Czym jest inwentaryzacja (spis z natury) i jak ją przeprowadzić?
Inwentaryzacja (nazywana też spisem z natury lub liczeniem stanu magazynowego) polega na fizycznym przeliczeniu towarów leżących na półkach i w magazynie, porównaniu wyniku z ilością widoczną w systemie oraz rozliczeniu wykrytych różnic. Dzięki niej stany w programie zgadzają się z rzeczywistością, co chroni przed sprzedażą brakującego towaru i zbędnymi zakupami.
Spis z natury porównuje rzeczywistą ilość policzoną na półce ze stanem zapisanym w systemie. Gdy towaru jest mniej niż w ewidencji, powstaje niedobór, a gdy więcej — nadwyżka; zatwierdzenie spisu wyrównuje stan systemowy do faktycznego.
Skąd biorą się różnice inwentaryzacyjne i co oznaczają
Nawet w dobrze prowadzonym sklepie stan na ekranie z czasem zaczyna odbiegać od tego, co faktycznie leży na regale. Liczenie towaru służy nie tylko poprawieniu liczby w programie, ale przede wszystkim wykryciu źródeł strat i pomyłek.
Przed rozpoczęciem spisu należy wprowadzić wszystkie zaległe faktury zakupu i sprzedaży oraz wstrzymać ruch towaru w liczonej alejce, aby nie mylić opóźnień w dokumentach z fizycznym brakiem towaru.
- Niewprowadzone dokumenty lub błędy jednostek: dostawa wyłożona na półkę przed wpisaniem faktury albo pomylenie opakowania zbiorczego z pojedynczą sztuką
- Stłuczki, zniszczenia i przeterminowania: uszkodzone lub przeterminowane sztuki wyrzucone bez udokumentowania rozchodu
- Pomyłki przy sprzedaży i kradzieże: zeskanowanie kodu podobnego wariantu produktu przy kasie lub kradzież ze sklepu
Pełna inwentaryzacja a liczenie cykliczne (wyrywkowe)
Pełna inwentaryzacja obejmuje przeliczenie całego asortymentu firmy naraz, zazwyczaj po zamknięciu sklepu na koniec roku lub kwartału. Daje kompletny obraz magazynu, ale wymaga sporego nakładu pracy całego zespołu.
Inwentaryzacja cykliczna (częściowa) dzieli to zadanie na krótkie, regularne kontrole — np. przeliczenie co tydzień jednego regału, jednej grupy towarowej albo dwudziestu najlepiej sprzedających się pozycji bez zamykania firmy.
Jak przeprowadzić spis z natury w GiroPS
W GiroPS rozpoczynasz od utworzenia wersji roboczej spisu stanu dla wybranego magazynu. Skanując kody kreskowe aparatem telefonu lub wybierając pozycje z listy, wpisujesz policzone ilości; dopóki spis jest szkicem, stany magazynowe nie zmieniają się, co pozwala spokojnie wyjaśnić rozbieżności.
Po sprawdzeniu różnic i zatwierdzeniu spisu GiroPS automatycznie księguje ruchy korygujące i ustawia dostępny stan towarów dokładnie na poziomie policzonym z natury.
Praktyczny przykład
Przykład: przeliczenie regału z farbami i korekta różnic
Sklep budowlany w sobotnie popołudnie liczy dział malarski. System pokazuje 24 wiadra białej farby sufitowej oraz 15 wałków malarskich. Ze spisu na półce wychodzą 22 wiadra farby i 16 wałków. Okazuje się, że w ubiegłym tygodniu 2 pęknięte wiadra zostały wyrzucone bez odpisania ze stanu, a 1 wałek sprzedano nabijając kod sąsiedniego rozmiaru. Po wpisaniu rzeczywistych ilości (22 i 16) do spisu w GiroPS i jego zatwierdzeniu program odejmuje 2 wiadra, dodaje 1 wałek i porządkuje ewidencję.
Często zadawane pytania
Jak często warto robić spis z natury w małej firmie?
Najczęściej wykonuje się jedną lub dwie pełne inwentaryzacje w roku, a dodatkowo co tydzień lub co miesiąc przelicza się wyrywkowo produkty najszybciej rotujące i najdroższe.
Czy w trakcie liczenia towaru można prowadzić sprzedaż?
Aby wynik był wiarygodny, na czas liczenia danej półki nie należy z niej zdejmować ani dokładać towaru. Jeśli sklep jest otwarty, najlepiej liczyć małymi sekcjami przed otwarciem.
Jak przeprowadzić spis, gdy mam kilka magazynów?
Każdy magazyn, oddział lub samochód serwisowy liczy się osobno. Przed startem zamknij wszystkie otwarte przesunięcia międzymagazynowe, aby towar w drodze nie został policzony podwójnie lub pominięty.