Qu'est-ce qu'un code article (SKU / UGS) et comment le créer ?
Le code article — appelé UGS (Unité de Gestion des Stocks) en français ou SKU (Stock Keeping Unit) à l'international — est la référence interne unique que votre entreprise attribue à chaque produit pour l'identifier sans erreur au dépôt, à l'achat et à la vente.
Un code article (SKU / UGS) est un identifiant composé de lettres et de chiffres créé par votre entreprise pour suivre chaque référence précise de votre stock. Contrairement au code-barres EAN du fabricant, il suit votre propre logique pour indiquer d'un coup d'œil la famille, la caractéristique et le conditionnement du produit.
Comment construire un code article lisible et cohérent
Un bon code article n'est pas une suite de chiffres au hasard : toute personne qui prépare une commande ou réalise un inventaire doit comprendre de quel produit il s'agit simplement en lisant la référence. La méthode la plus efficace consiste à découper le code en trois segments allant de la catégorie générale au format précis.
Appliquer la même structure sur l'ensemble du catalogue évite les hésitations lors de la création de nouveaux produits et regroupe naturellement les familles d'articles dans vos exports Excel. Voici les règles essentielles à respecter.
- Suivez l'ordre famille–caractéristique–format : par exemple PEINT-BLC-05L pour un pot de peinture blanche de 5 litres.
- Utilisez uniquement des lettres majuscules, des chiffres et des tirets (-) ; bannissez les espaces, les barres obliques et les caractères spéciaux.
- Ne commencez jamais un code par le chiffre zéro (souvent supprimé par les tableurs) et évitez les caractères faciles à confondre comme la lettre O et le chiffre 0.
- Attribuez une référence unique à chaque conditionnement vendu et ne réutilisez jamais le code d'un ancien produit arrêté pour un nouvel article.
Quelle différence entre code article (SKU) et code-barres EAN ?
Le code-barres (EAN ou UPC) est attribué par le fabricant selon une norme mondiale : il est strictement identique chez tous les commerçants qui revendent ce produit. Le code article (UGS / SKU) est propre à votre entreprise et reflète l'organisation de vos rayons ou de votre entrepôt.
De plus, de nombreux articles vendus en négoce, en quincaillerie ou en atelier ne possèdent pas de code-barres imprimé : visserie en vrac, découpes au mètre, fabrications maison ou prestations de service. Un code article clair permet de les rechercher, de les compter et de les facturer aussi vite qu'un produit scanné.
Comment utiliser le code article dans GiroPS
Dans GiroPS, chaque fiche produit ou service comporte un champ Code-barres et un champ Code article distincts. Vous pouvez scanner le code-barres du fabricant avec l'appareil photo du téléphone tout en renseignant votre référence interne lisible.
Lors de la saisie d'un devis, d'un bon de commande ou d'une facture, ou pendant un inventaire, il suffit de taper quelques lettres du code article pour trouver la bonne référence instantanément. Si un produit existe en plusieurs contenances ou coloris, créer une fiche par déclinaison avec son propre code article permet de suivre le stock critique et le coût moyen pondéré de chacune.
Cas pratique
Exemple : codification dans un négoce de peinture et outillage
Un magasin vend une peinture murale intérieure déclinée en trois teintes (blanc, crème, gris) et deux formats de seau (5 litres et 15 litres). Plutôt que de risquer des erreurs entre des libellés presque identiques, le gérant crée six codes articles structurés : PEINTINT-BLC-05L, PEINTINT-BLC-15L, PEINTINT-CRM-05L, PEINTINT-CRM-15L, PEINTINT-GRS-05L et PEINTINT-GRS-15L. Au comptoir comme au dépôt, l'équipe distingue immédiatement le seau de 5 litres de celui de 15 litres.
Foire aux questions
Faut-il créer un code article si mes produits ont déjà un code-barres ?
Ce n'est pas obligatoire, mais c'est très pratique au quotidien. Une suite de 13 chiffres EAN sur une facture ou dans un tableau Excel ne permet pas de reconnaître le produit à l'œil nu, alors qu'un code article parlant est immédiatement compréhensible.
Dois-je créer deux codes articles si j'achète le même produit chez deux fournisseurs ?
Non. Si le produit vendu au client est exactement le même (même marque, même format et même unité), conservez une seule fiche produit et un seul code article. Les achats aux différents fournisseurs alimenteront le même stock et mettront à jour le coût moyen pondéré.
Quelle est la longueur idéale d'un code article ?
Une longueur de 8 à 14 caractères répartis en trois blocs séparés par des tirets convient à la majorité des TPE et PME. Des codes trop longs sont tronqués à l'impression et ralentissent la saisie.