Satın alma siparişi (Sipariş belgesi) nedir ve ne işe yarar?
Satın alma siparişi (uluslararası ticarette Purchase Order veya PO), alıcının tedarikçiden hangi ürün veya hizmetten ne kadar miktarda, hangi birim fiyatla ve hangi tarihte talep ettiğini yazılı olarak belgeleyen ticari sipariş formudur. Telefon veya mesajla verilen sözlü siparişlerdeki yanlış ürün ve fiyat anlaşmazlıklarını ortadan kaldırır.
Satın alma siparişi, bir işletmenin tedarikçisinden talep ettiği kalemleri, miktarları ve üzerinde anlaşılan fiyatları netleştiren yazılı sipariş belgesidir. Tek başına stok miktarını veya cari hesap bakiyesini değiştirmez; mallar teslim alınıp faturaya dönüştürüldüğünde stok ve bakiye güncellenir.
Bir sipariş belgesinde hangi bilgiler yer alır?
Düzenli bir sipariş belgesi, hem siparişi veren işletmenin depo ekibi hem de malı hazırlayacak tedarikçi için tek referans noktasıdır. Belge üzerindeki bilgiler eksiksiz olduğunda, koliler kapıya geldiğinde neyin istendiği ve neyin teslim edildiği saniyeler içinde karşılaştırılır.
Küçük işletmelerde çoğu zaman mesajlaşma uygulamalarından 'geçen seferkinden 20 kutu daha gönder' şeklinde sipariş geçilir; ancak ürün kodu ve birim fiyat yazılı olmadığında fatura geldiğinde sürpriz farklar çıkar. Standart bir sipariş formunda şu dört temel unsur mutlaka bulunur.
- Sipariş numarası, düzenleme tarihi ve beklenen teslimat tarihi ile alıcı ve tedarikçi cari bilgileri.
- Talep edilen her ürünün adı, stok kodu (veya barkodu), birimi ve kesin sipariş miktarı.
- Üzerinde mutabık kalınan birim fiyatlar, varsa satır veya belge indirimi, KDV oranı ve genel toplam.
- Teslimat adresi, sevkiyat notları ve tarafların anlaştığı ödeme/vade koşulu.
Sipariş belgesinin fiyat teklifi ve faturadan farkı nedir?
Ticari akışta üç belge birbirini tamamlar ama görevleri farklıdır: fiyat teklifi satıcının 'bu ürünleri şu fiyata verebilirim' önerisidir; sipariş belgesi alıcının 'bu şartları kabul ettim, ürünleri hazırla ve gönder' onayıdır; fatura ise mal veya hizmet teslim edildiğinde kesilen ve borç/alacak doğuran kesin belgedir.
En kritik muhasebe farkı stok ve cari bakiye etkisidir. Açık bir sipariş henüz depoya girmemiş veya depodan çıkmamış malları temsil eder; bu nedenle sipariş oluşturulduğu anda ne stok miktarı değişir ne de cari hesaba borç veya alacak yazılır. Stok hareketi ve cari bakiye yalnızca sipariş faturaya dönüştürüldüğünde oluşur.
GiroPS'te siparişler nasıl yönetilir ve faturaya çevrilir?
GiroPS'te **Siparişler** ekranından saniyeler içinde sipariş oluşturabilir, PDF olarak tedarikçinizle veya müşterinizle paylaşabilir ya da **Online Katalog** bağlantınız üzerinden müşterilerinizden doğrudan sipariş alabilirsiniz. Bekleyen, onaylanan ve tamamlanan siparişleri tek listeden takip edersiniz.
Ürünler teslim edildiğinde aynı kalemleri, miktarları ve fiyatları baştan yazmanıza gerek kalmaz: siparişi açıp tek dokunuşla faturaya dönüştürdüğünüzde tüm satırlar faturaya aktarılır. Ayrıca sevkiyat hazırlığı için sipariş içinden fiyat göstermeyen bir **Teslimat / Sevk Fişi** yazdırarak depo kontrolünü kolaylaştırabilirsiniz.
Örnek iş senaryosu
Örnek: kritik stok uyarısından siparişe ve faturaya geçiş
Bir hırdavat mağazasında silikon kartuşlarının stoğu kritik stok sınırı olan 30 adedin altına düşer. İşletme sahibi tedarikçisinden aldığı birim fiyatı (85 birim) kontrol ederek 200 adetlik bir sipariş belgesi oluşturur ve PDF olarak WhatsApp'tan tedarikçiye iletir. Bu aşamada mağazanın stoğu hâlâ mevcut miktardadır ve tedarikçi carisine borç yansımamıştır. İki gün sonra 200 adet silikon depoya ulaştığında mağaza sahibi siparişi tek tıkla alış faturasına dönüştürür; stok anında 200 adet artar ve tedarikçi cari bakiyesi güncellenir.
Sıkça Sorulan Sorular
Sipariş oluşturduğumda stok miktarım hemen değişir mi?
Hayır. Sipariş henüz hazırlık veya yolda olma aşamasıdır; ürünler fiilen teslim edilip sipariş faturaya dönüştürülene kadar ne stok miktarınız ne de cari hesap bakiyeniz etkilenir.
Tedarikçi siparişteki ürünlerin sadece bir kısmını gönderdiyse ne yapmalıyım?
Siparişi faturaya dönüştürürken fatura ekranında miktarları fiilen teslim aldığınız sayıya göre güncelleyebilirsiniz. Böylece stoğunuza ve cari borcunuza yalnızca gerçekten depoya giren miktar yansır.
Fiyat teklifinden doğrudan siparişe veya faturaya geçilebilir mi?
Evet. Müşteriye sunduğunuz fiyat teklifi onaylandığında GiroPS'te kalemleri tekrar girmeye gerek kalmadan teklifi önce siparişe, teslimat tamamlandığında ise satış faturasına dönüştürebilirsiniz.