Ticari borçlar (Tedarikçi borçları) nedir ve nasıl yönetilir?
Ticari borçlar, işletmenizin tedarikçilerden vadeli olarak satın aldığı mal veya hizmetler karşılığında henüz ödemediği toplam borç tutarını ifade eder. Kasa ve banka hesaplarınızdaki mevcut paranın ne kadarının yakın tarihte tedarikçilere çıkacağını görmenizi sağlar.
Ticari borçlar = onaylanmış vadeli alış faturalarının toplamı − tedarikçilere bugüne kadar yapılan ödemeler. Mal deponuza girip alış faturası onaylandığında borç doğar ve ödeme yapılana kadar tedarikçi cari bakiyesinde açık kalır.
Ticari borçların bileşenleri ve hesaplama mantığı
Toptancılardan veya üreticilerden ürün alırken ödemenin tamamı her zaman peşin yapılmaz; çoğu zaman 15, 30 veya 60 günlük bir vade tarihi üzerinde anlaşılır. Ürünler teslim alınıp alış faturası onaylandığında, ödenmemiş tutar ilgili tedarikçi carisine borç olarak kaydedilir.
Doğru bir borç takibi için yalnızca kesinleşmiş alış faturaları dikkate alınmalıdır. Henüz tedarikçiden onay gelmemiş siparişler veya taslak halindeki alış faturaları gerçek bir ödeme yükümlülüğü oluşturmaz ve toplam ticari borçlara eklenmez.
- Onaylı alış faturaları: Tedarikçiden teslim alınan ürün veya hizmetler için kesinleşmiş fatura toplamı
- Yapılan ödemeler: Kasa veya banka hesabınızdan tedarikçiye gönderilen tam ya da parçalı ödemeler
- Kalan tedarikçi borcu: Onaylı alış toplamından yapılan tüm ödemeler düşüldükten sonra kalan net bakiye
Kasa dengesine etkisi ve ticari alacaklardan farkı
Ticari alacaklar müşterilerden tahsil edeceğiniz parayı gösterirken, ticari borçlar sizin tedarikçilere ödemekle yükümlü olduğunuz tutarları temsil eder. Vade tarihlerini kaçırmak tedarikçi güvenini zedeler ve yeni mal alımını durdurabilir; buna karşılık vadesinden çok önce plansız ödeme yapmak da işletmeyi günlük nakitten mahrum bırakabilir.
İyi bir işletme yönetimi, müşterilerden gelecek tahsilat takvimi ile tedarikçilere yapılacak ödeme vadelerini dengeler. Böylece kasada her zaman kira, personel ve acil giderler için yeterli nakit tamponu korunur.
GiroPS'te alış faturaları ve tedarikçi cari ekstresi ile takip
GiroPS'te bir alış faturasını onayladığınızda hem ürün stoklarınız ve ağırlıklı ortalama maliyetiniz güncellenir hem de tedarikçi carisine borç bakiyesi işlenir; taslak alış faturaları ise hiçbir borç toplamına dahil edilmez. Tedarikçiye yaptığınız her tam veya parçalı ödeme, seçtiğiniz kasa ya da banka hesabından düşerken kalan fatura borcunu anında azaltır.
Cari kartlar üzerinden hangi tedarikçiye ne kadar borcunuz kaldığını, yaklaşan vade tarihlerini ve geçmiş ödeme hareketlerini inceleyebilir, mutabakat için PDF cari hesap ekstresi alıp paylaşabilirsiniz.
Örnek iş senaryosu
Örnek: ay sonu tedarikçi borcu hesabı
Bir perakende mağaza ay içinde tedarikçilerinden 65.000 ve 45.000 tutarında iki onaylı alış faturası (toplam 110.000) almış, ayrıca 15.000 tutarında bir alış faturasını taslak olarak kaydetmiştir. Ay içinde ilk faturanın 65.000 tutarındaki tamamını ve ikinci faturanın 20.000 tutarındaki kısmını banka hesabından ödemiştir (toplam ödeme 85.000). Taslak belge hesaba katılmaz. Ay sonunda kalan ticari borç 110.000 − 85.000 = 25.000 olur.
Sıkça Sorulan Sorular
Taslak alış faturası tedarikçi borcunu artırır mı?
Hayır. Taslak faturalar henüz kontrol aşamasındaki kayıtlardır. GiroPS'te yalnızca onaylanmış alış faturaları tedarikçi cari bakiyesini ve toplam borcu günceller.
Tedarikçi faturasını parça parça ödeyebilir miyim?
Evet. Yaptığınız her kısmi ödemeyi faturaya veya tedarikçi carisine kaydettiğinizde kasa/banka bakiyeniz düşer ve faturada yalnızca ödenmemiş kalan tutar borç olarak görünür.
Tedarikçiyle bakiye uyuşmazlığı yaşarsam nasıl kontrol ederim?
Tedarikçi cari kartından tüm onaylı alış faturalarını ve ödeme tarihlerini içeren PDF cari hesap ekstresini indirip tedarikçinin gönderdiği liste ile satır satır karşılaştırabilirsiniz.