Wat zijn crediteuren (handelsschulden) en hoe beheer je openstaande inkoopfacturen?
Onder crediteuren—ook wel handelsschulden genoemd—vallen alle bedragen die je bedrijf nog moet betalen aan leveranciers voor goederen of diensten die op rekening zijn geleverd en gefactureerd. Dit cijfer laat zien welk deel van je huidige kas- of banksaldo al gereserveerd is voor komende leveranciersbetalingen.
Crediteurensaldo = totaal van goedgekeurde inkoopfacturen op rekening − totaal van verrichte betalingen aan leveranciers tot nu toe. Zolang een goedgekeurde inkoopfactuur niet volledig is betaald, blijft het restbedrag openstaan als schuld aan de leverancier.
Opbouw en berekening van het crediteurensaldo
Bij het inkopen van voorraad bij groothandels of fabrikanten betaal je zelden direct contant aan de deur; meestal geldt er een betalingstermijn van bijvoorbeeld 14, 30 of 60 dagen. Zodra de goederen binnen zijn en je de inkoopfactuur definitief goedkeurt, wordt het onbetaalde bedrag als schuld geboekt op het contact van de leverancier.
Voor een zuivere administratie tellen alleen bevestigde inkoopfacturen mee. Bestellingen die nog niet zijn geleverd en concept-inkoopfacturen vormen nog geen definitieve betalingsverplichting en horen niet in het crediteurentotaal thuis.
- Goedgekeurde inkoopfacturen: Het bevestigde totaalbedrag van leveranciersfacturen voor ontvangen goederen of diensten
- Verrichte betalingen: Volledige betalingen of deelbetalingen die vanaf je kas- of bankrekening naar de leverancier zijn overgemaakt
- Openstaande schuld aan leveranciers: Het nettobedrag dat je na aftrek van alle betalingen nog moet voldoen
Invloed op je kaspositie en verschil met debiteuren
Waar debiteuren aangeven welk bedrag je nog van klanten tegoed hebt, laten crediteuren zien wat je zelf nog aan leveranciers moet betalen. Wie vervaldata laat verlopen, riskeert leveringsstops of herinneringen; wie daarentegen zonder planning veel te vroeg betaalt, haalt onnodig vroeg kasgeld weg dat nodig kan zijn voor huur of lonen.
Goed werkkapitaalbeheer stemt de vervaldata van inkoopfacturen af op het moment waarop klantbetalingen binnenkomen. Zo benut je het afgesproken leverancierskrediet verstandig en houd je altijd voldoende buffer op je rekening.
Inkoopfacturen en leverancierssaldi bijhouden in GiroPS
Wanneer je in GiroPS een inkoopfactuur goedkeurt, worden je voorraad, de gewogen gemiddelde kostprijs én het saldo van de leverancier direct bijgewerkt; conceptfacturen tellen in geen enkel totaal mee. Elke betaling die je registreert wordt afgeschreven van je gekozen kas- of bankrekening en verlaagt meteen het openstaande bedrag op de factuur.
Op de contactkaart van de leverancier bekijk je alle openstaande facturen, volg je deelbetalingen en vervaldata, en exporteer je een helder PDF-rekeningoverzicht om saldi snel met je leverancier af te stemmen.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: crediteurensaldo aan het einde van de maand
Een winkel boekt in een maand twee goedgekeurde inkoopfacturen van leveranciers voor 65.000 en 45.000 (samen 110.000) en heeft daarnaast een concept-inkoopfactuur van 15.000 in controle. Voor het einde van de maand betaalt de winkel de eerste factuur van 65.000 volledig en maakt een deelbetaling van 20.000 over op de tweede factuur (totaal betaald: 85.000). Het concept telt niet mee. Aan het einde van de maand bedraagt het crediteurensaldo 110.000 − 85.000 = 25.000 op de tweede factuur.
Veelgestelde vragen
Tellen concept-inkoopfacturen mee bij de crediteuren?
Nee. Een concept is een voorlopige invoer die nog niet is bevestigd. In GiroPS werken alleen goedgekeurde inkoopfacturen het leverancierssaldo en het totaal aan openstaande schulden bij.
Kan ik een inkoopfactuur in meerdere termijnen betalen?
Ja. Elke termijn registreer je als deelbetaling vanaf je kas- of bankrekening, waardoor je rekeningsaldo daalt en alleen het nog niet betaalde restbedrag op de factuur open blijft staan.
Hoe controleer ik een verschil met het overzicht van mijn leverancier?
Open het leverancierscontact in GiroPS, download het PDF-rekeningoverzicht met alle goedgekeurde inkoopfacturen en betalingen, en leg dit regel voor regel naast de opgave van de leverancier.