Co to jest kod towaru (SKU) i jak zaprojektować go w firmie?
Kod towaru — nazywany międzynarodowo SKU (Stock Keeping Unit) lub indeksem materiałowym — to unikalny wewnętrzny symbol nadawany każdemu produktowi w firmie, aby bezbłędnie odróżniać pozycje w magazynie, przy zakupie i na fakturze sprzedaży.
Kod towaru (SKU) to stworzony przez samą firmę ciąg liter i cyfr identyfikujący konkretny produkt w jej asortymencie. W przeciwieństwie do kodu kreskowego EAN nadawanego przez producenta, struktura SKU zależy wyłącznie od Ciebie i pozwala od razu odczytać kategorię, cechę oraz wielkość opakowania.
Jak zbudować czytelny system kodów towarowych
Dobry kod SKU nie jest przypadkowym numerem kolejnym: pracownik magazynu lub sprzedawca powinien spojrzeć na symbol i od razu wiedzieć, o jaki towar chodzi, bez otwierania karty produktu. Najlepiej sprawdza się układ trzyczęściowy prowadzący od głównej grupy asortymentowej przez wariant aż do miary lub pojemności.
Stosowanie jednego spójnego schematu w całym katalogu ułatwia dopisywanie nowych towarów i sprawia, że po eksporcie do arkusza Excel produkty z tej samej grupy automatycznie ustawiają się obok siebie. Poniższe zasady pozwalają uniknąć chaosu w kartotece.
- Trzymaj się kolejności kategoria–cecha–rozmiar, na przykład FARBA-BIA-05L dla pięciolitrowego wiadra białej farby.
- Używaj wyłącznie wielkich liter bez polskich znaków, cyfr oraz myślników (-); unikaj spacji, ukośników i znaków specjalnych.
- Nie zaczynaj kodów od cyfry zero (arkusze kalkulacyjne często obcinają wiodące zera) i nie łącz znaków łatwych do pomylenia, takich jak litera O i cyfra 0.
- Przypisz osobny kod każdemu wariantowi sprzedaży i nigdy nie nadawaj starego kodu wycofanego towaru nowemu produktowi.
Czym różni się kod towaru (SKU) od kodu kreskowego EAN?
Kod kreskowy (EAN lub UPC) jest rejestrowany przez producenta w globalnym systemie i pozostaje identyczny w każdym sklepie sprzedającym dany wyrób. Kod towaru (SKU) obowiązuje natomiast wewnątrz Twojej firmy i odzwierciedla Twój własny podział półek oraz grup towarowych.
Co więcej, wiele pozycji w sklepach metalowych, hurtowniach, warsztatach czy składach budowlanych nie posiada fabrycznego kodu kreskowego — na przykład śruby sprzedawane na sztuki, przewody cięte z metra, własne wyroby czy usługi. Czytelny kod SKU pozwala błyskawicznie wyszukiwać je podczas sprzedaży i inwentaryzacji.
Jak korzystać z kodów towaru w GiroPS
W GiroPS każda karta produktu lub usługi posiada osobne pole na Kod kreskowy oraz osobne pole na Kod towaru (Stock code). Możesz zeskanować kod EAN aparatem telefonu, a jednocześnie wpisać własny, zrozumiały indeks magazynowy.
Podczas wystawiania oferty, zamówienia lub faktury, a także w trakcie inwentaryzacji, wystarczy wpisać kilka znaków kodu SKU, aby natychmiast odnaleźć właściwą pozycję. Jeśli sprzedajesz ten sam wyrób w różnych pojemnościach lub kolorach, założenie osobnej karty z własnym kodem SKU pozwala śledzić stan krytyczny i średni ważony koszt zakupu dla każdego wariantu.
Praktyczny przykład
Przykład: kodowanie asortymentu w sklepie malarsko-budowlanym
Sklep budowlany sprzedaje farbę wewnętrzną w trzech kolorach (białym, kremowym i szarym) oraz w dwóch pojemnościach wiader (5 litrów i 15 litrów). Zamiast szukać na liście sześciu niemal identycznych nazw, właściciel wprowadza uporządkowane kody SKU: FARBWEW-BIA-05L, FARBWEW-BIA-15L, FARBWEW-KRM-05L, FARBWEW-KRM-15L, FARBWEW-SZR-05L oraz FARBWEW-SZR-15L. Przy wydawaniu towaru z magazynu i na fakturze PDF od razu widać, które wiadro wybrano.
Często zadawane pytania
Czy warto nadawać własny kod SKU, jeśli towary mają już kody kreskowe EAN?
Nie jest to obowiązkowe, ale bardzo ułatwia codzienną pracę. Trzynastocyfrowy numer EAN na fakturze lub w zestawieniu Excel nic nie mówi na pierwszy rzut oka, natomiast czytelny kod SKU od razu wskazuje konkretny produkt.
Czy powinienem tworzyć dwa kody SKU, gdy kupuję ten sam towar od dwóch dostawców?
Nie. Jeżeli produkt sprzedawany klientowi jest identyczny pod względem marki, parametrów i jednostki miary, używaj jednej karty towaru i jednego kodu SKU. Zakupy od różnych dostawców trafią na wspólny stan magazynowy i prawidłowo wyliczą średni koszt ważony.
Jaką długość powinien mieć dobry kod SKU?
W małych i średnich firmach najlepiej sprawdzają się kody liczące od 8 do 14 znaków, podzielone myślnikami na trzy krótkie człony. Zbyt długie indeksy zawijają się na wydrukach i sprzyjają literówkom.