Zarządzanie magazynem, zamówieniami i należnościami w hurtowni oraz dystrybucji
W handlu hurtowym i dystrybucji zysk zależy od bezbłędnej kompletacji dużych partii towaru oraz terminowego odzyskiwania należności za sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Gdy zamówienia od sklepów spływają w chaotycznych wiadomościach na komunikatorach, stan w magazynie głównym nie zgadza się z towarem załadowanym na busy dostawcze, a salda kredytu kupieckiego są sprawdzane z pamięci, płynność finansowa szybko staje pod znakiem zapytania. Ta strona pokazuje, jak hurtownia porządkuje cały proces — od oferty po rozliczenie wpłaty — w aplikacji GiroPS.
Zdefiniuj towary w kartonach, zgrzewkach lub paletach i udostępnij link do katalogu online, aby kontrahenci składali zamówienia bezpośrednio. Wydrukuj dokument dostawy bez cen do kompletacji na magazynie, a po doręczeniu towaru jednym kliknięciem przekształć zamówienie w fakturę PDF. Prowadź magazyn główny i samochody dostawcze jako osobne magazyny, ukryj ceny zakupu przed handlowcami w terenie i kontroluj terminy płatności oraz wpłaty częściowe.
Dlaczego praca w hurtowni łatwo wymyka się spod kontroli?
W przeciwieństwie do sklepu detalicznego hurtownia sprzedaje duże ilości towaru stałym kontrahentom, najczęściej na kredyt kupiecki z odroczonym terminem płatności. Kiedy każdego dnia kilkadziesiąt pozycji zamówienia wpływa przez telefon, wiadomości głosowe lub odręczne notatki, ręczne przepisywanie ich do systemu prowadzi do pomyłek w kodach, brakujących kartonów albo zastosowania nieaktualnego cennika. Błędna faktura dla stałego odbiorcy oznacza zwroty, korekty i stratę czasu.
Drugie wąskie gardło powstaje na styku hali magazynowej, floty dostawczej i rozrachunków z klientami. Jeśli towar trafia rano na samochód przedstawiciela bez odnotowania przesunięcia między magazynami, nikt w biurze nie wie, ile zgrzewek faktycznie zostało na regałach. Równocześnie klienci hurtowi często regulują rachunki ratami lub przy okazji kolejnej dostawy — bez przypisania każdej wpłaty częściowej do konkretnego dokumentu pod koniec miesiąca trudno ustalić, kto i za co dokładnie zalega.
Katalog online B2B i ciągłość dokumentów od oferty do faktury
Gdy wprowadzisz asortyment do GiroPS wraz z kodem towaru, kodem kreskowym, zdjęciami i jednostką hurtową (karton, zgrzewka, opakowanie zbiorcze lub paleta), możesz udostępnić swój katalog produktów online za pomocą zwykłego linku. Sklepy, punkty gastronomiczne i mniejsi hurtownicy otwierają link w przeglądarce, sprawdzają ofertę i wysyłają zamówienie bezpośrednio, dzięki czemu nie musisz wieczorami przepisywać wiadomości.
Przy większych zapytaniach przygotowujesz ofertę handlową w PDF z rabatem na pozycję lub cały dokument. Po akceptacji klienta jednym kliknięciem zmieniasz ofertę w zamówienie bez ponownego wprowadzania pozycji. Magazynierzy drukują z zamówienia dokument wydania/dostawy bez cen, który służy jako lista kompletacyjna przy załadunku. Po dostarczeniu towaru zamówienie zamienia się w fakturę sprzedaży, pomniejszając stan magazynowy i obciążając saldo kontrahenta. Generowane pliki PDF są dokumentami handlowymi i nie zastępują obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych w KSeF ani paragonów fiskalnych.
- Link do katalogu online: kontrahenci zamawiają towar z przeglądarki bez instalowania aplikacji
- Szybka konwersja: przejście od oferty przez zamówienie do faktury bez ręcznego przepisywania
- Wydruk dostawy bez cen: czytelna lista magazynowa do kompletacji i potwierdzenia odbioru
- Rabaty na pozycję i dokument: przejrzyste wyliczenie kwoty netto, podatku i wartości brutto
Magazyn główny, samochody dostawcze i uprawnienia handlowców
W firmie dystrybucyjnej zapasy rzadko leżą w jednym miejscu: oprócz magazynu centralnego towar znajduje się też w busach prowadzących sprzedaż z samochodu (van selling) lub w oddziałach. W GiroPS utworzysz osobny magazyn dla hali głównej oraz dla każdego pojazdu. Rejestrując rano przesunięcie magazynowe załadowanych kartonów z hali na busa, przez cały dzień widzisz dokładny stan wolnego towaru w bazie oraz w trasie.
Przedstawicieli handlowych, kierowców i magazynierów zaprosisz do firmy za pomocą linku ważnego przez 24 godziny. Nadając pracownikowi rolę z ukrytymi cenami zakupu, pozwalasz mu sprawdzać dostępność towaru, wystawiać oferty i zamówienia oraz przyjmować wpłaty od klientów, ale całkowicie blokujesz wgląd w ceny zakupu, faktury od dostawców i marżę. W metalowych halach czy na trasach bez zasięgu aplikacja na Androida działa w trybie offline i synchronizuje dane po odzyskaniu połączenia.
Kredyt kupiecki, wpłaty częściowe i wiekowanie należności
Sprzedaż z odroczonym terminem wymaga stałego nadzoru nad datami płatności. Po wpisaniu terminu płatności na fakturze sprzedaży GiroPS od razu wskazuje nadchodzące i przeterminowane rozliczenia. Zanim wyślesz kolejną partię towaru do zadłużonego odbiorcy, w raporcie wiekowania należności sprawdzisz kwoty przeterminowane o 30, 60 oraz ponad 90 dni.
Gdy klient podczas wizyty kierowcy opłaca część faktury gotówką lub przelewem, księgujesz częściową wpłatę na odpowiednim rachunku kasowym lub bankowym, a pozostałe do zapłaty saldo dokumentu automatycznie maleje. Do uzgodnienia salda z kontrahentem w kilka sekund wygenerujesz wyciąg z konta w PDF za wybrany okres i wyślesz go przez WhatsApp lub e-mail.
- Wiekowanie należności: natychmiastowy podgląd długów po terminie 30, 60 i 90+ dni
- Wpłaty częściowe: pełna informacja, ile zapłacono i ile pozostało do rozliczenia na każdej fakturze
- Wyciąg dla kontrahenta w PDF: szybkie wysyłanie historii transakcji i salda przez WhatsApp
- Średnia ważona cena zakupu: automatyczna wycena zapasów przy kolejnych dostawach w różnych cenach
Praktyczny przykład
Przykład: Regionalna hurtownia spożywczo-chemiczna z dwoma busami
Hurtownia Korona obsługuje 120 sklepów osiedlowych i punktów gastronomicznych, oferując 450 produktów sprzedawanych na kartony i zgrzewki z magazynu centralnego oraz dwóch samochodów dostawczych. Wcześniej handlowcy dyktowali zamówienia wieczorem przez telefon, stany na busach zapisywano w zeszytach, a częściowe wpłaty gotówkowe rozliczano z kilkudniowym opóźnieniem. Po zaimportowaniu cennika i kontrahentów z Excela do GiroPS firma wydzieliła osobne magazyny dla hali i obu pojazdów, nadała handlowcom uprawnienia z ukrytą ceną zakupu i udostępniła stałym klientom katalog online. Już w pierwszym miesiącu liczba pomyłek przy załadunku spadła niemal do zera, a raport wiekowania należności pomógł odzyskać osiem sald przeterminowanych o ponad 60 dni.
Wdrożenie Krok po Kroku
1. Zaimportuj towary z jednostką hurtową i kodem
Wgraj listę produktów z pliku Excel, podając kod towaru, kod kreskowy, jednostkę sprzedaży (karton, zgrzewka, paleta) oraz poziom stanu krytycznego.
2. Utwórz magazyny dla hali głównej i samochodów
Dodaj w systemie magazyn centralny oraz osobny magazyn dla każdego busa dostawczego, a następnie wprowadź stany początkowe przez inwentaryzację.
3. Dodaj kontrahentów z saldem początkowym i wyślij katalog
Załóż kartoteki stałych odbiorców hurtowych wraz z ich aktualnym zadłużeniem i prześlij im link do katalogu online do bezpośrednich zamówień.
4. Zaproś pracowników bez podglądu kosztów i pilnuj terminów
Dodaj handlowców i magazynierów linkiem zaproszenia z ukrytymi cenami zakupu, ustawiaj terminy płatności na fakturach i codziennie księguj wpłaty częściowe.
Częste Błędy i Rozwiązania
Często zadawane pytania
Czy moi klienci muszą instalować aplikację, aby zamawiać z katalogu online?
Nie. Udostępniony link do katalogu online otwiera się bezpośrednio w przeglądarce na telefonie lub komputerze. Klient wybiera towary, wysyła zamówienie, a ono od razu pojawia się na Twojej liście w GiroPS.
Czy mogę ukryć ceny zakupu i marżę przed przedstawicielami handlowymi?
Tak. Przypisując pracownikowi rolę z ukrytymi cenami zakupu, dajesz mu dostęp do stanów magazynowych, ofert, zamówień i sprzedaży, ale blokujesz podgląd kosztów, faktur zakupowych i raportów zysku.
Czy mogę wydrukować dokument dostawy dla magazynu i kierowcy bez widocznych cen?
Tak. Z każdego zamówienia wygenerujesz plik PDF dokumentu dostawy bez cen, który ułatwia kompletację paczek na hali i potwierdzenie odbioru przez klienta.
Czy aplikacja działa w trasie, gdy handlowiec nie ma zasięgu internetu?
Tak. Aplikacja na system Android działa w trybie offline — pozwala przyjmować zamówienia, wystawiać dokumenty i rejestrować wpłaty bez sieci, a po odzyskaniu zasięgu automatycznie synchronizuje dane.
Ile kosztuje rozpoczęcie pracy z GiroPS w hurtowni?
Możesz zacząć bezpłatnie. Gdy liczba dokumentów, magazynów lub członków zespołu przekroczy darmowe limity, wybierzesz odpowiedni wariant na stronie Pakiety.