Inwentaryzacja i spis z natury krok po kroku w małej firmie
Gdy rzeczywista liczba towarów na półkach przestaje zgadzać się ze stanem widocznym w programie, zarówno alerty o niskim stanie, jak i wyliczenia marży tracą wiarygodność. Fizyczna inwentaryzacja (spis z natury) pozwala uzgodnić zapisy w systemie z tym, co faktycznie leży w sklepie i magazynie.
Aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację, najpierw wprowadź wszystkie oczekujące faktury zakupu i sprzedaży, uporządkuj regały oraz wstrzymaj ruch towaru w strefie spisu. Otwórz szkic inwentaryzacji dla wybranego magazynu, skanuj kody kreskowe telefonem, wpisuj rzeczywistą ilość w puste pole i zatwierdź spis po weryfikacji różnic.
Dlaczego i jak często warto przeprowadzać spis z natury?
Rozbieżności magazynowe w małych firmach rzadko wynikają z jednego dużego błędu. Narastają powoli przez miesiące: dostawa odłożona na półkę przed wprowadzeniem faktury zakupu, dwa podobne produkty pomylone przy sprzedaży albo uszkodzone opakowanie odstawione w kąt zaplecza. Jeśli robisz remanent tylko raz w roku, ustalenie przyczyny braków staje się niemal niemożliwe.
Dlatego roczną pełną inwentaryzację warto uzupełnić miesięcznymi lub kwartalnymi spisami częściowymi dla towarów najszybciej rotujących. Regularna kontrola sprawia, że powiadomienia o krytycznym stanie zapasów działają na czas, a gotówka nie jest zamrożona w błędnie wykazanych pozycjach.
Przygotowanie przed spisem: wyeliminuj połowę błędów przed startem
Największy chaos podczas remanentu powstaje wtedy, gdy zespół zaczyna liczyć w nieuporządkowanych alejkach, a na podłodze stoją nieprzyjęte dostawy. Dzień wcześniej zgrupuj takie same towary w jednym miejscu, opisz otwarte kartony faktyczną liczbą sztuk w środku i upewnij się, że jednostki miary (szt., opak., kg, metr) są jednoznaczne.
Następnie zamknij obieg dokumentów. Wprowadź jako faktury zakupu wszystkie dostawy, które fizycznie trafiły już na magazyn. Odłóż na bok i wyraźnie oznacz zamówienia już zafakturowane dla klientów, ale oczekujące na odbiór, aby nikt nie doliczył ich ponownie do dostępnego stanu.
- Wprowadzić wszystkie oczekujące faktury zakupu i sprzedaży przed rozpoczęciem liczenia
- Zebrać otwarte opakowania tego samego produktu na jednym regale
- Ustalić, czy towary kupowane w zgrzewkach są liczone na pojedyncze sztuki czy kartony
- Oddzielić towary uszkodzone, zwroty i zarezerwowane zamówienia poza strefę spisu
Metody spisu: inwentaryzacja pełna, częściowa i liczenie w ciemno
Sposób liczenia możesz dopasować do godzin pracy sklepu. Pełny spis z natury przeprowadza się po zamknięciu lokalu dla całego asortymentu, natomiast inwentaryzacja częściowa (cykliczna) polega na sprawdzeniu jednego regału lub tagu w piętnaście minut przed otwarciem.
Niezależnie od wybranego wariantu stosuj liczenie w ciemno: osoba spisująca wpisuje policzoną ilość w puste pole, nie widząc na ekranie stanu oczekiwanego przez system. Gdy pracownik widzi na wydruku, że w systemie jest 20 sztuk, po doliczeniu się 19 często odruchowo wpisuje 20; puste pole wymusza rzetelne przeliczenie.
| Rodzaj Inwentaryzacji | Kiedy Stosować | Zakres | Główna Korzyść |
|---|---|---|---|
| Pełny Spis z Natury (Remanent) | Koniec roku lub okresu przy zamkniętym sklepie | Wszystkie produkty we wszystkich magazynach | Potwierdza dokładną całkowitą wartość zapasów |
| Inwentaryzacja Częściowa | Co tydzień lub miesiąc przed otwarciem | Jeden regał, tag lub najpopularniejsze towary | Wykrywa błędy wcześnie bez przerywania sprzedaży |
| Spis dla Wybranego Magazynu | Po przesunięciach lub załadunku busa | Tylko magazyn główny, sklep lub samochód | Wskazuje dokładnie, w której lokalizacji powstał brak |
| Szybka Kontrola Wyrywkowa | Gdy półka wygląda na niespodziewanie pustą | Tylko 5–10 podejrzanych pozycji | Od razu wyjaśnia pomyłki kodów lub jednostek |
Szybkie liczenie między regałami z aparatem telefonu
Zapisywanie kresek na papierowych arkuszach i przepisywanie ich wieczorem do komputera podwaja pracę i generuje literówki. W GiroPS otwierasz inwentaryzację jako szkic dla konkretnego magazynu i przechodzisz wzdłuż półek, skanując kody kreskowe aparatem telefonu, aby od razu zapisać rzeczywiste ilości.
Ponieważ inwentaryzacja pozostaje w trybie szkicu, możesz w każdej chwili zrobić przerwę i wrócić do liczenia później. Jeśli sprawdzasz tylko jeden dział, wybierasz opcję zachowania obecnych stanów dla niepoliczonych towarów; przy pełnym remanencie możesz automatycznie wyzerować pozycje, których nie zeskanowano.
- Utworzyć szkic inwentaryzacji dla wybranego magazynu i iść kolejno półka po półce
- Zeskanować kod kreskowy telefonem i wpisać rzeczywistą ilość w puste pole
- Zachować stany niepoliczonych towarów w spisie częściowym lub wyzerować je w pełnym
- Przejrzeć listę rozbieżności i ponownie przeliczyć duże różnice przed zatwierdzeniem
Weryfikacja różnic i automatyczne operacje magazynowe
Po wpisaniu wszystkich ilości podsumowanie szkicu pokazuje każdą nadwyżkę lub niedobór względem stanu systemowego. Zanim zatwierdzisz dużą różnicę, sprawdź, czy na zapleczu nie został nierozpakowany karton albo czy faktura zakupu nie została wprowadzona w opakowaniach zbiorczych zamiast w sztukach.
W momencie zatwierdzenia inwentaryzacji GiroPS automatycznie tworzy operacje magazynowe dla wykrytych różnic i aktualizuje stany towarów. Wartość magazynu przelicza się precyzyjnie według średniej ważonej ceny zakupu, a każda korekta jest widoczna w dzienniku aktywności.
Wdrożenie Krok po Kroku
1. Zamknij oczekujące dokumenty i uporządkuj półki
Wprowadź wszystkie przyjęte dostawy i zrealizowane sprzedaże. Zgrupuj identyczne towary w jednym miejscu i zapisz liczbę sztuk na otwartych kartonach.
2. Wybierz magazyn i otwórz szkic inwentaryzacji
Wejdź w ekran inwentaryzacji w aplikacji, wybierz sprawdzany magazyn (magazyn główny, sala sprzedaży lub bus) i rozpocznij nowy szkic.
3. Licz systematycznie od lewej do prawej w trybie ślepym
Poruszaj się stałą trasą wzdłuż każdego regału, aby niczego nie pominąć. Skanuj kod kreskowy telefonem i wpisuj wyłącznie faktycznie policzoną ilość.
4. Przelicz powtórnie pozycje z dużymi odchyleniami
Sprawdź w podsumowaniu szkicu towary z wysokim niedoborem lub nadwyżką. Zweryfikuj na półce ewentualne pomyłki między kartonem a sztuką lub podobne kody.
5. Wybierz regułę dla niepoliczonych towarów i zatwierdź
Zachowaj dotychczasowe stany niepoliczonych pozycji przy spisie częściowym lub wyzeruj je przy pełnym remanencie, a następnie zatwierdź, aby zapisać operacje magazynowe.
Praktyczny przykład
Przykład: Weekendowa inwentaryzacja w sklepie narzędziowym (450 pozycji)
Pan Marek prowadzi sklep narzędziowo-malarski z 450 produktami i w niedzielę rano robi spis w magazynie głównym. Otwiera szkic i w dwie godziny skanuje regały telefonem. Analizując cztery różnice przed zatwierdzeniem, zauważa nadwyżkę 46 tub silikonu: ostatnia dostawa 2 kartonów (po 24 sztuki) została wpisana jako „2 sztuki” zamiast 48. Po korekcie faktury zakupu i zatwierdzeniu spisu zarówno stany, jak i średni koszt zakupu zgadzają się co do sztuki.
| Nazwa Produktu | Stan w Systemie | Policzona Ilość | Różnica i Działanie |
|---|---|---|---|
| Farba Wewnętrzna Biała 15 L | 24 Szt. | 24 Szt. | 0 Różnicy (Stan zgodny z półką) |
| Silikon Sanitarny Bezbarwny 280 ml | 12 Szt. | 58 Szt. | +46 Szt. (Skorygowano błąd karton vs. sztuka w zakupie) |
| Wałek Malarski 20 cm | 35 Szt. | 32 Szt. | -3 Szt. (Zatwierdzona korekta zmniejsza stan do 32) |
| Taśma Malarska Papierowa 50 m | 18 Szt. | 0 Szt. | -18 Szt. (Wyzerowano w pełnym spisie magazynu) |
Częste Błędy i Rozwiązania
Często zadawane pytania
Czy stracę wpisane ilości, jeśli w magazynie zaniknie połączenie z internetem?
Nie. Aplikacja na system Android działa w trybie offline — możesz skanować kody i zapisywać szkic w piwnicy lub hali bez zasięgu, a dane zsynchronizują się po odzyskaniu sieci.
Co zrobić, gdy nie mogę zamknąć sklepu na cały dzień, by policzyć wszystko?
Stosuj częściowe inwentaryzacje cykliczne. Co tydzień przeliczaj jedną grupę towarową lub regał i przy zatwierdzaniu wybieraj opcję zachowania stanów dla niepoliczonych produktów.
Jak różnice inwentaryzacyjne wpływają na wycenę mojego magazynu?
Po zatwierdzeniu spisu GiroPS księguje operacje magazynowe dla różnic i aktualizuje łączną wartość zapasów według średniej ważonej ceny zakupu każdego towaru.
Jak spisać towary, które nie posiadają kodu kreskowego?
W ekranie inwentaryzacji możesz wyszukać dowolny towar po nazwie lub kodzie produktu, wybrać go z listy i ręcznie wpisać policzoną ilość.
Czy kilku pracowników może jednocześnie liczyć różne miejsca?
Tak. Jeśli skonfigurujesz magazyn główny, sklep i samochód dostawczy jako oddzielne magazyny, każdy pracownik może równolegle prowadzić osobny szkic dla swojej lokalizacji.
Zobacz firmę na prawdziwych ekranach
Powiązane poradniki
Powiązane materiały
Łatwo śledź produkty i stany magazynowe
Rejestruj ruchy, przesunięcia i inwentaryzacje. Zobacz niski stan i w razie potrzeby zapisuj sprzedaż z ujemnym stanem.