Voorraad en klantsaldi voor buurtsupers, toko's en kleine winkels
Honderden artikelen, smalle marges, elke dag leveringen en vaste klanten die aan het eind van de maand betalen: als een winkel zijn gegevens op verschillende plekken bijhoudt, verdwijnt vooral de winst ongemerkt. Hier leest u hoe een winkel voorraad, klantsaldi en kas inricht in GiroPS.
Leg elk artikel één keer vast met barcode en artikelcode, boek leveringen als inkoopfactuur en verkoop door te scannen. Een verkoop op rekening komt op het saldo van de klant, betalingen gaan naar kas of bank. De melding bij minimale voorraad laat zien wat opraakt voordat het schap leeg is.
Waarom de cijfers van een winkel gaan schuiven
Een kleine winkel heeft veel artikelen en verdient op elk artikel weinig. Een verkeerd getelde doos, een prijsverhoging die een week te laat op het etiket staat, een boodschap die op de lat ging maar nooit werd opgeschreven: dat ziet u pas aan het eind van de maand.
Meestal ontbreekt er geen informatie, maar staat die op drie plekken: de voorraad in uw hoofd of in Excel, de lat in een schrift en het contant geld in de la. GiroPS brengt alle drie samen in dezelfde product-, contact- en kasgegevens.
Artikelkaart, barcode en snel afrekenen
Elk artikel krijgt een naam, artikelcode, barcode, eenheid, inkoopprijs en verkoopprijs. Heeft u al een lijst, dan importeert u die uit Excel. Bij producten die u per doos inkoopt en per stuk verkoopt, voorkomt de juiste eenheid vanaf dag één de meeste latere telverschillen.
In de snelle barcodemodus van het verkoopscherm scant u artikelen achter elkaar met de camera van uw telefoon of een USB- of Bluetooth-scanner. Verkopen bij een negatieve voorraad is toegestaan, dus een nog niet geteld artikel houdt de verkoop niet op.
- Artikelcode en barcode voorkomen dubbel aangemaakte artikelen
- De inkoopprijs is de basis voor winst en voorraadwaarde
- De minimale voorraad meldt wanneer u moet bijbestellen
- Met meerdere magazijnen houdt u magazijn en winkelvloer apart
Leveringen en minimale voorraad
Boekt u een levering als inkoopfactuur, dan stijgt de voorraad en staat het bedrag open bij die leverancier. Documenten deelt u als pdf; ze vervangen geen gecertificeerde kassabon of verplichte e-factuur waar die geldt.
Artikelen onder hun minimale voorraad verschijnen als melding op het startscherm. De bestelling voor de week op die lijst baseren is veel goedkoper dan van een klant horen dat het schap leeg is. Een bestelling bij de groothandel kunt u ook eerst als order vastleggen en bij levering omzetten in een factuur.
Klanten op de lat en de kascontrole
Elke klant die op de lat koopt, wordt een contact. Een verkoopfactuur verhoogt het saldo, elke betaling verlaagt het. U stuurt het rekeningoverzicht via WhatsApp en ziet in de ouderdomsanalyse wie te laat betaalt.
Open aparte kas- en bankrekeningen voor contant geld, pinbetalingen en de bank. Wie bij sluitingstijd het getelde geld vergelijkt met het saldo in de app, vindt een verschil nog dezelfde dag.
- Het openstaande bedrag per klant ziet u in één oogopslag
- Deelbetalingen verlagen het restbedrag van de factuur
- Kasverschillen worden gecontroleerd voordat u sluit
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: een buurtsuper met 600 artikelen
Fatima runt een toko met zo'n 600 artikelen en 40 vaste klanten die op de lat kopen. In de eerste week importeert ze haar lijst uit Excel, scant de barcodes, voert een beginvoorraad in en zet de bedragen uit haar schrift over naar klantsaldi. Aan het eind van de maand toont de ouderdomsanalyse drie klanten die meer dan 60 dagen achterlopen, en de lijst met minimale voorraad laat zien dat haar vijf best verkochte producten elke week op zijn. Sinds ze op basis van die lijst bestelt, zijn er minder lege schappen en minder vergeten bedragen.
Stap-voor-stap Implementatie
1. Leg artikelen en barcodes vast
Importeer de lijst uit Excel of maak artikelen één voor één aan, elk met artikelcode, barcode, eenheid, inkoop- en verkoopprijs.
2. Tel de beginvoorraad
Heeft u aparte magazijnen gemaakt voor schap en opslagruimte, voer de telling dan per magazijn in. De beginvoorraad is het startpunt van elke latere voorraadmutatie.
3. Zet klanten op de lat in het systeem
Maak voor elke naam uit het schrift een contact aan met het huidige saldo. Daarna werken verkopen op rekening en betalingen het saldo vanzelf bij.
4. Maak de avondcontrole een gewoonte
Vergelijk het kassaldo met het geld in de la en de lijst met minimale voorraad met de schappen. Vijf minuten per dag voorkomen verrassingen aan het eind van de maand.
Veelgemaakte Fouten & Oplossingen
Veelgestelde vragen
Kan ik zonder internet blijven verkopen?
Ja. De Android-app werkt offline en synchroniseert zonder verlies zodra er weer verbinding is. Hetzelfde bedrijf opent u ook via het web en de iOS-app.
Kan ik een barcodescanner gebruiken?
U kunt scannen met de camera van uw telefoon, en de snelle barcodemodus van het verkoopscherm werkt ook met USB- en Bluetooth-scanners. Aparte kassahardware is niet nodig.
Maakt GiroPS kassabonnen of e-facturen?
Nee. GiroPS maakt en deelt facturen, offertes en orders als pdf. Het vervangt geen gecertificeerd kassasysteem of officieel e-factureringsplatform; gebruik daarvoor uw huidige oplossing.
Kan ik inkoopprijzen verbergen voor personeel achter de kassa?
Ja. Met een rol waarin inkoopprijzen verborgen zijn, kan een teamlid verkopen zonder kosten of inkoopdocumenten te zien. Rechten stelt u per teamlid apart in.
Is GiroPS betaald?
U kunt gratis beginnen. Groeien uw gegevens boven de gratis limieten uit of wilt u meer rapporten en teamopties, dan kiest u een van de mogelijkheden op de pagina Pakketten.