Wat zijn debiteuren (vorderingen) en hoe houd je openstaande klantfacturen bij?
Onder debiteuren—ook wel handelsvorderingen genoemd—vallen alle bedragen die klanten nog aan je bedrijf moeten betalen voor reeds geleverde producten of diensten op rekening. Het laat direct het verschil zien tussen gefactureerde omzet op papier en daadwerkelijk ontvangen geld op je bankrekening.
Debiteurensaldo = totaal van goedgekeurde verkoopfacturen op rekening − totaal van ontvangen klantbetalingen tot nu toe. Zolang een goedgekeurde factuur niet volledig is voldaan, blijft het restbedrag openstaan als vordering.
Opbouw en onderdelen van het debiteurensaldo
In de groothandel, zakelijke dienstverlening en bij vaste klanten wordt er vaak geleverd met een afgesproken vervaldatum. Zodra je de goederen levert en de verkoopfactuur definitief goedkeurt, ontstaat er een openstaande vordering op de kaart van dat contact.
Voor een kloppende administratie moet je definitieve verkoopfacturen strikt scheiden van voorlopige documenten. Offertes en conceptfacturen vormen nog geen opeisbare schuld en worden nooit meegerekend in het debiteurentotaal.
- Goedgekeurde verkoopfacturen: Het volledige factuurbedrag voor geleverde producten of uitgevoerde diensten
- Ontvangen betalingen: Volledige betalingen of deelbetalingen die op je kas- of bankrekening zijn binnengekomen
- Openstaande vordering: Het nettobedrag dat klanten nog moeten betalen na aftrek van alle ontvangsten
Invloed op de cashflow en verschil met crediteuren
Debiteuren vormen een bezit van je bedrijf omdat het geld nog naar je toekomt, terwijl crediteuren (handelsschulden) de bedragen zijn die jij nog aan je leveranciers moet betalen. Een onderneming kan op papier winstgevend zijn, maar toch in geldnood komen als klanten hun vervaldatum overschrijden.
Daarom is alleen kijken naar de omzet niet genoeg; je moet per factuur weten wanneer de betalingstermijn afloopt. Door vervaldata scherp te volgen en tijdig een helder rekeningoverzicht te sturen, zet je gefactureerde winst om in bruikbaar kasgeld.
Debiteuren en openstaande saldi volgen in GiroPS
In GiroPS werkt alleen een goedgekeurde verkoopfactuur het klantsaldo en het openstaande bedrag bij; conceptfacturen tellen in geen enkele totaalstand mee en tonen geen openstaand saldo. Elke geregistreerde ontvangst verhoogt je gekozen kas- of bankrekening en verlaagt direct het openstaande factuurbedrag.
Bij elk contact zie je in één oogopslag het totale openstaande saldo, eventuele deelbetalingen en naderende vervaldata, en maak je eenvoudig een PDF-rekeningoverzicht om met je klant te delen.
Praktijkvoorbeeld
Voorbeeld: debiteurensaldo aan het einde van de maand
Een groothandel verstuurt in een maand drie goedgekeurde verkoopfacturen van 40.000, 50.000 en 30.000 (samen 120.000) en heeft daarnaast een conceptfactuur van 20.000 klaarstaan. Voor het einde van de maand wordt de eerste factuur van 40.000 volledig betaald en komt er op de tweede factuur een deelbetaling van 35.000 binnen (totaal ontvangen: 75.000). De conceptfactuur telt niet mee. Aan het einde van de maand bedraagt het debiteurensaldo 120.000 − 75.000 = 45.000 (15.000 restant op de tweede factuur plus 30.000 op de derde).
Veelgestelde vragen
Tellen conceptfacturen mee bij het debiteurensaldo?
Nee. Een conceptfactuur is nog in bewerking en niet definitief. In GiroPS worden conceptfacturen in geen enkel totaal meegenomen en tonen ze nooit een openstaande vordering bij de klant.
Hoe verwerk ik een klant die een factuur in delen betaalt?
Je boekt het ontvangen bedrag als deelontvangst op de factuur. Je kas- of bankrekening stijgt met dat bedrag, terwijl op de factuur precies het resterende bedrag als vordering open blijft staan.
Waarom is een hoog debiteurensaldo een risico voor je bedrijf?
Omdat je werkkapitaal vastzit bij klanten in plaats van op je bankrekening te staan. Als betalingen achterblijven bij de verkoopgroei, kun je moeite krijgen om leveranciers en vaste lasten op tijd te betalen.