Gestione magazzino per codice OEM e conti correnti officine per ricambisti auto
In un negozio di autoricambi la rapidità al banco e la precisione nell'identificare il componente decidono ogni vendita. Quando il meccanico chiama mentre l'auto è sul ponte, devi verificare in pochi secondi disponibilità e prezzo tra migliaia di filtri, pastiglie freno, cuscinetti, cinghie, batterie e sensori. Se le consegne giornaliere alle officine vengono appuntate su blocchetti cartacei che vanno persi, i materiali da tagliando finiscono senza preavviso o i ricambi a bassa rotazione bloccano liquidità sugli scaffali per mesi, il margine si riduce. Questa guida mostra come gestire magazzino OEM, conti officine e cassa con GiroPS.
Registra ogni ricambio con riferimento OEM, codice produttore, codice a barre e tag di categoria per trovarlo in pochi secondi al banco o al telefono. Inserisci i modelli di auto compatibili nel nome o nella descrizione dell'articolo. Controlla i saldi aperti delle officine meccaniche, i resi e gli incassi parziali condividendo estratti conto PDF su WhatsApp. Evita rotture di stock con gli avvisi di scorta critica e individua i fondi di magazzino con il report di inattività.
Perché giacenze e conti delle officine vanno in confusione al banco ricambi
Un ricambista gestisce migliaia di codici che all'esterno sembrano quasi identici ma montano su motorizzazioni e anni di produzione differenti. Per lo stesso filtro olio o disco freno spesso convivono sullo scaffale sia il ricambio originale sia più marchi aftermarket equivalenti. Quando gli articoli vengono caricati solo con descrizioni generiche senza codice produttore né codice a barre della scatola, aumentano gli errori al banco, crescono i resi e le quantità reali sullo scaffale non coincidono più con il gestionale.
Il secondo punto critico è il lavoro quotidiano in conto aperto con officine meccaniche, elettrauto, carrozzerie e flotte. I meccanici ordinano pezzi più volte al giorno tramite fattorino, rendono nel pomeriggio i ricambi non compatibili e saldano il conto a fine settimana o a fine mese. Tenere traccia di uscite e resi su quaderni o bolle volanti porta a dimenticare note di accredito e crea discussioni al momento del saldo. Inoltre, quando i listini dei distributori aumentano, non aggiornare il costo medio ponderato fa vendere sotto il costo di riacquisto.
Ricerca istantanea per codice OEM, codice a barre ed etichette di categoria
In GiroPS ogni scheda prodotto contiene codice articolo (SKU), codice a barre, unità di misura (pezzo, kit, litro), prezzo d'acquisto, prezzo di vendita e tag. Puoi importare il tuo listino da Excel in pochi minuti e organizzare i ricambi con tag come freni, tagliando e filtri, sospensioni, accensione, illuminazione o lubrificanti. Al banco ti basta inquadrare il codice a barre della scatola con la fotocamera dello smartphone o usare un lettore USB/Bluetooth, oppure digitare il numero OEM nella barra di ricerca.
GiroPS non include una ricerca per numero di telaio (VIN), una banca dati automatica di compatibilità veicoli (come TecDoc) né la tracciabilità per numero di serie. Al loro posto, puoi inserire in modo pratico marche, modelli, cilindrate e anni compatibili direttamente nel nome del prodotto, nella descrizione o nei tag. Cercando un codice OEM o il modello dell'auto, vedrai subito a schermo tutti i ricambi originali e aftermarket equivalenti disponibili a magazzino.
- Ricerca per codice OEM e costruttore: trova il ricambio esatto e gli equivalenti in pochi secondi
- Tag per gruppo merceologico: filtra freni, filtri, frizioni, cinghie e oli motore con un tocco
- Scansione da fotocamera o lettore: velocizza la vendita al banco e l'inventario sugli scaffali
- Costo medio ponderato: ricalcolo automatico del costo unitario a ogni nuovo carico fornitore
Conti aperti delle officine, gestione dei resi ed estratto conto PDF
Apri un contatto dedicato per ogni officina meccanica, elettrauto, carrozzeria o cliente professionale con cui lavori a credito. Ogni consegna giornaliera viene registrata come fattura di vendita sul conto dell'officina. Se il meccanico restituisce un ricambio integro perché non adatto alla vettura, registri un reso di vendita: il pezzo rientra immediatamente nella giacenza e l'importo viene scalato dal saldo aperto del cliente. Quando l'officina paga in contanti, POS o bonifico, registri un incasso parziale sulla cassa o sul conto bancario.
A fine settimana o a fine mese, invece di sommare foglietti cartacei, generi in un tocco un estratto conto PDF filtrato per date e lo invii su WhatsApp al titolare dell'officina. Nel riepilogo compaiono in ordine cronologico tutti i ricambi consegnati, i resi stornati e gli acconti versati. Con il report di anzianità dei crediti monitori i saldi scaduti da 30, 60 e 90 giorni, mentre il ruolo con prezzo d'acquisto nascosto permette ai banconisti di vendere senza vedere i tuoi costi fornitore. I documenti PDF generati hanno valore commerciale di riepilogo e non sostituiscono la fatturazione elettronica SDI né il registratore telematico.
Avvisi di scorta critica per i tagliandi e analisi dei ricambi fermi
Restare senza articoli ad alta rotazione come filtri olio, filtri abitacolo, candele, spazzole tergicristallo, lampadine o liquido freni spinge spesso il meccanico ad acquistare l'intero kit tagliando da un altro fornitore. Impostando in GiroPS una soglia di scorta critica sui ricambi più richiesti, ricevi un avviso sulla schermata principale appena la giacenza scende sotto il minimo, preparando il riordino senza dimenticanze.
Allo stesso tempo, nei magazzini autoricambi una quota importante di liquidità resta bloccata in componenti specifici che non si muovono per mesi. Il report di inattività dello stock elenca i ricambi che non hanno registrato vendite negli ultimi 30, 60 o 90 giorni insieme al relativo valore di costo immobilizzato. Così eviti di riordinare codici lenti e puoi promuoverne lo smaltimento per liberare cassa.
- Avvisi di scorta critica: previeni l'esaurimento di filtri, pastiglie, cinghie e liquidi da tagliando
- Report di inattività stock: individua i ricambi invenduti da 30, 60 o 90 giorni e recupera liquidità
- Gestione immediata dei resi: aggiorna contemporaneamente giacenza a scaffale e saldo dell'officina
- Prezzi d'acquisto protetti: il personale al banco lavora senza vedere costi e margini di ricarico
Caso pratico
Esempio: Ricambista auto con 6.000 codici a magazzino e 55 officine clienti
Autoricambi Nuova Era gestisce oltre 6.000 referenze tra filtrazione, frenante, tiranteria e distribuzione per auto e veicoli commerciali leggeri, servendo privati al banco e 55 officine della zona con conto settimanale. Prima i codici equivalenti venivano cercati su cataloghi cartacei, le consegne col furgone e i resi pomeridiani erano segnati su blocchetti spesso incompleti e diversi sensori restavano invenduti sugli scaffali per oltre un anno. Dopo aver importato il file Excel in GiroPS con codici OEM e modelli compatibili nella descrizione, il negozio ha impostato la scorta critica su 500 articoli da tagliando e aperto le schede delle 55 officine. Oggi la ricerca al banco richiede tre secondi, il sabato mattina partono gli estratti conto PDF su WhatsApp e i ricambi fermi da 90 giorni vengono monitorati ogni mese.
Guida Passo-Passo
1. Importa i ricambi con codice OEM, codice a barre e modelli compatibili
Carica il tuo foglio Excel inserendo il riferimento OEM o produttore nel campo SKU, le auto compatibili nel nome o nella descrizione e la famiglia merceologica nei tag.
2. Imposta la scorta critica sui materiali di consumo e tagliando
Definisci le quantità minime per filtri, pastiglie freno, candele, lampadine, cinghie e oli motore per ricevere un avviso prima che lo scaffale si svuoti.
3. Crea le schede contatto per officine meccaniche, carrozzerie e flotte
Registra ogni officina con il saldo iniziale e annota quotidianamente consegne, resi di ricambi non montati e incassi parziali.
4. Invia estratti conto PDF settimanali e controlla lo stock inattivo
Condividi il riepilogo PDF su WhatsApp nel giorno di chiusura conto e consulta ogni mese il report di inattività a 30/60/90 giorni.
Errori Comuni e Soluzioni
Domande frequenti
GiroPS include la ricerca per numero di telaio (VIN) o una banca dati automatica dei veicoli?
No. GiroPS non dispone di ricerca per targa/telaio (VIN), database automatico di compatibilità né gestione dei numeri di serie. Puoi salvare i codici OEM nel campo SKU e scrivere marche, modelli e anni compatibili nel nome, nella descrizione o nei tag per trovarli all'istante con la ricerca testuale.
Come gestisco il pezzo originale e più marchi aftermarket equivalenti per lo stesso codice OEM?
Crea una scheda prodotto per ciascun marchio con il proprio SKU, codice a barre e prezzo, indicando il codice OEM comune nella descrizione o nei tag. Cercando quel numero OEM vedrai subito tutti i marchi disponibili e le relative giacenze.
Come registro i ricambi che un'officina ritira al mattino e restituisce nel pomeriggio?
Addebita i pezzi consegnati con una fattura di vendita sul conto dell'officina. Quando un ricambio integro viene restituito, registra un reso di vendita: il pezzo torna automaticamente a magazzino e l'importo viene detratto dal saldo aperto.
Come posso individuare i fondi di magazzino che non si vendono da mesi?
Il report di inattività dello stock mostra tutti i ricambi con zero vendite negli ultimi 30, 60 o 90 giorni e il relativo valore d'acquisto totale, aiutandoti a pianificare promozioni o smaltimenti.
Posso nascondere i prezzi di acquisto ai dipendenti che lavorano al banco?
Sì. Assegnando un ruolo con prezzo d'acquisto nascosto, i collaboratori possono cercare ricambi, leggere codici a barre, emettere documenti e inviare estratti conto senza vedere i costi fornitore né i margini.