Stock et ardoise clients pour épiceries, supérettes et commerces de proximité
Des centaines de références, des marges serrées, des livraisons tous les jours et des habitués qui règlent en fin de mois : quand l'épicerie tient ses comptes à plusieurs endroits, c'est la marge qui s'évapore sans bruit. Voici comment organiser le stock, les comptes clients et la caisse d'un commerce dans GiroPS.
Créez chaque article une seule fois avec son code-barres et sa référence, saisissez les livraisons en facture d'achat et vendez en scannant. Une vente à crédit s'ajoute au compte du client, les règlements entrent en caisse ou en banque. L'alerte de stock critique signale ce qui manque avant que le rayon soit vide.
Pourquoi les comptes d'une épicerie dérivent
Un commerce de proximité gère beaucoup de références et gagne peu sur chacune. Un carton mal compté, une hausse de prix qui arrive une semaine trop tard sur l'étiquette, un achat noté sur l'ardoise de mémoire : rien de tout cela ne se voit avant la fin du mois.
L'information ne manque presque jamais, elle est simplement éparpillée : le stock dans votre tête ou dans un tableur, l'ardoise dans un cahier, les espèces dans le tiroir-caisse. GiroPS réunit les trois dans les mêmes fiches produits, contacts et caisse.
Fiche article, code-barres et vente rapide
Chaque article reçoit un nom, une référence, un code-barres, une unité, un prix d'achat et un prix de vente. Si vous avez déjà une liste, importez-la depuis Excel. Pour les produits achetés au carton et vendus à l'unité, bien choisir l'unité dès le départ évite la plupart des écarts d'inventaire.
Dans le mode code-barres rapide de l'écran de vente, vous scannez les articles à la suite avec l'appareil photo du téléphone ou une douchette USB ou Bluetooth. La vente en stock négatif est autorisée : un article pas encore compté ne bloque jamais une vente.
- Référence et code-barres évitent de créer deux fois le même article
- Le prix d'achat sert de base à la marge et à la valeur du stock
- Le seuil de stock critique indique quand recommander
- Plusieurs entrepôts séparent la réserve et la surface de vente
Livraisons fournisseurs et stock critique
Une livraison saisie en facture d'achat augmente le stock et inscrit le montant dû au fournisseur. Les documents se partagent en PDF ; ils ne remplacent ni le ticket de caisse certifié ni la facture électronique obligatoire là où elle s'applique.
Les articles passés sous leur seuil critique s'affichent en alerte sur l'écran d'accueil. Préparer la commande de la semaine à partir de cette liste coûte bien moins cher que d'apprendre par un client que le rayon est vide. Vous pouvez aussi enregistrer votre commande au grossiste comme bon de commande, puis la transformer en facture à la livraison.
Ardoise des clients et contrôle de caisse
Chaque client qui achète à crédit devient un contact. La facture de vente augmente son solde et chaque règlement le réduit. Vous lui envoyez son relevé par WhatsApp et repérez les retards dans la balance âgée.
Ouvrez des comptes de caisse et de banque distincts pour les espèces, la carte bancaire et la banque. En comparant à la fermeture les espèces comptées avec le solde de l'application, vous trouvez un écart le jour même.
- Le solde de chaque client se lit d'un coup d'œil
- Un règlement partiel réduit le reste dû de la facture
- Les écarts de caisse sont vérifiés avant de fermer
Cas pratique
Exemple : une supérette de 600 références
Karim tient une supérette d'environ 600 références et 40 clients qui achètent à crédit. La première semaine, il importe sa liste depuis Excel, scanne les codes-barres, saisit un inventaire d'ouverture et reporte les montants de son cahier sur les comptes clients. En fin de mois, la balance âgée montre trois clients en retard de plus de 60 jours, et la liste de stock critique révèle que ses cinq meilleures ventes manquent chaque semaine. Depuis qu'il commande à partir de cette liste, il a moins de rayons vides et moins d'ardoises oubliées.
Mise en Pratique Pas à Pas
1. Créez les articles et les codes-barres
Importez votre liste depuis Excel ou créez les articles un par un avec référence, code-barres, unité, prix d'achat et prix de vente.
2. Faites un inventaire d'ouverture
Si vous avez créé des entrepôts distincts pour la réserve et le magasin, saisissez le comptage par entrepôt. La quantité d'ouverture sert de point de départ à tous les mouvements suivants.
3. Enregistrez les clients à crédit
Créez un contact pour chaque nom du cahier avec ce qu'il doit aujourd'hui. Ensuite, ventes à crédit et règlements mettent le solde à jour tout seuls.
4. Faites du contrôle du soir un réflexe
Comparez le solde de caisse avec les espèces et la liste de stock critique avec les rayons. Cinq minutes par jour évitent les mauvaises surprises en fin de mois.
Erreurs Courantes et Solutions
Foire aux questions
Puis-je continuer à vendre sans connexion internet ?
Oui. L'application Android fonctionne hors connexion et synchronise sans perte dès que le réseau revient. Vous accédez à la même entreprise depuis le Web et l'application iOS.
Puis-je utiliser une douchette code-barres ?
Vous pouvez scanner avec l'appareil photo du téléphone, et le mode code-barres rapide de l'écran de vente fonctionne aussi avec les douchettes USB et Bluetooth. Aucun matériel de caisse dédié n'est nécessaire.
GiroPS édite-t-il des tickets de caisse ou des factures électroniques ?
Non. GiroPS crée et partage factures, devis et commandes au format PDF. Il ne remplace ni une caisse enregistreuse certifiée ni une plateforme de facturation électronique officielle ; continuez à utiliser votre solution actuelle pour cela.
Puis-je masquer les prix d'achat au personnel en caisse ?
Oui. Avec un rôle où les prix d'achat sont masqués, un membre de l'équipe peut vendre sans voir les coûts ni les documents d'achat. Les droits se règlent pour chaque membre séparément.
GiroPS est-il payant ?
Vous pouvez commencer gratuitement. Quand vos données dépassent les limites gratuites, ou si vous voulez davantage de rapports et d'options d'équipe, vous choisissez une formule sur la page Forfaits.