Magazyn części po kodach OEM oraz rozliczenia warsztatów dla sklepów motoryzacyjnych
W sklepie z częściami samochodowymi o każdej sprzedaży decyduje szybkość obsługi przy ladzie i bezbłędny dobór referencji. Gdy dzwoni mechanik, a auto wisi na podnośniku, musisz w kilka sekund sprawdzić stan i cenę spośród tysięcy filtrów, klocków hamulcowych, łożysk, pasków i czujników. Jeśli codzienne dostawy do warsztatów są zapisywane na luźnych kartkach, popularne materiały eksploatacyjne kończą się bez ostrzeżenia, a wolno rotujące części zamrażają gotówkę na półkach przez miesiące, zysk szybko topnieje. Ten przewodnik pokazuje, jak uporządkować magazyn OEM, konta warsztatów i kasę w GiroPS.
Zapisuj każdą część z numerem OEM, kodem producenta, kodem kreskowym i tagami grup towarowych, aby znaleźć ją przy ladzie lub przez telefon w kilka sekund. Dopisz pasujące modele aut w nazwie lub opisie produktu. Kontroluj otwarte salda warsztatów, zwroty części i wpłaty częściowe, wysyłając wyciągi PDF przez WhatsApp. Unikaj braków dzięki alertom stanu krytycznego i wyprzedawaj leżaki z raportem braku ruchu.
Dlaczego stany magazynowe i zeszyty warsztatów rozjeżdżają się przy ladzie motoryzacyjnej?
Sklep motoryzacyjny obsługuje tysiące referencji, które z zewnątrz wyglądają niemal identycznie, ale pasują do różnych silników, roczników i wersji nadwozia. Ten sam filtr oleju czy tarcza hamulcowa występuje na półce zarówno w wersji oryginalnej, jak i w kilku zamiennikach różnych marek. Gdy towary są wprowadzone tylko pod ogólną nazwą bez kodu producenta i kodu kreskowego z pudełka, sprzedawca wydaje złą część, rośnie liczba zwrotów, a stan na półce szybko przestaje zgadzać się z programem.
Drugim wyzwaniem jest codzienna współpraca na kreskę z okolicznymi warsztatami mechanicznymi, elektrykami, blacharzami i flotami. Mechanicy zamawiają części kilka razy dziennie przez kierowcę, po południu oddają niepasujące elementy, a całe konto rozliczają raz w tygodniu lub na koniec miesiąca. Prowadzenie takich wydań i zwrotów w papierowym zeszycie powoduje pomijanie korekt i spory przy podsumowaniu. Ponadto przy zmianach cen u dystrybutorów brak przeliczenia średniej ważonej ceny zakupu sprawia, że sprzedajesz poniżej kosztu odtworzenia towaru.
Błyskawiczne wyszukiwanie po numerze OEM, kodzie kreskowym i tagach
W GiroPS każda karta produktu zawiera kod SKU, kod kreskowy, jednostkę miary (sztuka, komplet, litr), cenę zakupu, cenę sprzedaży oraz tagi. Możesz zaimportować swój cennik z pliku Excel w kilka minut i pogrupować asortyment tagami takimi jak hamulce, filtry, zawieszenie, zapłon, oświetlenie czy oleje. Przy ladzie wystarczy zeskanować kod z pudełka aparatem telefonu lub czytnikiem USB/Bluetooth albo wpisać numer OEM w wyszukiwarkę, aby od razu zobaczyć stan i cenę.
GiroPS nie posiada wbudowanego dekodera numeru VIN, automatycznej bazy dopasowania pojazdów (typu TecDoc) ani śledzenia numerów seryjnych. Zamiast tego w praktyczny sposób wpisujesz kompatybilne marki, modele, kody silnika i roczniki bezpośrednio w nazwie towaru, w opisie lub w tagach. Wpisanie w wyszukiwarkę numeru OEM lub modelu auta natychmiast wyświetla wszystkie dostępne na półce oryginały i zamienniki.
- Wyszukiwanie po OEM i kodzie producenta: znajdź właściwą część i zamienniki w kilka sekund
- Tagi grup asortymentowych: filtruj układ hamulcowy, filtry, rozrządy i oleje jednym dotknięciem
- Obsługa aparatu i skanera: przyspiesz sprzedaż przy ladzie oraz inwentaryzację półek
- Średnia ważona cena zakupu: automatyczne przeliczanie kosztu jednostkowego po każdej dostawie
Konta rozliczeniowe warsztatów, obsługa zwrotów i wyciągi PDF
Utwórz osobną kartę kontaktu dla każdego warsztatu samochodowego, lakierni czy klienta flotowego kupującego z odroczonym terminem. Każde wydanie części w ciągu dnia rejestrujesz jako fakturę sprzedaży, która powiększa saldo warsztatu. Gdy mechanik zwraca nieużywaną część w oryginalnym pudełku, bo nie pasowała do auta, wprowadzasz zwrot sprzedaży: towar natychmiast wraca na stan magazynowy, a kwota automatycznie pomniejsza dług warsztatu. Gdy klient płaci gotówką, kartą lub przelewem, dopisujesz wpłatę częściową do kasy lub banku.
W dniu cotygodniowego lub miesięcznego rozliczenia, zamiast sumować papierowe WZ-ki, jednym dotknięciem generujesz wyciąg z konta w PDF za wybrany okres i wysyłasz go mechanikowi na WhatsApp. W zestawieniu widać chronologicznie każdą pobraną część, każdy odliczony zwrot i każdą wpłatę. Raport wiekowania należności pozwala pilnować sald przeterminowanych o 30, 60 i 90 dni, a rola z ukrytą ceną zakupu sprawia, że sprzedawcy przy ladzie obsługują warsztaty bez wglądu w Twoje marże. Generowane pliki PDF są dokumentami handlowymi i nie zastępują kasy fiskalnej ani KSeF.
Alerty stanu krytycznego dla części serwisowych i raport leżaków magazynowych
Brak codziennych części przeglądowych — takich jak filtry oleju i kabinowe, świece, pióra wycieraczek, żarówki, płyn hamulcowy czy popularne oleje — sprawia, że warsztat zamawia cały pakiet serwisowy w innej hurtowni. Ustawiając w GiroPS próg stanu krytycznego dla szybko rotujących pozycji, otrzymujesz powiadomienie na ekranie głównym, gdy tylko ilość spadnie poniżej minimum.
Z drugiej strony w sklepach motoryzacyjnych spora część gotówki bywa zamrożona w nietypowych częściach, które miesiącami leżą na zapleczu. Raport braku ruchu magazynowego pokazuje pozycje, które nie sprzedały się ani razu przez ostatnie 30, 60 lub 90 dni, wraz z ich łączną wartością zakupu. Dzięki temu nie zamawiasz ponownie trudnych referencji i możesz upłynnić martwy zapas w promocji.
- Alerty stanu krytycznego: chroń sklep przed brakiem popularnych filtrów, klocków i płynów
- Raport braku ruchu: wyłap części niesprzedane od 30, 60 lub 90 dni i odzyskaj zamrożoną gotówkę
- Porządek w zwrotach: jednym ruchem koryguj stan na półce oraz saldo zadłużenia warsztatu
- Ukrywanie cen zakupu: pracownicy lady sprzedają i przyjmują towar bez podglądu kosztów
Praktyczny przykład
Przykład: Sklep motoryzacyjny z 6 000 referencji i 55 warsztatami na stałych kontach
Auto-Części Kowalski utrzymuje w magazynie ponad 6 000 pozycji z działu filtrów, hamulców, zawieszenia i rozrządu do aut osobowych i dostawczych, obsługując klientów z ulicy oraz 55 okolicznych warsztatów rozliczanych co tydzień. Wcześniej zamienniki OEM sprawdzano w zeszytach, dowozy kierowcy i popołudniowe zwroty zapisywano na papierowych bloczkach, które często ginęły, a drogie czujniki leżały na półkach ponad rok. Po imporcie bazy Excel do GiroPS z numerami OEM i opisem modeli aut włączono progi stanu krytycznego dla 500 części przeglądowych i założono konta wszystkim 55 mechanikom. Dziś znalezienie części przy ladzie zajmuje trzy sekundy, w każdą sobotę warsztaty dostają wyciąg PDF na WhatsApp, a leżaki powyżej 90 dni są regularnie wyprzedawane.
Wdrożenie Krok po Kroku
1. Zaimportuj części z numerami OEM, kodami kreskowymi i opisem modeli
Wgraj arkusz Excel, wpisując numer OEM lub producenta w polu SKU, pasujące modele samochodów w nazwie lub opisie, a grupę towarową w tagach.
2. Ustaw stany krytyczne dla szybko rotujących części eksploatacyjnych
Określ minimalne ilości dla filtrów, klocków hamulcowych, świec, żarówek, pasków i olejów, aby otrzymywać alerty zanim półka opustoszeje.
3. Załóż karty kontaktów dla warsztatów i klientów flotowych
Wprowadź każdy warsztat z saldem początkowym i na bieżąco rejestruj wydania towaru, zwroty niepasujących części oraz wpłaty częściowe.
4. Wysyłaj cotygodniowe wyciągi PDF i sprawdzaj raport braku ruchu
W dniu rozliczenia udostępniaj mechanikom wyciąg z konta PDF przez WhatsApp, a raz w miesiącu analizuj raport towarów bez sprzedaży od 30/60/90 dni.
Częste Błędy i Rozwiązania
Często zadawane pytania
Czy GiroPS posiada wyszukiwarkę po numerze VIN lub automatyczny katalog dopasowania części?
Nie. GiroPS nie ma wbudowanego dekodera VIN, automatycznej bazy pojazdów ani ewidencji numerów seryjnych. Numery OEM zapisujesz w polu SKU, a pasujące marki, modele i roczniki aut wpisujesz w nazwie, opisie lub tagach produktu, co pozwala wyszukać je w ułamku sekundy.
Jak prowadzić w magazynie część oryginalną i kilka marek zamienników dla tego samego numeru OEM?
Załóż osobną kartę produktu dla każdej marki z jej własnym kodem SKU, kodem kreskowym i ceną, a wspólny numer OEM wpisz w opisie lub tagach. Po wpisaniu numeru OEM w wyszukiwarkę zobaczysz wszystkie dostępne oryginały i zamienniki wraz ze stanem.
Jak rozliczyć części, które mechanik bierze rano, a po południu zwraca, bo nie pasowały?
Wydany towar zapisz jako fakturę sprzedaży na koncie warsztatu. Gdy nieużywana część wraca, utwórz zwrot sprzedaży — sztuka automatycznie wróci na magazyn, a jej wartość odejmie się od salda warsztatu.
Jak znaleźć leżaki magazynowe, które nie sprzedały się od wielu miesięcy?
Raport braku ruchu magazynowego wyświetla wszystkie części bez żadnej sprzedaży w ostatnich 30, 60 lub 90 dniach wraz z ich wartością zakupu, ułatwiając organizację wyprzedaży.
Czy mogę ukryć ceny zakupu przed pracownikami obsługującymi ladę?
Tak. Przypisując pracownikowi rolę z ukrytą ceną zakupu, umożliwiasz mu wyszukiwanie części, skanowanie kodów, wystawianie dokumentów i wysyłanie wyciągów bez dostępu do cen hurtowych i marży.