¿Qué es el recuento de stock (inventario físico) y cómo se hace?
El recuento de stock (también llamado inventario físico o conteo de almacén) consiste en contar físicamente los productos que hay en las estanterías y en la bodega, comparar esa cifra con la cantidad registrada en el sistema y corregir las diferencias. Así garantizas que los datos coincidan con la realidad y evitas vender lo que no tienes o comprar mercancía repetida.
El recuento de stock compara la cantidad real contada en el estante con la cantidad que figura en el sistema. Si hay menos unidades reales existe un faltante (merma) y si hay más existe un sobrante; al aprobar el recuento, el saldo del sistema se iguala al físico.
Por qué aparecen diferencias de inventario y qué indican
Incluso en negocios muy ordenados, con el paso de las semanas el inventario en pantalla suele alejarse de lo que realmente hay en la estantería. Hacer un recuento no solo corrige el número, sino que permite detectar fugas operativas a tiempo.
Antes de empezar a contar conviene registrar todas las facturas de compra o venta pendientes y detener el movimiento de mercancía en el pasillo que se está contando para no confundir retrasos de papeleo con pérdidas reales.
- Documentos sin registrar o errores de captura: mercancía colocada en estante antes de cargar la factura de compra, o confundir cajas con piezas sueltas
- Mermas, roturas y caducidad: productos dañados, derramados o vencidos que se retiraron sin dar de baja en el sistema
- Cruces de códigos y pérdidas: dos artículos parecidos escaneados con el código equivocado al vender, o hurtos
Inventario general frente a recuento cíclico (parcial)
El inventario general cuenta absolutamente todos los productos del negocio de una sola vez, normalmente a puerta cerrada al final del año o del trimestre. Ofrece una foto completa, pero exige mucho tiempo y esfuerzo del equipo.
El recuento cíclico divide el trabajo en conteos cortos y frecuentes: por ejemplo, revisar cada semana una estantería, una familia de productos o los veinte artículos más vendidos sin cerrar el local. Así los descuadres se corrigen enseguida.
Cómo registrar un recuento de stock en GiroPS
En GiroPS puedes abrir un recuento de stock en borrador para el almacén que elijas. Escaneando códigos de barras con la cámara del teléfono o buscando en la lista, anotas las cantidades reales; mientras el recuento sigue en borrador, tus existencias no cambian y puedes revisar posibles errores.
Al confirmar y aprobar el recuento, GiroPS genera automáticamente los movimientos de ajuste por las diferencias y deja el saldo del sistema exactamente igual a lo contado en el estante.
Caso práctico
Ejemplo: ajuste de diferencias en un pasillo de pintura
Una ferretería cuenta el sábado por la tarde su sección de pinturas. El sistema marca 24 botes de pintura blanca y 15 rodillos. En el conteo físico aparecen 22 botes de pintura y 16 rodillos. Al revisar se descubre que 2 botes se golpearon la semana pasada y se desecharon sin registrar la baja, mientras que 1 rodillo se vendió escaneando el código de otra medida. Al introducir las cantidades reales (22 y 16) en el recuento de GiroPS y aprobarlo, el sistema resta 2 botes, suma 1 rodillo y cuadra el almacén.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia conviene hacer un recuento de stock?
Lo habitual es hacer uno o dos inventarios generales al año y combinarlos con recuentos cíclicos semanales o mensuales para los productos de mayor rotación y mayor valor.
¿Puedo seguir vendiendo mientras hago el recuento?
Para evitar errores de cruce, no debe entrar ni salir mercancía del estante que estás contando en ese momento. Si no quieres cerrar la tienda, cuenta por secciones pequeñas antes de abrir.
¿Cómo se hace el recuento cuando tengo varios almacenes?
Cada almacén, sucursal o furgoneta se cuenta por separado. Asegúrate de haber completado antes cualquier traspaso pendiente entre almacenes para no contar el mismo lote dos veces.