Zarządzanie magazynem, ofertami budowlanymi i kredytem kupieckim w sklepie żelaznym oraz składzie budowlanym
W sklepie żelaznym, metalowym lub ze стройматериалами (materiałami budowlanymi) przez ladę przechodzą tysiące drobnych pozycji: od śrub, kołków i kształtek hydraulicznych po przewody cięte na metry, farby, chemię budowlaną i elektronarzędzia. Gdy materiał pobierany przez majstrów na budowę jest zapisywany na luźnych kartkach, popularne materiały zużywalne kończą się bez ostrzeżenia, a podwyżki z hurtowni zbyt późno trafiają na półkę, marża szybko topnieje. Ta strona pokazuje, jak uporządkować stany, oferty i rozrachunki z wykonawcami w GiroPS.
Zdefiniuj towary w sztukach, metrach, kilogramach, paczkach lub litrach z kodami towaru i tagami, aby przy ladzie znaleźć każdy wymiar w kilka sekund. Przygotowuj oferty PDF dla wykonawców i jednym kliknięciem przekształcaj je w zamówienie lub fakturę. Kontroluj otwarte konta ekip remontowych wraz z wpłatami częściowymi, korzystaj z alertów stanu krytycznego i chroń marżę dzięki automatycznej średniej ważonej cenie zakupu.
Dlaczego w sklepie żelaznym i budowlanym łatwo o bałagan w stanach i zeszycie?
Sklep metalowy i budowlany łączy sprzedaż tysięcy drobnych elementów złącznych z narzędziami i materiałami wielkogabarytowymi. Część towaru kupuje się w opakowaniach zbiorczych, a sprzedaje na sztuki; kable, węże i łańcuchy sprzedaje się na metry, a gwoździe lub zaprawy na kilogramy i worki. Bez jasnego ustalenia jednostek miary oraz kodów towarowych stan w systemie szybko rozjeżdża się z tym, co leży w kuwetach i na regałach.
Drugie wyzwanie to codzienna współpraca z hydraulikami, elektrykami, malarzami i firmami remontowymi. Fachowcy biorą materiał kilka razy w tygodniu na prowadzone inwestycje i rozliczają się etapami, gdy sami otrzymają zaliczkę od inwestora. Zapisywanie takich pobrań w zeszycie „na kreskę” kończy się zgubionymi kartkami i niepoliczonym towarem. Dodatkowo przy częstych zmianach cen u dostawców sprzedaż według starej ceny zakupu oznacza oddawanie własnego zysku.
Tysiące pozycji, różne jednostki miary i błyskawiczne wyszukiwanie przy ladzie
W GiroPS każda karta produktu zawiera kod towaru, kod kreskowy, jednostkę miary (sztuka, metr, kg, litr, opakowanie, pudełko, worek), cenę zakupu i cenę sprzedaży. Cały cennik zaimportujesz z pliku Excel i uporządkujesz tagami takimi jak śruby, hydraulika, elektryka, farby czy narzędzia. Towary w pudełkach zeskanujesz aparatem telefonu lub czytnikiem USB/Bluetooth, a drobnicę luzem bez kodu kreskowego odszukasz błyskawicznie po kodzie lub rozmiarze.
Za każdym razem, gdy przyjmujesz nową dostawę fakturą zakupu — również w walucie obcej z kursem wymiany — GiroPS automatycznie przelicza średnią ważoną cenę zakupu danego artykułu. Od razu widzisz realny koszt towaru na półce i możesz w porę zaktualizować ceny sprzedaży.
- Dowolne jednostki: sprzedawaj bez pomyłek na sztuki, metry, kilogramy, litry, paczki i worki
- Kody towaru i tagi: filtruj tysiące śrub, złączek i narzędzi według kategorii oraz wymiaru
- Średnia ważona cena zakupu: automatyczna wycena magazynu po każdej nowej dostawie
- Wiele magazynów: oddziel stan sklepu przy ladzie od magazynu zaplecza lub placu składowego
Oferty cenowe w PDF na budowę i alerty stanu krytycznego
Przed rozpoczęciem remontu lub budowy wykonawcy i inwestorzy proszą o wycenę zestawienia materiałów. W GiroPS w kilka minut stworzysz ofertę PDF z dziesiątkami pozycji, naliczysz rabat na wiersz lub cały dokument i wyślesz ją przez WhatsApp albo e-mail. Po akceptacji klienta jednym kliknięciem zamienisz ofertę w zamówienie lub fakturę sprzedaży bez ponownego wpisywania towarów. Dokumenty PDF służą do celów handlowych i nie zastępują kasy fiskalnej ani faktur przesyłanych do KSeF.
Brak codziennych materiałów zużywalnych — takich jak silikon, taśma teflonowa, tarcze do cięcia, wiertła czy popularne kołki — sprawia, że fachowiec idzie po całe zakupy do konkurencji. Ustawiając próg stanu krytycznego dla najszybciej rotujących towarów, widzisz ostrzeżenie na ekranie głównym, zanim kuweta opustoszeje.
Rozrachunki z wykonawcami, wpłaty częściowe i wyciągi PDF
Każdego stałego instalatora, majstra czy firmę budowlaną dodajesz jako osobnego kontrahenta. Pobierany w tygodniu materiał obciąża jego saldo poprzez faktury sprzedaży, a gdy wykonawca wpłaca część należności gotówką lub przelewem po zamknięciu etapu prac, księgujesz wpłatę częściową na rachunku kasowym lub bankowym. Kwota pozostała do zapłaty na fakturze zmniejsza się automatycznie.
Na koniec miesiąca lub po zakończeniu inwestycji generujesz w kilka sekund wyciąg z konta kontrahenta w PDF za wybrany okres i wysyłasz go na WhatsApp, pokazując każde pobranie towaru i każdą wpłatę. Raport wiekowania należności wskaże salda przeterminowane o 30, 60 i ponad 90 dni, a rola pracownika z ukrytymi cenami zakupu pozwoli sprzedawcom obsługiwać ladę i tworzyć oferty bez wglądu w Twoje ceny hurtowe.
- Konta ekip i wykonawców: pełna historia pobranych materiałów, zwrotów i bieżącego salda
- Wpłaty częściowe: rozliczanie zaliczek i płatności etapowych z otwartymi fakturami
- Wyciąg w PDF na WhatsApp: czytelne zestawienie wszystkich zakupów na daną budowę
- Ukrywanie cen zakupu: sprzedawcy wystawiają oferty i sprzedają bez podglądu marży
Praktyczny przykład
Przykład: Sklep żelazno-budowlany z 3 500 pozycjami i 45 kontami wykonawców
Sklep Metal-Bud prowadzi 3 500 artykułów z zakresu zamocowań, hydrauliki, elektryki i chemii budowlanej, obsługując klientów indywidualnych oraz 45 lokalnych ekip remontowych i instalatorów. Dawniej ceny śrub na wagę podawano z pamięci, pobrania majstrów zapisywano na bloczkach WZ, które potrafiły zaginąć, a taśmy i silikony kończyły się w środku tygodnia. Po imporcie bazy z Excela do GiroPS uporządkowano jednostki (metry, kilogramy, sztuki), ustawiono stany krytyczne dla 400 materiałów eksploatacyjnych i założono kartoteki 45 wykonawców z saldem początkowym. Dziś wyceny na budowę wychodzą w PDF w pięć minut, średni koszt zakupu aktualizuje się przy każdej dostawie, a w piątki majstrowie otrzymują wyciągi PDF przez WhatsApp.
Wdrożenie Krok po Kroku
1. Zaimportuj cennik z jednostkami miary, kodami i tagami
Wgraj listę towarów z Excela, przypisując każdemu produktowi kod towaru, kod kreskowy, jednostkę (sztuka, metr, kg, opakowanie, litr) oraz tag działu.
2. Ustaw stany krytyczne dla materiałów szybko rotujących
Określ progi minimalne dla popularnych śrub, kołków, silikonów, taśm i tarcz ściernych, aby zamawiać towar przed opróżnieniem półki.
3. Załóż kartoteki kontrahentów dla majstrów i firm budowlanych
Dodaj stałych wykonawców kupujących z odroczonym terminem wraz z ich bieżącym saldem, aby każde pobranie i wpłata aktualizowały rozrachunki.
4. Wysyłaj oferty w PDF i wprowadzaj faktury zakupu na bieżąco
Twórz wyceny materiałowe w PDF, zamieniaj je jednym kliknięciem w fakturę i rejestruj dostawy, aby utrzymać aktualną średnią cenę zakupu.
Częste Błędy i Rozwiązania
Często zadawane pytania
Jak sprzedawać śruby luzem, kształtki lub przewody cięte z bębna, które nie mają kodu kreskowego?
Nadaj takim artykułom krótki kod towaru (np. SR-M8-40) oraz tag kategorii. Na ekranie sprzedaży wyszukasz pozycję po nazwie, wymiarze lub kodzie i wpiszesz dokładną ilość w sztukach, metrach czy kilogramach.
Czy mogę zamienić ofertę materiałową dla wykonawcy w fakturę bez przepisywania pozycji?
Tak. Gdy klient zaakceptuje ofertę PDF, jednym kliknięciem przekształcisz ją w zamówienie lub bezpośrednio w fakturę sprzedaży z zachowaniem wszystkich pozycji i rabatów.
Jak GiroPS liczy koszt własny, gdy kolejne dostawy mają różne ceny lub są w walucie?
Możesz wprowadzać faktury zakupu również w walucie obcej z kursem wymiany, a GiroPS po każdym przyjęciu automatycznie wylicza średnią ważoną cenę zakupu produktu.
Czy sprzedawca przy ladzie może wystawiać oferty i sprzedawać bez podglądu cen zakupu?
Tak. Przypisując pracownikowi rolę z ukrytymi cenami zakupu, umożliwiasz mu sprawdzanie stanów, tworzenie ofert i sprzedaż, podczas gdy koszty zakupu, faktury od dostawców i marża pozostają ukryte.
Czy GiroPS zastępuje kasę fiskalną lub wysyłkę faktur do KSeF?
Nie. GiroPS generuje i udostępnia oferty, zamówienia oraz faktury w formacie PDF do zarządzania sprzedażą i magazynem; nie zastępuje urządzeń fiskalnych ani rządowego systemu KSeF.