Czym jest faktura proforma i kiedy warto ją wystawić?
Faktura proforma (nazywana potocznie proformą) to tymczasowy dokument handlowy sporządzany w układzie przypominającym zwykłą fakturę po tym, jak sprzedawca i kupujący uzgodnią towar oraz cenę, ale jeszcze przed wydaniem zamówienia lub opłaceniem zaliczki. Choć wygląda jak finalne rozliczenie, pełni funkcję potwierdzenia warunków i wezwania do przedpłaty, a nie dokumentu księgowego.
Faktura proforma pokazuje kupującemu dokładne zestawienie produktów, ilości, podatku i kwoty do zapłaty przed sfinalizowaniem transakcji. Nie jest oficjalną fakturą podatkową ani e-fakturą, nie zdejmuje towaru z magazynu i nie tworzy długu na koncie klienta aż do przekształcenia jej w fakturę sprzedaży.
Jakie dane zawiera faktura proforma i kiedy się ją stosuje?
W codziennym handlu B2B wielu klientów biznesowych potrzebuje dokumentu o strukturze faktury, aby dział finansowy mógł zlecić przelew zaliczki, zatwierdzić wydatek w firmie albo przygotować odprawę wysyłkową, zanim paczka opuści magazyn.
Aby uniknąć pomyłki z dokumentem końcowym, nagłówek musi wyraźnie zawierać oznaczenie **Faktura Proforma** oraz termin ważności oferty. Kompletna proforma składa się z czterech grup informacji.
- Wyraźny tytuł 'Faktura Proforma', numer dokumentu, data wystawienia oraz data ważności.
- Nazwa firmy, dane kontaktowe oraz adresy rozliczeniowe i dostawy sprzedawcy oraz nabywcy.
- Nazwy towarów lub usług, kody SKU, ilości, ceny jednostkowe, rabaty, stawka podatku i kwota łączna.
- Warunki przedpłaty lub zaliczki, numer rachunku bankowego (IBAN) oraz przewidywany czas realizacji.
Oferta cenowa, faktura proforma a faktura sprzedaży: różnice
Oferta cenowa powstaje na etapie rozmów i negocjacji, gdy klient wciąż porównuje warianty lub zmienia ilości. Faktura proforma pojawia się po akceptacji warunków: zamyka uzgodnione pozycje w układzie fakturowym, aby kupujący mógł przelać zaliczkę lub opłacić zamówienie z góry.
Właściwa faktura sprzedaży jest wystawiana w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. Faktura proforma nie jest oficjalnym dokumentem podatkowym ani rządową e-fakturą; nie pomniejsza stanu magazynowego i nie obciąża salda klienta. Dopiero zatwierdzona faktura sprzedaży aktualizuje magazyn i rozrachunki.
Obsługa ofert, dokumentów proforma i faktur w GiroPS
W GiroPS przeprowadzisz cały proces od pierwszej wyceny do finalnej sprzedaży bez ponownego przepisywania pozycji. Wybierasz produkty z katalogu, ustawiasz rabaty i podatki, a w kilka sekund generujesz czytelny plik PDF z ofertą, proformą lub fakturą i wysyłasz go klientowi przez WhatsApp lub e-mail.
Ważna uwaga: GiroPS generuje handlowe dokumenty PDF (oferty, proformy i faktury) do prowadzenia bieżącej ewidencji firmy oraz uzgodnień z klientami; program nie wystawia urzędowych e-faktur podatkowych połączonych z państwowymi systemami skarbowymi. Gdy wpłynie zaliczka lub wyślesz towar, jednym kliknięciem przekształcisz dokument w **Zamówienie** albo w **Fakturę sprzedaży**, automatycznie aktualizując stan magazynu i saldo klienta.
Praktyczny przykład
Przykład: pobranie 50% zaliczki na podstawie faktury proforma
Dostawca mebli biurowych uzgadnia z biurem rachunkowym sprzedaż 6 biurek (cena jednostkowa 4 500) oraz 6 foteli ergonomicznych (cena jednostkowa 2 500) na łączną kwotę 42 000, przy założeniu 50% przedpłaty przed wysyłką. Aby księgowość klienta mogła puścić przelew, sprzedawca wysyła dokument PDF proforma na 42 000 wraz z numerem konta. Na tym etapie stan magazynu się nie zmienia. Gdy wpływa zaliczka 21 000, wpłata jest zapisywana na koncie klienta, a w dniu dostawy dokument jednym kliknięciem zamienia się w fakturę sprzedaży — meble schodzą ze stanu, a pozostałe 21 000 widnieje jako saldo do dopłaty.
Często zadawane pytania
Czy faktura proforma jest oficjalną fakturą podatkową lub e-fakturą?
Nie. Faktura proforma to wstępny dokument handlowy służący potwierdzeniu kwoty i opłaceniu zaliczki; nie stanowi oficjalnej faktury podatkowej ani państwowej e-faktury.
Czy wystawienie faktury proforma zdejmuje towar ze stanu magazynowego?
Nie. Dopóki transakcja jest na etapie oferty lub proformy, stan magazynowy oraz saldo zadłużenia klienta pozostają bez zmian aż do przekształcenia dokumentu w potwierdzoną fakturę sprzedaży.
Co zrobić, jeśli klient zrezygnuje z zakupu po otrzymaniu proformy?
Ponieważ proforma nie wywołuje ruchu magazynowego ani zapisu długu na koncie klienta, nie trzeba wystawiać faktury korygującej; wystarczy oznaczyć wstępny dokument jako anulowany lub odrzucony.