Gestion des stocks, devis chantiers et comptes clients pour quincailleries et négoces de matériaux
Dans une quincaillerie, un magasin de bricolage ou un négoce de matériaux, des milliers de petites références — visserie, chevilles, raccords de plomberie, câbles au mètre, peintures et outillage électroportatif — se côtoient au comptoir. Lorsque les enlèvements des artisans sont notés sur des bons volants, que les consommables courants tombent en rupture sans alerte ou que les hausses fournisseurs tardent à être répercutées sur les prix de vente, la marge s'érode rapidement. Cette page détaille comment structurer vos stocks, vos devis et vos encours artisans dans GiroPS.
Enregistrez vos articles à la pièce, au mètre, au kilo, à la boîte ou au litre avec des codes articles et des étiquettes pour tout trouver en quelques secondes au comptoir. Préparez des devis PDF pour les artisans et transformez-les en commande ou facture en un clic. Suivez les comptes clients à terme et les acomptes, recevez des alertes de stock critique sur les consommables et laissez le coût moyen pondéré sécuriser vos marges à chaque réapprovisionnement.
Pourquoi le stock et les comptes artisans dérapent en quincaillerie ?
Une quincaillerie gère à la fois de la boulonnerie vendue quelques centimes et de l'outillage ou des matériaux lourds à forte valeur. Certains articles sont achetés en boîte et vendus à l'unité, le câble électrique ou le tuyau se vendent au mètre, tandis que les pointes ou enduits se comptent au kilo ou au sac. Sans unités de mesure claires ni codification rigoureuse dès le départ, les quantités en rayon divergent très vite des chiffres théoriques.
L'autre défi quotidien concerne le passage des plombiers, électriciens, peintres et entrepreneurs au comptoir. Ils viennent chercher du matériel plusieurs fois par semaine pour leurs chantiers en cours et règlent globalement ou par acomptes une fois payés par leurs propres clients. Tenir ces enlèvements sur un carnet papier entraîne des oublis de facturation. De plus, face aux hausses fréquentes des tarifs fournisseurs, continuer à vendre sur la base d'un ancien coût d'achat ampute directement votre rentabilité.
Milliers de références, unités multiples et recherche rapide au comptoir
Dans GiroPS, chaque fiche produit contient un code article, un code-barres, une unité de vente (pièce, mètre, kg, litre, boîte, paquet, sac), un prix d'achat et un prix de vente. Vous pouvez importer tout votre catalogue depuis Excel et classer vos références par étiquettes : visserie, plomberie, électricité, peinture, outillage. Les boîtes et outils codés se scannent avec la caméra du téléphone ou une douchette USB/Bluetooth, tandis que les articles en vrac sans code-barres se trouvent instantanément par dimension ou code article.
À chaque nouvelle réception fournisseur enregistrée via une facture d'achat — y compris en devise étrangère avec taux de change — GiroPS recalcule automatiquement le coût unitaire moyen pondéré (CUMP). Vous visualisez immédiatement le coût réel de votre stock en rayon et pouvez ajuster vos tarifs de vente à temps pour préserver votre taux de marge.
- Unités sur mesure : gérez pièces, mètres, kilos, litres, boîtes et sacs sans erreur de conversion
- Codes articles et étiquettes : filtrez des milliers de vis, raccords et outils en un instant
- Coût moyen pondéré : mise à jour automatique du coût de revient à chaque facture d'achat
- Multi-entrepôts : séparez le stock de la surface de vente et celui de la cour des matériaux
Devis matériaux en PDF et alertes de stock critique
Avant de démarrer un chantier de rénovation ou de construction, les artisans et particuliers demandent un chiffrage détaillé. Avec GiroPS, vous composez un devis PDF comportant des dizaines de lignes, appliquez une remise par ligne ou globale et l'envoyez sur WhatsApp ou par e-mail. Dès que le client donne son accord, vous transformez le devis en commande ou en facture de vente en un seul clic, sans rien ressaisir. Les documents PDF produits assurent votre gestion commerciale et ne remplacent pas une caisse certifiée ni la facturation électronique fiscale.
Tomber en rupture sur des consommables incontournables comme le mastic silicone, le ruban téflon, les disques à tronçonner ou les chevilles courantes fait perdre non seulement un petit article, mais souvent tout le panier du client. En définissant un seuil de stock critique sur vos références à forte rotation, GiroPS affiche une alerte dès que le niveau baisse, vous permettant de préparer vos commandes fournisseurs sans parcourir chaque rayon.
Comptes artisans à terme, paiements partiels et relevés PDF
Chaque artisan, entreprise du bâtiment ou collectivité est enregistré comme un contact. Les enlèvements de matériel au fil de la semaine s'ajoutent à son solde via des factures de vente ; lorsqu'il verse un acompte en espèces, par carte ou par virement, vous enregistrez cet encaissement partiel dans le compte caisse ou banque correspondant. Le reste à payer sur la facture est mis à jour automatiquement.
En fin de mois ou à la clôture d'un chantier, vous éditez en quelques secondes un relevé de compte PDF sur la période choisie et l'envoyez par WhatsApp pour un pointage clair de tous les enlèvements et règlements. Le rapport de balance âgée met en évidence les soldes en retard de 30, 60 ou plus de 90 jours, et l'attribution d'un rôle avec prix d'achat masqués permet à vos vendeurs comptoir de renseigner et encaisser les clients sans voir vos coûts fournisseurs.
- Suivi par artisan : retrouvez tous les enlèvements chantier, retours et encours par client
- Encaissements partiels : imputez facilement les acomptes sur les factures ouvertes
- Relevé de compte PDF : partagez l'historique détaillé des achats et paiements sur WhatsApp
- Masquage des prix d'achat : vos vendeurs travaillent au comptoir sans accès à vos marges
Cas pratique
Exemple : Quincaillerie et négoce de proximité gérant 3 500 articles et 45 artisans
La Quincaillerie Martin propose 3 500 références en fixation, plomberie, électricité et peinture pour les particuliers et 45 artisans locaux. Auparavant, la visserie au détail était tarifée de mémoire, les enlèvements des artisans étaient notés sur des carnets à souche parfois égarés, et les cartouches de colle manquaient régulièrement en milieu de semaine. Après l'import Excel de son catalogue dans GiroPS, le magasin a paramétré ses unités (mètre, kilo, pièce), placé des seuils de stock critique sur 400 consommables et créé les fiches contacts des 45 artisans avec leur solde. Aujourd'hui, les devis chantier partent en PDF en cinq minutes, le coût moyen s'ajuste à chaque livraison et les relevés de compte sont envoyés sur WhatsApp chaque fin de mois.
Mise en Pratique Pas à Pas
1. Importez vos références avec unités, codes et étiquettes
Chargez votre fichier Excel en précisant code article, code-barres, unité de vente (pièce, mètre, kg, boîte, litre) et étiquette de famille.
2. Paramétrez les seuils de stock critique sur les consommables
Renseignez un seuil d'alerte sur les vis, chevilles, mastics, adhésifs et abrasifs très demandés pour commander avant la rupture de rayon.
3. Ouvrez les fiches contacts de vos clients artisans
Créez un contact pour chaque professionnel en compte avec son solde initial afin que chaque enlèvement et chaque acompte mettent à jour son encours.
4. Chiffrez vos devis en PDF et saisissez vos achats fournisseurs
Envoyez vos devis chantiers en PDF, convertissez-les en facture après accord et enregistrez vos factures d'achat pour actualiser le coût moyen pondéré.
Erreurs Courantes et Solutions
Foire aux questions
Comment vendre au comptoir des vis en vrac, des raccords ou du câble coupé sans code-barres ?
Attribuez un code article court (par exemple VIS-M8-40) et une étiquette de catégorie à vos produits sans code-barres. Au comptoir, vous les trouvez en une seconde par nom, dimension ou code et saisissez la quantité en pièces, mètres ou kilos.
Puis-je transformer un devis matériaux en facture sans tout ressaisir ?
Oui. Dès que l'artisan ou le client valide votre devis PDF, vous le convertissez en commande ou directement en facture de vente en un clic, en conservant toutes les lignes et remises.
Comment GiroPS calcule-t-il le coût de revient quand les prix fournisseurs varient ?
Vous pouvez saisir vos factures d'achat (y compris en devise avec taux de change) et GiroPS recalcule automatiquement le coût moyen pondéré de chaque article pour refléter la valeur réelle de votre stock.
Mes vendeurs au comptoir peuvent-ils faire des devis sans voir nos prix d'achat ?
Oui. En leur donnant un rôle avec prix d'achat masqués, ils consultent le stock, préparent des devis et enregistrent des ventes, mais n'ont aucun accès aux coûts d'achat ni aux marges.
GiroPS remplace-t-il une caisse certifiée NF525 ou la facturation électronique obligatoire ?
Non. GiroPS édite et partage vos devis, commandes et factures au format PDF pour votre gestion commerciale et ne remplace pas un système de caisse fiscal ou de e-facturation réglementaire.