Comment faire un inventaire de stock physique étape par étape
Lorsque les quantités présentes sur vos étagères ne correspondent plus aux chiffres affichés à l'écran, vos alertes de réapprovisionnement et vos calculs de marge perdent toute fiabilité. L'inventaire physique est l'étape indispensable pour remettre vos stocks théoriques au niveau réel de votre boutique et de votre entrepôt.
Pour réussir votre inventaire de stock, saisissez d'abord toutes les factures d'achat et de vente en attente, rangez vos rayons et figez les mouvements de marchandises. Ouvrez un brouillon d'inventaire par entrepôt, scannez les codes-barres au téléphone, saisissez la quantité réelle à l'aveugle dans le champ vide, vérifiez les écarts puis validez.
Pourquoi et à quelle fréquence réaliser un inventaire physique ?
Dans un commerce ou une PME, les écarts de stock apparaissent rarement d'un seul coup. Ils s'accumulent au fil des semaines : un carton fournisseur rangé en rayon avant la saisie de la facture d'achat, deux références proches inversées en caisse ou un article abîmé mis de côté sans sortie de stock. En ne comptant qu'une fois par an, il devient impossible de retrouver l'origine de ces différences.
La meilleure approche consiste à combiner l'inventaire annuel complet avec des inventaires tournants mensuels ou trimestriels sur les articles à forte rotation. Ces contrôles réguliers garantissent le déclenchement précis des alertes de stock critique et évitent d'immobiliser de la trésorerie dans des références fantômes.
Préparation avant le comptage : éliminez la moitié des erreurs à l'avance
La majorité des erreurs d'inventaire surviennent lorsque l'équipe commence à compter dans des rayons en désordre avec des réceptions non enregistrées au sol. La veille du comptage, regroupez les produits identiques au même endroit, inscrivez clairement la quantité restante sur les cartons entamés et vérifiez les unités de mesure (pièce, paquet, kg, mètre).
Fixez ensuite une coupure nette dans vos documents. Saisissez en facture d'achat toutes les livraisons déjà déposées dans l'entrepôt. Mettez à part et étiquetez les commandes clients déjà facturées mais non encore retirées afin qu'elles ne soient pas recomptées par erreur dans le stock disponible.
- Enregistrer toutes les factures d'achat et de vente en attente avant de commencer
- Rassembler les cartons ouverts d'un même produit sur un seul emplacement
- Clarifier l'unité de comptage pour les articles achetés au colis et vendus à l'unité
- Isoler les produits endommagés, les retours et les colis réservés hors de la zone
Méthodes d'inventaire : inventaire complet, tournant et comptage à l'aveugle
Vous pouvez adapter la méthode à votre rythme d'activité. L'inventaire annuel complet se fait rideau baissé pour contrôler l'intégralité du catalogue, tandis que l'inventaire tournant consiste à vérifier une seule étagère ou une étiquette de produits en quinze minutes avant l'ouverture.
Quelle que soit la formule retenue, privilégiez toujours le comptage à l'aveugle : la personne qui compte saisit la quantité observée dans une case vide sans voir le stock théorique attendu. Lorsqu'un employé lit « 30 attendus » sur une feuille, il est tenté de noter 30 après en avoir compté 29 ; la saisie à vide oblige à compter réellement.
| Type d'Inventaire | Moment Idéal | Périmètre | Avantage Principal |
|---|---|---|---|
| Inventaire Annuel Complet | Clôture de période ou d'année, magasin fermé | Tous les produits de tous les entrepôts | Valide la valeur totale exacte du stock |
| Inventaire Tournant (Partiel) | Hebdomadaire ou mensuel avant l'ouverture | Un rayon, une étiquette ou les meilleures ventes | Corrige les écarts tôt sans bloquer l'activité |
| Inventaire par Entrepôt | Après transfert interne ou chargement camion | Uniquement dépôt, surface de vente ou véhicule | Identifie précisément où se situe la démarque |
| Contrôle Ponctuel | Dès qu'un rayon paraît anormalement vide | Seulement les 5 à 10 articles douteux | Résout immédiatement les erreurs d'unité |
Compter rapidement en rayon avec la caméra du téléphone
Noter des bâtons sur des feuilles volantes pour tout ressaisir sur ordinateur le soir double le temps de travail et multiplie les fautes de frappe. Dans GiroPS, vous ouvrez un inventaire en brouillon pour un entrepôt précis et parcourez les allées en scannant les codes-barres avec la caméra du smartphone pour enregistrer aussitôt les quantités physiques.
Tant que l'inventaire reste en brouillon, vous pouvez faire une pause et reprendre plus tard au rayon suivant. Pour un contrôle partiel, vous choisissez de conserver la quantité actuelle des produits non comptés ; pour un inventaire général, vous pouvez remettre à zéro toutes les références non scannées.
- Démarrer un brouillon d'inventaire pour l'entrepôt ciblé et avancer rayon par rayon
- Scanner le code-barres au téléphone et saisir la quantité physique dans le champ vide
- Conserver les produits non comptés lors d'un inventaire partiel, ou les mettre à zéro en complet
- Examiner la liste des écarts et recompter les fortes différences avant de valider
Vérification des écarts et génération des mouvements de stock
Une fois les saisies terminées, le récapitulatif du brouillon affiche clairement chaque écart positif ou négatif entre le stock système et la quantité comptée. Avant de valider un écart important, vérifiez si un carton n'est pas resté en réserve ou si une réception n'a pas été saisie en colis au lieu d'unités.
Dès que vous validez l'inventaire, GiroPS enregistre automatiquement les différences sous forme de mouvements de stock pour cet entrepôt et met à jour les soldes. La valeur globale de votre stock s'ajuste selon le coût unitaire moyen pondéré et chaque régularisation reste traçable dans le journal d'activité.
Mise en Pratique Pas à Pas
1. Clôturez les documents en attente et rangez les rayons
Saisissez toutes les factures d'achat reçues et les ventes réalisées avant le comptage. Regroupez les articles identiques et notez les quantités sur les cartons entamés.
2. Sélectionnez l'entrepôt et ouvrez un brouillon d'inventaire
Rendez-vous dans l'écran d'inventaire de l'application, choisissez l'entrepôt concerné (dépôt principal, boutique ou camionnette) et créez un nouveau brouillon.
3. Comptez méthodiquement de gauche à droite à l'aveugle
Suivez un parcours fixe le long des étagères pour n'oublier aucun article. Scannez le code-barres avec le téléphone et tapez la quantité réelle dans la case vide.
4. Recomptez les références présentant un fort écart
Repérez dans le résumé du brouillon les écarts positifs ou négatifs inhabituels. Vérifiez sur place s'il s'agit d'une confusion colis/unité ou d'un produit voisin.
5. Choisissez la règle pour les non-comptés et validez
Gardez le stock intact des articles non comptés lors d'un inventaire tournant, ou passez-les à zéro pour un inventaire complet, puis validez pour mettre à jour les stocks.
Cas pratique
Exemple : Inventaire du week-end dans une quincaillerie de 450 références
Thomas gère une quincaillerie de 450 produits et réalise l'inventaire de son dépôt principal un dimanche matin. Il ouvre un brouillon et scanne ses étagères au smartphone en deux heures. En contrôlant quatre écarts avant validation, il remarque un surplus de 46 cartouches de silicone : une livraison récente de 2 cartons de 24 unités avait été saisie en « 2 pièces » au lieu de 48. Après correction de la facture d'achat et validation de l'inventaire, son stock et son coût moyen sont parfaitement justes.
| Produit | Stock Système | Quantité Comptée | Écart et Décision |
|---|---|---|---|
| Peinture Murale Intérieure 15 L | 24 Pièces | 24 Pièces | 0 Écart (Stock conforme au rayon) |
| Mastic Silicone Transparent 280 ml | 12 Pièces | 58 Pièces | +46 Pièces (Correction d'une saisie colis/unité) |
| Rouleau de Peinture 20 cm | 35 Pièces | 32 Pièces | -3 Pièces (Ajustement validé, stock ramené à 32) |
| Ruban de Masquage 50 m | 18 Pièces | 0 Pièce | -18 Pièces (Remis à zéro en inventaire complet) |
Erreurs Courantes et Solutions
Foire aux questions
Mes saisies sont-elles perdues si la connexion internet coupe au fond du dépôt ?
Non. L'application Android fonctionne hors ligne : vous pouvez scanner vos articles et enregistrer le brouillon en sous-sol sans réseau, puis synchroniser dès le retour de la connexion.
Comment faire si je ne peux pas fermer mon commerce toute une journée ?
Mettez en place des inventaires tournants. Comptez une famille d'articles ou une étagère chaque semaine et conservez les soldes existants des produits non comptés lors de la validation.
Quel est l'impact des écarts d'inventaire sur la valeur de mon stock ?
Lors de la validation, GiroPS génère les mouvements de stock correspondants et recalcule la valeur totale de votre stock sur la base du coût moyen pondéré de chaque produit.
Comment inventorier des articles qui n'ont pas de code-barres ?
Depuis l'écran d'inventaire, vous pouvez rechercher n'importe quel produit par son nom ou son code article, le sélectionner et saisir directement la quantité comptée.
Plusieurs employés peuvent-ils compter différents emplacements en même temps ?
Oui. En séparant votre dépôt principal, votre magasin et votre véhicule en entrepôts distincts, chaque collaborateur peut gérer son propre brouillon d'inventaire en parallèle.
Votre entreprise sur de vrais écrans
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Suivez facilement vos produits et vos stocks
Enregistrez mouvements, transferts et inventaires. Repérez les stocks faibles et saisissez des ventes avec stock négatif si nécessaire.