Co to jest oferta handlowa i jak ją profesjonalnie przygotować?
Oferta handlowa (nazywana również wyceną lub propozycją cenową) to dokument, w którym sprzedawca przedstawia potencjalnemu lub stałemu klientowi proponowane produkty bądź usługi wraz z cenami jednostkowymi, rabatami oraz terminem ważności oferty. Porządkuje ustalenia przed zawarciem transakcji.
Oferta handlowa to pisemna propozycja cenowa przekazywana klientowi przed sprzedażą, zawierająca zestawienie pozycji, ilości, cen i warunków. Wystawienie oferty nie zdejmuje towaru ze stanu magazynowego i nie tworzy należności na koncie klienta; magazyn i saldo zmieniają się dopiero po zamianie oferty w fakturę.
Jakie informacje powinny znaleźć się w dobrej ofercie handlowej?
Oferta jest często pierwszym oficjalnym dokumentem, jaki klient otrzymuje od Twojej firmy. Przesłanie przejrzystej wyceny z rozbiciem na poszczególne pozycje — zamiast rzucenia jednej kwoty w wiadomości — buduje zaufanie i od razu wyjaśnia, co dokładnie obejmuje cena.
Ponieważ ceny zakupu u dostawców potrafią się zmieniać, żadna wycena nie powinna być bezterminowa: wyraźna data ważności chroni Twoją marżę i zachęca klienta do szybszej decyzji. Kompletna oferta handlowa składa się z czterech części.
- Numer oferty, data wystawienia, data ważności propozycji oraz pełne dane sprzedawcy i klienta.
- Dokładna nazwa każdego produktu lub usługi, kod towaru (SKU), jednostka miary i proponowana ilość.
- Ceny jednostkowe, rabaty w wierszu lub od całości dokumentu, stawka VAT, kwota podatku i suma końcowa.
- Przewidywany czas realizacji, forma płatności oraz dodatkowe uwagi lub warunki handlowe.
Oferta handlowa, faktura proforma i faktura sprzedaży — różnice
Oferta handlowa służy do negocjacji: klient porównuje warianty i może jeszcze poprosić o zmianę ilości lub asortymentu. Faktura proforma pojawia się wtedy, gdy strony uzgodniły już warunki transakcji, a kupujący potrzebuje wstępnego dokumentu do opłacenia zaliczki lub akceptacji w swojej firmie.
Faktura sprzedaży to dokument końcowy wystawiany przy wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Ani oferta, ani proforma nie zmniejszają stanu magazynowego i nie zapisują długu na karcie kontrahenta; dopiero zatwierdzona faktura sprzedaży aktualizuje magazyn i rozrachunki.
Tworzenie ofert i przekształcanie ich w faktury w GiroPS
W GiroPS w zakładce **Oferty** w kilka sekund przygotujesz wycenę z katalogu produktów, naliczysz rabaty i wygenerujesz estetyczny plik PDF do wysłania przez WhatsApp lub e-mail. Na liście od razu widzisz oferty oczekujące, zaakceptowane i odrzucone.
Gdy klient zaakceptuje propozycję, nie musisz niczego przepisywać: jednym kliknięciem przekształcisz ofertę w **Zamówienie** dla magazynu albo bezpośrednio w **Fakturę sprzedaży**, przenosząc automatycznie wszystkie pozycje, ilości i ceny.
Praktyczny przykład
Przykład: od wyceny materiałów remontowych do faktury sprzedaży
Sklep budowlany przygotowuje dla biura projektowego ofertę na 120 m² paneli podłogowych po 350 za m², 80 metrów listew przypodłogowych po 60 za metr oraz usługę montażu, z 5% rabatem od całości i 10-dniowym terminem ważności. Plik PDF trafia do klienta na WhatsApp. Dopóki klient analizuje wycenę, stan magazynowy sklepu i saldo klienta pozostają bez zmian. Po pięciu dniach klient akceptuje ofertę: właściciel jednym kliknięciem zamienia ją w GiroPS w fakturę sprzedaży, co automatycznie zdejmuje materiały ze stanu i dopisuje należność do konta klienta.
Często zadawane pytania
Czy wysłanie oferty handlowej odejmuje produkty ze stanu magazynowego?
Nie. Oferta jest wyłącznie propozycją handlową; fizyczny stan magazynowy oraz saldo kontrahenta zmieniają się dopiero wtedy, gdy oferta zostanie zaakceptowana i przekształcona w fakturę.
Dlaczego warto zawsze wpisywać datę ważności oferty?
Ceny u dostawców oraz kursy walut ulegają zmianom. Określenie terminu ważności (np. 7 lub 14 dni) chroni firmę przed sytuacją, w której klient po kilku miesiącach oczekuje realizacji po nieaktualnych kosztach.
Co zrobić, jeśli klient przed akceptacją poprosi o zmianę ilości?
Możesz edytować istniejącą ofertę w GiroPS, zaktualizować ilości lub rabat i ponownie wysłać plik PDF, albo zmienić liczby bezpośrednio podczas przekształcania oferty w zamówienie lub fakturę.