loja de ferragens, os tubos de silicone ficam abaixo do limite de estoque crítico de 30 unidades. O proprietário cria um pedido de compra de 200 tubos pelo custo combinado de 85 por unidade e envia o PDF ao distribuidor. Nesse momento, o estoque da loja e o saldo com o fornecedor continuam iguais. Dois dias depois, quando as caixas chegam ao depósito, o proprietário converte o pedido em fatura de compra com um toque: o estoque sobe imediatamente em 200 unidades e o saldo a pagar ao fornecedor é atualizado.
Perguntas frequentes
Criar um pedido altera minha quantidade em estoque na mesma hora?
Não. O pedido registra apenas o que foi solicitado ou está em separação; a quantidade física no estoque e o saldo do contato só mudam quando o pedido é convertido em uma fatura confirmada.
O que fazer se o fornecedor entregar apenas parte do pedido?
Na hora de converter o pedido em fatura, basta ajustar as quantidades na tela da fatura para refletir exatamente o que foi entregue. Assim, apenas os itens recebidos entram no estoque e no saldo a pagar.
Posso transformar um orçamento aprovado em pedido ou fatura?
Sim. Assim que o cliente aprova seu orçamento no GiroPS, você pode convertê-lo com um clique em pedido para separar a mercadoria ou diretamente em fatura de venda sem precisar redigitar os itens.