Czym jest faktura proforma i kiedy warto ją wystawić? Praktyczny poradnik
Gdy klient zaakceptuje ceny oraz ilości towaru, przed wysyłką zamówienia często potrzebujesz oficjalnie wyglądającego dokumentu, który pozwoli poprosić o zaliczkę lub umożliwi działowi księgowości kupującego zatwierdzenie przelewu bankowego. Takim dokumentem jest faktura proforma. Kluczowa zasada brzmi: faktura proforma nie jest oficjalną fakturą podatkową ani dokumentem księgowym — nie tworzy należności na koncie kontrahenta, nie zdejmuje towaru z magazynu, a ustawowe obowiązki fakturowania lub e-fakturowania należy realizować w odrębnym systemie podatkowym. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy stosować proformę, czym różni się ona od oferty oraz faktury sprzedaży i jak sprawnie obsłużyć ten proces w GiroPS.
Faktura proforma to wstępny dokument handlowy wysyłany przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi w celu potwierdzenia uzgodnionych pozycji, cen i warunków płatności. Nie jest fakturą podatkową, nie zmniejsza stanu magazynowego i nie zmienia salda klienta. Firmy stosują ją do pobierania zaliczek, przedpłaty oraz akceptacji przelewu przez kupującego.
Czym jest faktura proforma i kiedy firmy jej używają?
Faktura proforma pełni funkcję handlowego potwierdzenia warunków transakcji po zakończeniu negocjacji. W przeciwieństwie do wstępnej oferty cenowej, proformę wystawia się wtedy, gdy kupujący zdecydował się na zakup, ale sprzedawca wymaga przedpłaty, zadatku lub formalnego zatwierdzenia płatności przed wydaniem towaru z magazynu.
Wizualnie dokument ten przypomina standardową fakturę sprzedaży — zawiera tabelę produktów, ceny jednostkowe, rabaty, stawki podatku oraz kwotę brutto — jednak jest wyraźnie oznaczony jako dokument wstępny, aby żadna ze stron nie pomyliła go z ostateczną fakturą księgową.
- Pobieranie zaliczek i przedpłat: Daje klientowi szczegółowe zestawienie do opłacenia 30%, 50% lub 100% wartości zamówienia przed produkcją lub wysyłką.
- Akceptacja płatności w firmach i bankach: Dostarcza działom zakupów oraz bankom dokładne kwoty i numer konta niezbędne do autoryzacji przelewu.
- Ostateczne potwierdzenie przed wysyłką: Pozwala po raz ostatni zweryfikować ilości, jednostki miary i koszty transportu przed spakowaniem towaru.
- Transakcje międzynarodowe i odprawa celna: Określa wartość handlową i opis produktów dla spedytorów, ubezpieczycieli oraz agencji celnych.
- Zamówienia indywidualne i produkcja na wymiar: Potwierdza specyfikację oraz ustaloną cenę przed zakupem materiałów i rozpoczęciem prac.
Oferta cenowa, faktura proforma i zatwierdzona faktura sprzedaży: różnice
Właściciele małych i średnich firm często zastanawiają się, czy wysłać klientowi ofertę, proformę czy od razu fakturę sprzedaży. Różnica wynika z etapu rozmów handlowych oraz wpływu dokumentu na stany magazynowe i rozrachunki z kontrahentami. Oferta służy do negocjacji, proforma potwierdza zamówienie i wzywa do przedpłaty, a zatwierdzona faktura sprzedaży dokumentuje faktyczne wydanie towaru.
Co najważniejsze, ani oferta, ani faktura proforma nie pomniejszają stanu magazynowego i nie tworzą długu w kartotece klienta. W GiroPS oferty oraz faktury w statusie Szkic nie są wliczane do sum przychodów ani sald należności — dopiero zatwierdzona faktura sprzedaży aktualizuje magazyn i saldo kontrahenta.
| Kryterium | Oferta Cenowa | Faktura Proforma | Zatwierdzona Faktura Sprzedaży |
|---|---|---|---|
| Cel handlowy | Przedstawienie cen i wariantów | Potwierdzenie zamówienia i prośba o wpłatę | Udokumentowanie zrealizowanej sprzedaży |
| Wpływ na magazyn | Brak ruchu magazynowego | Brak ruchu magazynowego | Rozchód sprzedanych ilości z magazynu |
| Wpływ na saldo klienta | Nie zmienia salda rozrachunków | Nie zmienia salda rozrachunków | Zapisuje należność na koncie klienta |
| Status księgowy i podatkowy | Niewiążąca propozycja handlowa | Dokument wstępny (nie jest fakturą podatkową) | Finalny dokument handlowy (urzędowa e-faktura osobno) |
Jasne granice prawne: faktura proforma nie jest oficjalną fakturą podatkową
Każdy przedsiębiorca i kupujący powinien pamiętać o podstawowej zasadzie: faktura proforma nie jest dokumentem księgowym ani oficjalną fakturą podatkową. Na jej podstawie nie można odliczyć podatku, ująć kosztu lub przychodu w ewidencji podatkowej ani zastąpić nią paragonu fiskalnego czy obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej.
Stawiamy sprawę jasno: GiroPS generuje przejrzyste dokumenty PDF z ofertami, proformami oraz fakturami do codziennego zarządzania firmą, natomiast nie wystawia urzędowych e-faktur rządowych. W GiroPS możesz przygotować ofertę lub zapisać fakturę sprzedaży jako Szkic, aby wysłać klientowi wstępny plik PDF — ponieważ szkice nie wpływają na sumy ani salda — a dokument zatwierdzić dopiero po finalizacji transakcji, wystawiając oficjalną fakturę podatkową we właściwym systemie ustawowym.
Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze proforma?
Aby dział księgowości kupującego nie miał wątpliwości co do charakteru dokumentu, proforma musi być czytelnie oznaczona. Wyraźny nagłówek oraz termin ważności gwarantują, że klient wie, do kiedy obowiązuje zarezerwowana cena i na jaki rachunek bankowy należy przelać środki.
Wszystkie wyliczenia — ilości, jednostki miary, rabaty na pozycji lub całym dokumencie oraz stawki podatku — powinny dokładnie odpowiadać temu, co znajdzie się na docelowej fakturze sprzedaży, aby po wpłacie nie powstały żadne rozbieżności.
- Wyraźny nagłówek i daty: Czytelne oznaczenie Proforma, numer dokumentu, data wystawienia oraz termin płatności lub ważności oferty.
- Dane sprzedawcy i nabywcy: Pełne nazwy firm, adresy oraz dane kontaktowe obu stron transakcji.
- Uzgodnione pozycje i podsumowanie kwot: Nazwy towarów lub usług, kody produktów, ilości, jednostki, ceny jednostkowe, rabaty, podatek i kwota do zapłaty.
- Instrukcje płatności i dostawy: Wymagany procent zaliczki lub pełna kwota przedpłaty, numer rachunku bankowego (IBAN) oraz czas wysyłki po zaksięgowaniu wpłaty.
Przejście od proformy do zatwierdzonej faktury i wpłaty częściowej w GiroPS
Tworzenie proformy w osobnym arkuszu kalkulacyjnym oznacza konieczność ponownego przepisywania wszystkich pozycji po otrzymaniu przelewu. W GiroPS unikasz podwójnej pracy, korzystając z Oferty lub Faktury Sprzedaży zapisanej jako Szkic. Dopóki faktura ma status Szkic, jest całkowicie pomijana w raportach sprzedaży, stanach magazynowych i saldach należności.
Gdy klient wpłaci zaliczkę i wysyłasz zamówiony towar, jednym kliknięciem przekształcasz ofertę lub zatwierdzasz szkic faktury. Następnie rejestrujesz otrzymaną przedpłatę na koncie kasowym lub bankowym jako wpłatę częściową, a pozostała kwota do zapłaty jest automatycznie widoczna na koncie kontrahenta.
Wdrożenie Krok po Kroku
1. Wybierz kontrahenta i utwórz ofertę lub szkic faktury
Wskaż nabywcę z listy kontaktów. Otwórz nową ofertę lub utwórz fakturę sprzedaży, pozostawiając jej status jako Szkic.
2. Wprowadź uzgodnione produkty, jednostki, rabaty i podatki
Dodaj dokładne pozycje i ilości potwierdzone przez klienta, uwzględnij ustalone rabaty i sprawdź wyliczenie podatku oraz kwoty końcowej.
3. Wpisz oznaczenie Proforma, warunki zaliczki i numer konta w uwagach
W polu notatek wyraźnie zaznacz, że jest to dokument proforma do przedpłaty, oraz podaj numer rachunku bankowego, kwotę zaliczki i datę ważności.
4. Udostępnij dokument PDF przez WhatsApp lub e-mail
Wygeneruj czytelny plik PDF i wyślij go klientowi, aby jego dział zakupów lub finansów mógł zlecić przelew.
5. Zatwierdź fakturę przy wysyłce towaru i zarejestruj wpłatę
Po otrzymaniu przedpłaty i wydaniu towaru zatwierdź fakturę sprzedaży, aby zdjąć stany z magazynu, oraz przypisz wpłatę do salda dokumentu.
Praktyczny przykład
Przykład: Dostawca sprzętu gastronomicznego pobiera 30% zaliczki na podstawie proformy
Hurtownia wyposażenia kawiarni uzgadnia z nową lokalizacją sprzedaż 2 profesjonalnych ekspresów ciśnieniowych, 2 młynków oraz pakietu montażowego na łączną kwotę 32 000 PLN brutto. Przed wysyłką sprzętu dostawca wysyła dokument PDF proforma z prośbą o 30% zaliczki (9 600 PLN). Na tym etapie stan magazynu nie ulega zmianie. Gdy kupujący przelewa 9 600 PLN i sprzęt zostaje wysłany, sprzedawca zatwierdza fakturę sprzedaży w GiroPS i księguje wpłatę 9 600 PLN, pozostawiając 22 400 PLN pozostałego salda z terminem płatności 30 dni.
| Etap procesu | Dokument / Działanie | Wpływ na magazyn | Wpływ na saldo klienta i banku |
|---|---|---|---|
| 1. Uzgodnienie zamówienia | Wysłany PDF Proforma / Szkic na 32 000 PLN | Bez zmian (0 wydanych sztuk) | Saldo należności klienta wynosi 0 PLN |
| 2. Wpłata zaliczki (30%) | Klient przelewa 9 600 PLN na rachunek | Towar przygotowany do wysyłki | Konto bankowe +9 600 PLN; wpłata zapisana |
| 3. Wysyłka i zatwierdzenie | Zatwierdzona faktura sprzedaży (32 000 PLN) | Rozchód 2 ekspresów i 2 młynków | Pełna kwota faktury w kartotece klienta |
| 4. Rozliczenie salda | Zaliczka rozliczona z fakturą | Dostawa zrealizowana | Pozostało do zapłaty: 22 400 PLN |
Częste Błędy i Rozwiązania
Często zadawane pytania
Czy faktura proforma jest prawnie wiążącą fakturą podatkową?
Nie. Faktura proforma to wstępny dokument handlowy służący do potwierdzenia warunków i pobrania przedpłaty przed dostawą. Obowiązki związane z oficjalnymi fakturami podatkowymi i e-fakturami należy realizować w odrębnym systemie ustawowym.
Czy GiroPS wystawia urzędowe e-faktury rządowe?
Nie. GiroPS generuje estetyczne pliki PDF z ofertami, proformami oraz fakturami sprzedaży i zakupu do bieżącej obsługi firmy i udostępniania klientom, ale nie wystawia urzędowych e-faktur.
Czy faktury zapisane jako Szkic w GiroPS zmieniają stan magazynu lub saldo klienta?
Nie. Szkice faktur nie są wliczane do sum sprzedaży, nie tworzą nierozliczonych należności i nie zdejmują towaru z magazynu. Stany magazynowe oraz saldo kontrahenta aktualizują się dopiero po zatwierdzeniu faktury.
Jak zapisać zaliczkę otrzymaną na podstawie dokumentu proforma?
Wpłatę od klienta możesz zarejestrować na odpowiednim koncie kasowym lub bankowym w GiroPS. Po zatwierdzeniu faktury sprzedaży wpłata częściowa automatycznie pomniejszy pozostałe saldo dokumentu.
Czy mogę przygotować dokument proforma PDF w walucie obcej?
Tak. Możesz wybrać dowolną walutę dokumentu i podać kurs wymiany, dzięki czemu klient otrzyma plik PDF w swojej walucie, a wartości w walucie bazowej Twojej firmy pozostaną spójne.
Zobacz firmę na prawdziwych ekranach
Powiązane poradniki
Powiązane materiały
Od oferty do faktury: płynny i intuicyjny obieg dokumentów
Wysyłaj oferty i przekształcaj je jednym kliknięciem po akceptacji. Generuj estetyczne pliki PDF lub drukuj paragony termiczne.