Cos'è un preventivo commerciale e come si prepara in modo efficace?
Il preventivo commerciale è il documento scritto con cui un venditore o un professionista comunica a un cliente potenziale o abituale quali prodotti o servizi può fornire, a quale prezzo unitario, con quali sconti e fino a quale data l'offerta resta valida. Mette nero su bianco le condizioni prima della vendita.
Un preventivo è una proposta economica dettagliata inviata al cliente prima della conferma d'acquisto, con l'elenco di articoli, quantità, prezzi e scadenza dell'offerta. L'invio di un preventivo non scarica il magazzino né modifica il saldo del cliente; scorte e saldi si aggiornano solo alla conversione in fattura.
Quali elementi non devono mancare in un preventivo?
Il preventivo è spesso il primo documento ufficiale che il cliente riceve dalla tua attività. Consegnare un prospetto dettagliato voce per voce, anziché comunicare una cifra a forfait in chat, trasmette affidabilità e chiarisce subito cosa è compreso nel prezzo.
Inoltre, poiché i listini dei fornitori possono variare nel tempo, è buona regola indicare sempre una data di scadenza dell'offerta: protegge il tuo margine di guadagno e aiuta il cliente a decidere in tempi rapidi. Un preventivo completo comprende quattro sezioni.
- Numero del preventivo, data di emissione, data di validità dell'offerta e dati completi di venditore e cliente.
- Descrizione chiara di ogni prodotto o servizio, codice articolo (SKU), unità di misura e quantità proposta.
- Prezzi unitari, eventuali sconti di riga o sul totale, aliquota IVA, importo dell'imposta e totale complessivo.
- Tempi indicativi di consegna, modalità di pagamento e note o condizioni particolari dell'offerta.
Differenza tra preventivo, fattura proforma e fattura di vendita
Il preventivo nasce nella fase di trattativa: il cliente sta valutando la spesa e può ancora chiedere di modificare quantità o articoli. La fattura proforma viene invece emessa quando l'accordo è già stato raggiunto e serve un prospetto finale per richiedere un acconto o ottenere il via libera amministrativo.
La fattura di vendita è il documento definitivo emesso alla consegna della merce. Né il preventivo né la proforma movimentano le giacenze di magazzino o creano un credito nel saldo del cliente; solo la fattura confermata aggiorna scorte e contabilità.
Come creare preventivi e convertirli in fattura in GiroPS
In GiroPS prepari un **Preventivo** in pochi secondi scegliendo gli articoli dal catalogo, applicando eventuali sconti e generando un PDF ordinato da inviare subito via WhatsApp o email. Dalla lista tieni sotto controllo i preventivi in attesa, approvati o rifiutati.
Quando il cliente accetta l'offerta, non devi riscrivere nulla: con un solo tocco converti il preventivo in **Ordine** per la preparazione in magazzino oppure direttamente in **Fattura di vendita**, mantenendo intatti prodotti, quantità e prezzi.
Caso pratico
Esempio: dal preventivo per materiali edili alla fattura di vendita
Una rivendita edile prepara un preventivo per uno studio tecnico per 120 m² di pavimento laminato a 350 al m², 80 metri di battiscopa a 60 al metro e posa in opera, con uno sconto globale del 5% e validità 10 giorni. Il titolare invia il PDF su WhatsApp. Finché il cliente valuta la proposta, la giacenza del negozio e il saldo cliente restano invariati. Cinque giorni dopo lo studio conferma il lavoro: il titolare converte il preventivo in fattura di vendita su GiroPS con un clic, scaricando i materiali dal magazzino e aggiornando il credito verso il cliente.
Domande frequenti
Inviare un preventivo riduce già le quantità disponibili in magazzino?
No. Il preventivo è una semplice proposta commerciale; le quantità fisiche a magazzino e il saldo del cliente non cambiano finché il preventivo non viene approvato e trasformato in fattura.
Perché conviene sempre indicare una data di scadenza sul preventivo?
I costi di acquisto dai fornitori possono aumentare. Inserire una scadenza precisa (ad esempio 10 o 15 giorni) tutela la tua attività dal rischio di dover applicare prezzi vecchi a distanza di mesi.
Cosa faccio se il cliente chiede di modificare alcune quantità prima di accettare?
Puoi modificare il preventivo direttamente in GiroPS aggiornando quantità o sconti e inviare nuovamente il PDF, oppure correggere i numeri finali nel momento in cui lo converti in ordine o fattura.