Qu'est-ce que l'inventaire physique (comptage de stock) et comment le réaliser ?
L'inventaire physique (ou comptage de stock) consiste à compter réellement les marchandises présentes en rayon et en réserve, à comparer ces quantités avec le stock théorique affiché dans le logiciel, puis à régulariser les écarts. Il garantit la fiabilité de vos chiffres pour éviter tant les ventes impossibles à honorer que les commandes en doublon.
L'inventaire physique compare la quantité réelle comptée sur l'étagère au stock théorique enregistré. Si le comptage est inférieur, il y a un écart négatif (démarque) ; s'il est supérieur, un écart positif. La validation de l'inventaire aligne le stock du système sur le réel.
Pourquoi des écarts d'inventaire apparaissent-ils ?
Même dans un commerce bien tenu, un décalage finit toujours par se créer entre le stock informatique et le stock réel. Compter le stock ne sert pas uniquement à corriger un chiffre : cela permet d'identifier l'origine des pertes et des erreurs de saisie.
Avant de commencer le comptage, saisissez toutes les factures d'achat et de vente en attente et figez les mouvements dans la zone comptée afin de ne pas créer de faux écarts liés à des papiers en retard.
- Pièces non saisies ou erreurs d'unité : livraison mise en rayon avant l'enregistrement de la facture, ou confusion entre carton et unité
- Casse, perte et péremption : produits abîmés ou périmés jetés sans avoir fait l'objet d'une sortie de stock
- Inversions de références et démarque inconnue : deux articles proches bipés l'un pour l'autre en caisse, ou vol à l'étalage
Inventaire complet annuel ou inventaire tournant ?
L'inventaire complet consiste à compter l'intégralité des références du magasin en une seule fois, souvent rideau baissé en fin d'exercice. Il remet l'ensemble du stock d'équerre mais mobilise toute l'équipe pendant plusieurs heures.
L'inventaire tournant répartit l'effort sur l'année : vous comptez chaque semaine une étagère, une famille d'articles ou vos vingt meilleures ventes sans fermer boutique. Les anomalies sont ainsi corrigées au fil de l'eau.
Comment enregistrer un inventaire dans GiroPS
Dans GiroPS, vous ouvrez d'abord un inventaire en brouillon pour l'entrepôt concerné. En scannant les codes-barres avec l'appareil photo du téléphone ou depuis la liste, vous saisissez les quantités comptées ; tant que le brouillon n'est pas validé, vos stocks restent inchangés pour vous laisser vérifier les écarts.
Une fois l'inventaire approuvé, GiroPS génère automatiquement les mouvements d'ajustement et met à jour les quantités disponibles pour qu'elles correspondent exactement au comptage réel.
Cas pratique
Exemple : régularisation d'un rayon peinture
Un magasin de bricolage compte son rayon peinture le samedi soir. Le logiciel indique 24 pots de peinture blanche et 15 rouleaux. Le comptage physique donne 22 pots de peinture et 16 rouleaux. Après vérification, 2 pots percés avaient été mis au rebut la semaine précédente sans sortie de stock, et 1 rouleau avait été vendu sous le code-barres d'un modèle voisin. En validant les quantités réelles (22 et 16) dans l'inventaire GiroPS, le stock de peinture diminue de 2, celui des rouleaux augmente de 1 et le fichier redevient exact.
Foire aux questions
À quelle fréquence faut-il faire un inventaire ?
La plupart des commerces réalisent un inventaire général une à deux fois par an, complété par de petits inventaires tournants hebdomadaires ou mensuels sur les produits phares et coûteux.
Peut-on continuer à vendre pendant le comptage ?
Pour éviter de fausser les chiffres, suspendez les entrées et sorties sur le rayon en cours de comptage. Si la boutique reste ouverte, procédez par petits casiers aux heures creuses ou avant l'ouverture.
Comment gérer l'inventaire avec plusieurs dépôts ?
Chaque dépôt, boutique ou camionnette est compté séparément. Veillez à clôturer tous les transferts entre dépôts avant de démarrer pour qu'aucun carton en transit ne soit oublié ou compté deux fois.