Magazyn i należności klientów w sklepie spożywczym i osiedlowym
Setki produktów, niskie marże, codzienne dostawy i stali klienci płacący na koniec miesiąca: gdy sklep prowadzi zapiski w kilku miejscach, po cichu znika przede wszystkim zysk. Zobacz, jak w GiroPS ułożyć magazyn, rozrachunki z klientami i kasę małego sklepu.
Każdy towar zakładasz raz, z kodem kreskowym i indeksem, dostawy księgujesz fakturą zakupu, a sprzedajesz, skanując kody. Sprzedaż na zeszyt trafia na konto klienta, a wpłaty do kasy albo na rachunek bankowy. Alert niskiego stanu pokazuje, co się kończy, zanim półka opustoszeje.
Dlaczego liczby w sklepie się rozjeżdżają
Sklep osiedlowy ma dużo towarów i niewielki zysk na każdym z nich. Źle policzony karton, podwyżka, która trafia na etykietę z tygodniowym opóźnieniem, zakup na zeszyt zapisany z pamięci: żadnej z tych rzeczy nie widać przed końcem miesiąca.
Informacji zwykle nie brakuje, tylko leży w trzech miejscach: stany w głowie albo w Excelu, długi klientów w zeszycie, gotówka w szufladzie. GiroPS łączy je w tych samych kartotekach produktów, kontrahentów i kasy.
Karta towaru, kod kreskowy i szybka sprzedaż
Każdy towar ma nazwę, indeks, kod kreskowy, jednostkę, cenę zakupu i cenę sprzedaży. Jeśli masz już listę, zaimportujesz ją z Excela. Przy towarach kupowanych w kartonach, a sprzedawanych na sztuki, dobra jednostka od pierwszego dnia zapobiega większości późniejszych różnic inwentaryzacyjnych.
W szybkim trybie kodów kreskowych na ekranie sprzedaży skanujesz towary jeden po drugim aparatem telefonu albo czytnikiem USB lub Bluetooth. Sprzedaż na minusie jest dozwolona, więc niepoliczony jeszcze towar nie blokuje sprzedaży.
- Indeks i kod kreskowy chronią przed zakładaniem tego samego towaru dwa razy
- Cena zakupu to podstawa zysku i wartości magazynu
- Stan krytyczny podpowiada, kiedy zamówić towar
- Kilka magazynów pozwala oddzielić zaplecze od sali sprzedaży
Dostawy i stan krytyczny
Dostawa zaksięgowana fakturą zakupu zwiększa stan magazynu, a kwota trafia na zobowiązania wobec dostawcy. Dokumenty udostępniasz jako PDF; nie zastępują one kasy fiskalnej ani obowiązkowej e-faktury tam, gdzie jest wymagana.
Towary poniżej stanu krytycznego wyświetlają się jako alert na ekranie głównym. Zamówienie na cały tydzień zrobione z tej listy kosztuje dużo mniej niż dowiadywanie się od klienta, że półka jest pusta. Zamówienie u hurtownika możesz też najpierw zapisać jako zamówienie, a po dostawie zamienić je w fakturę.
Zeszyt dłużników i kontrola kasy
Każdy klient kupujący na zeszyt staje się kontrahentem. Faktura sprzedaży powiększa jego saldo, każda wpłata je zmniejsza. Wyciąg z konta wyślesz przez WhatsApp, a zalegających zobaczysz w raporcie wiekowania należności.
Załóż osobne rachunki kasowe i bankowe na gotówkę, płatności kartą i bank. Porównanie przy zamknięciu policzonej gotówki z saldem w aplikacji pozwala znaleźć różnicę jeszcze tego samego dnia.
- Dług każdego klienta widać od razu
- Wpłaty częściowe zmniejszają pozostałą kwotę faktury
- Różnice w kasie sprawdzasz przed zamknięciem sklepu
Praktyczny przykład
Przykład: sklep osiedlowy z 600 produktami
Pani Anna prowadzi sklep osiedlowy z około 600 produktami i 40 stałymi klientami, którzy biorą na zeszyt. W pierwszym tygodniu importuje listę z Excela, skanuje kody, wprowadza inwentaryzację otwarcia i przepisuje długi z zeszytu na konta klientów. Pod koniec miesiąca raport wiekowania pokazuje trzech klientów zalegających ponad 60 dni, a lista stanów krytycznych ujawnia, że pięć najlepiej sprzedających się produktów kończy się co tydzień. Odkąd zamawia według tej listy, pustych półek i zapomnianych długów jest mniej.
Wdrożenie Krok po Kroku
1. Załóż towary i kody kreskowe
Zaimportuj listę z Excela lub dodawaj towary pojedynczo, każdy z indeksem, kodem kreskowym, jednostką, ceną zakupu i sprzedaży.
2. Zrób inwentaryzację otwarcia
Jeśli masz osobne magazyny na salę i zaplecze, wprowadź spis dla każdego z nich. Stan początkowy to punkt wyjścia dla każdej kolejnej operacji magazynowej.
3. Dodaj klientów z zeszytu
Utwórz kontrahenta dla każdego nazwiska z zeszytu z aktualnym długiem. Od tej chwili sprzedaż na zeszyt i wpłaty same aktualizują saldo.
4. Zrób z wieczornej kontroli nawyk
Porównaj saldo kasy z gotówką, a listę stanów krytycznych z półkami. Pięć minut dziennie oszczędza niespodzianek na koniec miesiąca.
Częste Błędy i Rozwiązania
Często zadawane pytania
Czy mogę sprzedawać bez internetu?
Tak. Aplikacja na Androida działa offline i synchronizuje dane bez strat, gdy wróci połączenie. Do tej samej firmy masz dostęp także przez przeglądarkę i aplikację na iOS.
Czy mogę używać czytnika kodów kreskowych?
Możesz skanować aparatem telefonu, a szybki tryb kodów kreskowych na ekranie sprzedaży działa też z czytnikami USB i Bluetooth. Osobny sprzęt kasowy nie jest potrzebny.
Czy GiroPS drukuje paragony fiskalne albo wystawia e-faktury?
Nie. GiroPS tworzy i udostępnia faktury, oferty i zamówienia w formacie PDF. Nie zastępuje kasy fiskalnej ani urzędowego systemu e-faktur; do tego dalej używaj obecnego rozwiązania.
Czy mogę ukryć ceny zakupu przed pracownikiem na kasie?
Tak. Z rolą, w której ceny zakupu są ukryte, członek zespołu może sprzedawać, ale nie widzi kosztów ani dokumentów zakupu. Uprawnienia ustawiasz osobno dla każdej osoby.
Czy GiroPS jest płatny?
Możesz zacząć za darmo. Gdy Twoje dane przekroczą darmowe limity albo potrzebujesz więcej raportów i opcji zespołowych, wybierasz jedną z opcji na stronie Pakiety.