Co to jest zamówienie zakupu (PO) i jak działa w praktyce?
Zamówienie zakupu — w handlu międzynarodowym określane jako Purchase Order (PO) — to oficjalny dokument handlowy wysyłany przez kupującego do dostawcy, który dokładnie określa zamawiane towary lub usługi, ich ilość, uzgodnione ceny oraz termin dostawy.
Zamówienie zakupu to pisemne potwierdzenie, jakich produktów, w jakiej ilości i po jakiej cenie jednostkowej oczekuje kupujący przed dostawą. Samo wystawienie zamówienia nie zmienia stanu magazynowego ani salda kontrahenta; magazyn i rozrachunki aktualizują się dopiero po przekształceniu zamówienia w fakturę.
Jakie informacje powinny znaleźć się na zamówieniu?
Czytelnie przygotowane zamówienie stanowi wspólną listę kontrolną zarówno dla dostawcy kompletującego paczki, jak i dla Twojego magazynu przyjmującego dostawę. Gdy kody towarów i ceny są zapisane od samego początku, weryfikacja dostarczonych kartonów zajmuje tylko chwilę.
W wielu mniejszych firmach towary wciąż zamawia się krótką wiadomością w stylu „przyślij jeszcze dwadzieścia opakowań jak ostatnio”, co często kończy się pomyłką w rozmiarze lub niespodzianką cenową na fakturze. Kompletne zamówienie zawiera cztery podstawowe grupy danych.
- Numer zamówienia, datę wystawienia, oczekiwany termin dostawy oraz pełne dane kupującego i dostawcy.
- Nazwę każdego produktu, kod towaru (SKU) lub kod kreskowy, jednostkę miary oraz dokładną zamówioną ilość.
- Uzgodnione ceny jednostkowe, ewentualne rabaty w wierszu lub od całości, stawkę VAT i kwotę łączną.
- Adres dostawy, uwagi dotyczące transportu oraz ustalone warunki płatności.
Czym różni się zamówienie od oferty handlowej i faktury?
W procesie handlowym te trzy dokumenty odpowiadają kolejnym etapom transakcji: oferta handlowa to propozycja cenowa sprzedawcy; zamówienie potwierdza na piśmie, jaki towar należy przygotować i wysłać; natomiast faktura dokumentuje zrealizowaną dostawę i rodzi obowiązek zapłaty.
Najważniejsza różnica praktyczna dotyczy magazynu i salda kontrahenta. Otwarte zamówienie dotyczy towaru, który jeszcze nie został wydany ani przyjęty, dlatego jego zapisanie nie zmienia ilości na półce i nie tworzy należności ani zobowiązania. Ruch magazynowy oraz zmiana salda następują dopiero w momencie przekształcenia zamówienia w fakturę.
Jak obsługiwać zamówienia i zamieniać je w faktury w GiroPS
W GiroPS utworzysz zamówienie w kilka sekund, udostępnisz je jako plik PDF przez WhatsApp lub e-mail, a także odbierzesz zamówienia od klientów bezpośrednio przez link do swojego **Katalogu online**. Na jednej liście widzisz zamówienia oczekujące, zatwierdzone i zrealizowane.
Gdy towar dotrze na miejsce lub zostanie wysłany, nie musisz przepisywać pozycji od nowa: jednym dotknięciem przekształcasz zamówienie w fakturę ze wszystkimi produktami, ilościami i cenami. Na potrzeby kompletacji w magazynie możesz też wydrukować z zamówienia **Kwit dostawy / Dokument wydania** bez widocznych cen.
Praktyczny przykład
Przykład: od ostrzeżenia o stanie krytycznym do zamówienia i faktury zakupu
W sklepie metalowym zapas kartuszy z silikonem spada poniżej stanu krytycznego ustalonego na 30 sztuk. Właściciel wystawia zamówienie na 200 kartuszy po uzgodnionej cenie zakupu 85 za sztukę i wysyła plik PDF do hurtowni. Na tym etapie stan magazynowy sklepu oraz saldo dostawcy pozostają bez zmian. Dwa dni później, po przyjęciu 200 kartuszy w magazynie, właściciel jednym kliknięciem przekształca zamówienie w fakturę zakupu: stan magazynowy natychmiast rośnie o 200 sztuk, a saldo zobowiązań wobec dostawcy zostaje zaktualizowane.
Często zadawane pytania
Czy zapisanie zamówienia od razu zmienia stan magazynowy?
Nie. Zamówienie rejestruje jedynie to, co zostało zgłoszone do realizacji; fizyczny stan magazynowy oraz saldo kontrahenta zmieniają się dopiero po przekształceniu zamówienia w zatwierdzoną fakturę.
Co zrobić, jeśli dostawca przysłał tylko część zamówionego towaru?
Podczas przekształcania zamówienia w fakturę wystarczy zmienić ilości na ekranie faktury tak, aby odpowiadały faktycznie dostarczonym sztukom. Dzięki temu do magazynu i salda trafi wyłącznie realnie przyjęty towar.
Czy mogę przekształcić zaakceptowaną ofertę w zamówienie lub fakturę?
Tak. Gdy klient zaakceptuje Twoją ofertę w GiroPS, możesz jednym kliknięciem zamienić ją w zamówienie do przygotowania w magazynie albo od razu w fakturę sprzedaży bez ponownego wpisywania towarów.