Cos'è la fattura proforma e quando si emette? Guida pratica all'uso
Quando hai già trovato l'accordo con un cliente su articoli, quantità e prezzi, spesso serve un documento riepilogativo prima della spedizione per richiedere un acconto o per consentire all'amministrazione dell'acquirente di autorizzare il bonifico. Questo documento è la fattura proforma. Regola fondamentale: la fattura proforma non è una fattura fiscale ufficiale, non genera crediti contabili né scarichi di magazzino, e gli obblighi di fatturazione fiscale o elettronica vengono assolti tramite il relativo sistema normativo. In questa guida vediamo quando utilizzare la proforma, cosa cambia rispetto al preventivo e alla fattura di vendita e come gestire il flusso in GiroPS.
La fattura proforma è un documento preliminare privo di valore fiscale, inviato prima della consegna o del saldo per confermare prezzi, quantità e condizioni concordate. Non scarica il magazzino e non modifica il saldo del cliente. Si utilizza per chiedere acconti, agevolare pratiche bancarie e verificare l'ordine prima della spedizione.
Cos'è la fattura proforma e quando conviene utilizzarla?
La fattura proforma è un prospetto riepilogativo che fotografa con precisione una fornitura o una prestazione già concordata tra le parti, ma non ancora consegnata o saldata. A differenza del preventivo iniziale, in cui si valutano diverse opzioni, la proforma viene emessa quando l'ordine è definito e si attende il pagamento anticipato prima di procedere.
Nella forma assomiglia in tutto e per tutto a una fattura — con righe articolo, prezzi unitari, sconti, imposte e totale — ma riporta chiaramente la dicitura Proforma affinché nessuno la registri come documento fiscale definitivo.
- Richiesta di acconto o pagamento anticipato: Fornisce al cliente un documento dettagliato per versare una caparra o il saldo prima della spedizione.
- Approvazione acquisti e pratiche bancarie: Permette all'ufficio amministrativo del cliente o alla banca di disporre il bonifico su importi certi.
- Controllo finale prima della spedizione: Conferma per l'ultima volta quantità, unità di misura e spese di trasporto prima di preparare i colli.
- Commercio internazionale e dogana: Dichiara il valore commerciale e la descrizione della merce per spedizionieri, assicurazioni o pratiche doganali.
- Lavorazioni su misura: Fissa le specifiche e il prezzo pattuito prima di ordinare materiali dedicati al cliente.
Differenze tra preventivo, fattura proforma e fattura di vendita
Spesso nelle piccole imprese si fa confusione tra preventivo, fattura proforma e fattura di vendita. La differenza sta nel momento in cui vengono emessi e negli effetti su magazzino e contabilità clienti. Il preventivo serve a proporre un prezzo; la proforma conferma l'ordine definitivo per richiedere il pagamento prima della consegna; la fattura di vendita attesta la cessione effettiva della merce.
Dal punto di vista operativo, né il preventivo né la proforma riducono le scorte di magazzino o creano un debito sulla scheda del contatto. Anche in GiroPS i preventivi e le fatture in bozza non vengono conteggiati in alcun totale né mostrano credito residuo: solo la fattura di vendita approvata aggiorna magazzino e saldo cliente.
| Criterio | Preventivo | Fattura Proforma | Fattura di Vendita Approvata |
|---|---|---|---|
| Scopo Commerciale | Proporre prezzi e trattare | Confermare l'ordine e chiedere il pagamento | Registrare la vendita consegnata |
| Effetto sul Magazzino | Nessuno scarico scorte | Nessuno scarico scorte | Scarica le quantità vendute dal deposito |
| Effetto Scheda Cliente | Nessun debito o saldo aperto | Nessun debito o saldo aperto | Aggiorna il saldo a debito del contatto |
| Valore Fiscale | Offerta commerciale informativa | Documento preliminare (non è fattura fiscale) | Documento di vendita (e-fattura legale a parte) |
Chiarezza normativa: la proforma non è una fattura fiscale né elettronica
Un principio deve essere sempre chiaro sia per chi vende sia per chi compra: la fattura proforma non ha valore fiscale. Non consente la detrazione delle imposte, non genera scritture contabili definitive e non sostituisce gli obblighi di fatturazione elettronica o certificazione dei corrispettivi, che vanno sempre gestiti tramite i canali normativi previsti.
Con la massima trasparenza: GiroPS genera documenti PDF ordinati per preventivi, proforma e fatture per aiutarti a gestire magazzino, vendite e conti clienti, ma non emette fatture elettroniche fiscali. In GiroPS le fatture salvate in Bozza non entrano nei totali del fatturato né nei saldi dei contatti; solo quando approvi la fattura vengono aggiornati lo stock e l'estratto conto del cliente.
Quali informazioni inserire in una fattura proforma completa?
Perché l'amministrazione del cliente possa disporre il pagamento senza dubbi, il documento deve indicare chiaramente la natura di Proforma. In questo modo il cliente ha il dettaglio completo dell'importo comprensivo di imposte, sapendo che la fattura definitiva seguirà al pagamento o alla consegna.
Oltre a quantità, prezzi unitari e sconti, ricordati sempre di riportare le coordinate bancarie per il bonifico e la data di validità del documento.
- Dicitura Proforma e date: Indicazione chiara Fattura Proforma, numero del documento, data di emissione e termine di validità.
- Dati dell'attività e del contatto: Ragione sociale o nome, indirizzo e recapiti del venditore e dell'acquirente.
- Riepilogo voci e calcoli: Descrizione articoli o servizi, codice stock, quantità, unità, prezzo unitario, sconti, imposta e totale complessivo.
- Istruzioni di pagamento e consegna: Percentuale di acconto o importo anticipato richiesto, codice IBAN e tempi di spedizione dopo l'incasso.
Dal documento proforma alla fattura approvata e all'incasso parziale in GiroPS
Preparare le proforma su file esterni costringe a ricopiare tutte le righe quando il cliente effettua il bonifico. In GiroPS puoi gestire l'intero passaggio creando un preventivo oppure salvando una fattura di vendita in stato Bozza per condividere il PDF preliminare.
Finché la fattura resta in Bozza, le giacenze di magazzino non vengono toccate e il saldo del cliente non subisce variazioni. Non appena ricevi l'acconto e spedisci la merce, approvi la fattura con un tocco e registri l'incasso parziale sul conto cassa o banca per tenere traccia del residuo da saldare.
Guida Passo-Passo
1. Seleziona il contatto cliente e apri un preventivo o una bozza
Scegli l'acquirente dall'elenco contatti. Crea un nuovo preventivo oppure apri una fattura di vendita lasciandola nello stato Bozza.
2. Inserisci gli articoli, le unità, gli sconti e le imposte concordate
Aggiungi le righe esatte confermate dal cliente, verifica le unità di misura e controlla il calcolo degli sconti e dell'imposta.
3. Scrivi nelle note la dicitura Proforma, l'acconto e l'IBAN
Specifica nel campo note che il documento è una fattura proforma per pagamento anticipato, indicando l'importo richiesto, l'IBAN e la scadenza.
4. Condividi il PDF tramite WhatsApp o email
Invia il PDF generato al cliente affinché il suo ufficio acquisti o l'amministrazione possa procedere con il bonifico.
5. Approva la fattura alla consegna e registra l'incasso
Ricevuto il pagamento e spedita la merce, trasforma o approva la fattura di vendita per scaricare lo stock e registra l'acconto ricevuto.
Caso pratico
Esempio: Fornitore di attrezzature bar richiede il 30% di acconto con proforma
Un rivenditore di macchine da caffè professionali concorda con un nuovo bar la fornitura di 2 macchine espresso, 2 macinacaffè e il servizio di installazione per 8.000 € imposte incluse. Prima di spedire le attrezzature invia un PDF proforma chiedendo un acconto del 30% (2.400 €). In questa fase il magazzino non cambia. Quando il cliente versa i 2.400 € in banca e riceve la merce, il fornitore approva la fattura di vendita in GiroPS e registra l'incasso parziale, lasciando un saldo residuo di 5.600 € sulla scheda del contatto.
| Fase del Flusso | Documento / Azione | Effetto sul Magazzino | Effetto Conto Cliente e Banca |
|---|---|---|---|
| 1. Accordo Ordine | PDF Proforma / Bozza da 8.000 € | Nessuna variazione (0 scaricati) | Saldo del contatto fermo a 0 € |
| 2. Incasso Acconto | Bonifico cliente del 30% (2.400 €) | Merce preparata per la spedizione | Conto banca +2.400 €; acconto registrato |
| 3. Consegna e Approvazione | Fattura di vendita approvata (8.000 €) | Scarico di 2 macchine e 2 macinacaffè | Addebito totale registrato sul contatto |
| 4. Gestione Residuo | Abbinamento dell'incasso parziale | Fornitura completata | Saldo residuo da incassare: 5.600 € |
Errori Comuni e Soluzioni
Domande frequenti
La fattura proforma ha valore fiscale o contabile?
No. La fattura proforma è un documento commerciale provvisorio utilizzato per confermare le condizioni di un ordine e richiedere un pagamento anticipato. Gli obblighi di fatturazione fiscale ed elettronica vanno adempiuti separatamente tramite il sistema legale dedicato.
GiroPS emette fatture elettroniche fiscali?
No. GiroPS produce documenti PDF per preventivi, proforma e fatture di vendita o acquisto per la gestione operativa di magazzino e conti clienti, ma non invia fatture elettroniche ai sistemi fiscali statali.
Le fatture salvate in Bozza su GiroPS modificano il magazzino o il saldo cliente?
No. Le bozze non vengono conteggiate in alcun totale delle vendite, non generano credito residuo e non scaricano prodotti dal magazzino. Giacenze e saldi si aggiornano esclusivamente quando la fattura viene approvata.
Come registro l'acconto ricevuto a fronte di una fattura proforma?
Puoi registrare l'entrata sul tuo conto cassa o banca in GiroPS. Una volta approvata la fattura di vendita, l'incasso parziale riduce automaticamente il saldo residuo da riscuotere.
Posso preparare un documento proforma in valuta estera?
Sì. Puoi scegliere la valuta del documento e indicare il tasso di cambio per inviare al cliente un PDF nella sua moneta mantenendo i conteggi allineati nella valuta della tua attività.
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