Toptancı ve dağıtıcılar için sipariş, çoklu depo ve vadeli cari yönetimi
Toptan satış ve dağıtımda kâr, yüksek hacimli sevkiyatların hatasız çıkmasına ve sahadaki açık hesap alacakların zamanında toplanmasına bağlıdır. Siparişler WhatsApp mesajlarında kaybolduğunda, merkez depo ile dağıtım aracındaki stok birbirini tutmadığında veya müşterinin kalan bakiyesi ezbere bilindiğinde ticaret hızla tıkanır. Bu sayfa bir toptancı işletmesinin siparişten tahsilata kadar tüm akışını GiroPS'te nasıl kurduğunu adım adım anlatır.
Ürünleri koli, paket veya palet birimiyle tanımlayın; müşterilerinize online katalog linki göndererek doğrudan sipariş toplayın. Onaylanan siparişi depoda hazırlarken fiyatsız sevk/teslimat çıktısı alın, sevkiyat tamamlanınca tek dokunuşla satış faturasına çevirin. Merkez depo ile dağıtım araçlarını ayrı depolarda izleyin, sahadaki plasiyerlerin alış fiyatlarını görmesini kısıtlayın ve vadeli alacakları parçalı tahsilatlarla kuruşu kuruşuna takip edin.
Toptan ticarette operasyon neden tıkanır?
Perakendeden farklı olarak toptancı ve dağıtıcılar az sayıda müşteriye yüksek miktarda ve çoğunlukla vadeli mal satar. Gün içinde telefonla, sesli mesajla ya da kâğıt notlarla gelen onlarca sipariş kalemi elle temize çekilirken yanlış ürün, eksik koli veya eski fiyat yazılması sık rastlanan bir sorundur. Üstelik özel fiyat sözü verilen bir müşteriye standart liste fiyatından fatura kesildiğinde hem güven kaybı yaşanır hem de iade ve düzeltme trafiği başlar.
İkinci büyük düğüm stok ve alacak tarafındadır. Merkez depodaki mal dağıtım araçlarına yüklendiğinde hangi araçta ne kadar ürün kaldığı izlenemiyorsa, plasiyer sahada olmayan malı satar ya da depoda bekleyen ürün yok sanılır. Öte yandan müşteriler her sevkiyatı tek seferde kapatmaz; önceki faturadan kalan bakiye üstüne yeni sipariş açılır ve parçalı tahsilatlar düzenli işlenmezse ay sonunda kimin ne kadar borcu olduğu tartışma konusu haline gelir.
Online ürün kataloğu ve tekliften faturaya belge akışı
GiroPS'te ürünlerinizi stok kodu, barkod, fotoğraflar ve koli ya da paket birimleriyle bir kez tanımladıktan sonra online ürün kataloğunuzu tek linkle paylaşabilirsiniz. Market, restoran, bayi veya alt toptancı müşterileriniz bu linki açarak güncel ürünleri görür ve kendi siparişlerini doğrudan oluşturur. Böylece akşam saatlerinde gelen mesajları tek tek programa geçirmek yerine hazır sipariş kaydını ekranınızda bulursunuz.
Kurumsal alımlarda süreç genellikle fiyat teklifiyle başlar. Müşteriye satır veya belge indirimi içeren PDF fiyat teklifini gönderirsiniz; onaylandığında aynı kaydı yeniden yazmadan siparişe dönüştürürsünüz. Depo ekibi siparişi hazırlarken fiyatların yer almadığı teslimat/sevk çıktısını kolilerin yanına koyar. Mal teslim edildiğinde ise sipariş tek dokunuşla satış faturasına çevrilir; stok düşer ve müşterinin carisine borç işlenir. Üretilen PDF belgeler ticari mutabakat içindir, resmî e-fatura veya e-irsaliye yerine geçmez.
- Online katalog linki: müşteriler uygulama kurmadan doğrudan sipariş gönderir
- Belge dönüşümü: teklif, sipariş ve satış faturası arasında veri tekrarı olmadan geçiş yapılır
- Fiyatsız teslimat çıktısı: depo hazırlığı ve sevkiyat sırasında miktar kontrolü sağlar
- Satır ve belge indirimi: müşteri bazlı anlaşmaları net matrah ve vergi hesabıyla gösterir
Merkez depo, dağıtım araçları ve sahadaki ekip
Bir dağıtım işletmesinde stok yalnızca ana depoda durmaz; sıcak satış veya sevkiyat yapan kamyonet ve panelvanlar daer birer hareketli depodur. GiroPS'te merkez deponun yanı sıra her dağıtım aracı veya şube için ayrı depo tanımlayabilirsiniz. Sabah araca yüklenen kolileri depolar arası transfer ile merkezden araca aktardığınızda, hangi araçta kaç koli ürün kaldığını gün boyu anlık olarak görürsünüz.
Sahada sipariş toplayan plasiyerleri veya depoda mal hazırlayan çalışanları 24 saat geçerli davet linkiyle işletmenize ekleyebilirsiniz. Çalışana alış fiyatı gizli bir rol atadığınızda, sahadaki personel stok miktarlarını görür, müşteriye teklif ve sipariş açar, hatta tahsilat kaydeder; ancak ürünlerin alış maliyetini, tedarikçi faturalarını ve işletmenin kâr marjını göremez. İnternetin çekmediği depo katlarında veya kırsal dağıtım rotalarında Android uygulaması çevrimdışı çalışmaya devam eder ve bağlantı geldiğinde kayıtları otomatik eşitler.
Vadeli cari hesaplar, parçalı tahsilat ve yaşlandırma
Toptancılıkta nakit akışını korumanın yolu, her müşterinin cari bakiyesini ve fatura vadelerini şeffaf biçimde izlemekten geçer. Satış faturasına vade tarihi girdiğinizde, vadesi yaklaşan veya geciken alacakları tek listede görürsünüz. Alacak yaşlandırma raporu, bakiyeleri 30, 60 ve 90+ gün gecikme dilimlerine ayırarak yeni sevkiyat öncesinde hangi müşterinin ödeme disiplinini aksattığını net biçimde ortaya koyar.
Sahada müşteri 50.000 birimlik faturaya karşılık 20.000 birim nakit veya banka havalesi yaptığında, bu işlemi parçalı tahsilat olarak ilgili kasa veya banka hesabına işlersiniz. Faturanın kalan açık bakiyesi otomatik olarak 30.000 birime düşer. Müşteriyle hesap mutabakatı yapmak istediğinizde PDF cari hesap ekstresini saniyeler içinde WhatsApp veya e-posta üzerinden paylaşarak defter karşılaştırma zahmetini ortadan kaldırırsınız.
- Alacak yaşlandırma: 30, 60 ve 90 günü aşan gecikmiş bakiyeleri anında listeler
- Parçalı tahsilat: hangi faturanın ne kadarının kapandığını ve kalan borcu izler
- Cari hesap ekstresi: müşteriye tarih aralıklı PDF hesap özeti gönderilmesini sağlar
- Ağırlıklı ortalama maliyet: yeni partiler farklı fiyattan girdikçe stok maliyetini doğru tutar
Örnek iş senaryosu
Örnek: Gıda ve temizlik ürünleri dağıtan bölge toptancısı
Marmara Toptan Gıda, 450 çeşit koli bazlı ürünü merkez deposundan iki dağıtım aracıyla 120 market ve lokantaya ulaştırıyor. Eskiden plasiyerler siparişleri akşam telefonla bildiriyor, depoda yanlış koliler yükleniyor ve sahadaki parçalı tahsilatlar defterde unutuluyordu. İşletme GiroPS'e geçince ürünleri Excel'den aktardı, merkez depo ile iki aracı ayrı depo olarak tanımladı ve plasiyerlere alış fiyatı gizli ekip yetkisi verdi. Düzenli müşterilere online katalog linki gönderildi. İlk ayın sonunda yanlış sevkiyatlar neredeyse sıfırlandı; alacak yaşlandırma raporu sayesinde 60 günü aşan 8 müşterinin bakiyesi PDF ekstre paylaşılarak tahsil edildi.
Adım Adım Uygulama
1. Ürünleri koli birimiyle ve stok koduyla aktarın
Mevcut ürün listenizi Excel şablonuyla içe aktarın. Her ürüne net bir stok kodu, barkod, satış birimi (koli, paket, çuval) ve kritik stok eşiği tanımlayın.
2. Merkez depoyu ve dağıtım araçlarını açın
Ana deponuzu ve sahadaki her dağıtım aracını ayrı birer depo olarak kaydedin. Açılış sayımını yaparak mevcut kolileri doğru depolara yerleştirin.
3. Müşteri carilerini açın ve online kataloğu paylaşın
Bayi ve market müşterilerinizi güncel açık hesap bakiyeleriyle cari olarak ekleyin. Online katalog linkini WhatsApp'tan paylaşarak siparişleri doğrudan toplamaya başlayın.
4. Sahadaki ekibi yetkilendirin ve vade takibine başlayın
Plasiyer ve depo görevlilerini davet linkiyle ekleyin, alış fiyatlarını gizleyin. Her satış faturasına vade tarihi girerek tahsilatları günlük olarak kasa ve banka hesaplarına işleyin.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
Müşterilerim online katalogdan sipariş vermek için uygulama indirmeli mi?
Hayır. Paylaştığınız online katalog linki telefon veya bilgisayardaki web tarayıcısında doğrudan açılır. Müşteriniz ürünleri seçip siparişini gönderdiğinde kayıt anında sizin GiroPS ekranınıza düşer.
Sahadaki plasiyerin ürün maliyetlerini ve kâr marjımızı görmesini engelleyebilir miyim?
Evet. Ekip üyesine alış fiyatı gizli bir rol tanımladığınızda alış fiyatlarını, ürün maliyetlerini, alış faturalarını ve kâr raporlarını göremez; yalnızca kendisine izin verilen stok, sipariş ve satış ekranlarını kullanır.
Siparişi hazırlarken fiyatların görünmediği bir sevk listesi alabilir miyim?
Evet. Sipariş belgesinden fiyatların yer almadığı teslimat/sevk fişi çıktısı alabilirsiniz. Bu belge depo toplama ve teslimat kontrolü içindir; resmî e-irsaliye veya e-fatura yerine geçmez.
Dağıtım rotasında internet çekmediğinde sipariş ve tahsilat girilebilir mi?
Evet. GiroPS Android uygulaması çevrimdışı çalışır. Sahada internet yokken açılan siparişler, kesilen faturalar ve alınan tahsilatlar cihazda güvenle saklanır, bağlantı sağlandığında otomatik olarak eşitlenir.
GiroPS'i kullanmaya başlamak ücretli mi?
Ücretsiz başlayabilirsiniz. İşletmenizin kayıt hacmi, depo sayısı veya ekip üyesi ihtiyacı ücretsiz sınırları aştığında Paketler sayfasındaki seçeneklerden uygun olana geçebilirsiniz.